En resumen
Traslade primero los alumnos activos, luego sus solicitudes abiertas y después los pagos pendientes. No migre el historial. Con menos de cien alumnos activos puede tener el nuevo sistema funcionando en un día, porque los únicos datos que deben ser perfectos desde el primer día son los vinculados a un plazo futuro.
El instinto es moverlo todo, y eso convierte un trabajo de un día en un proyecto abandonado de tres meses. Los alumnos que terminaron hace dos años no necesitan estar en el CRM para conservarse.
Paso 1. Decida qué cuenta como activo
Defina primero la regla: activo significa una sesión, una solicitud abierta o una factura pendiente en los próximos doce meses. Todo lo demás es archivo. Esto suele reducir a la mitad los datos a migrar.
Paso 2. Limpie la hoja, no el CRM
Corregir los datos es mucho más fácil en la hoja de cálculo que después de importarlos. Antes de exportar nada:
Limpieza previa a la migración
- Una fila por estudiante. Combine los duplicados creados cuando alguien se añadió dos veces con grafías distintas.
- Separe los campos combinados. «Maria K. (madre Elena 69…)» son tres campos, no uno.
- Use un solo formato de fecha. Los formatos mixtos son la causa más común de fallos en la importación.
- Estandarice los nombres de países y universidades. «UK», «U.K.» y «Reino Unido» son un solo valor, no tres.
- Elimine las columnas que nadie ha rellenado en un año.
Paso 3. Traslade primero los estudiantes, luego las solicitudes y por último el dinero
- Paso 01
Estudiantes
Datos de contacto, contactos de los padres, colegio y países de destino. Todo lo demás puede esperar hasta la próxima conversación.
- Paso 02
Solicitudes abiertas
Solo las que sigan abiertas, con universidad, fase y plazo. Esta parte debe estar bien, porque el calendario depende de ella.
- Paso 03
Pagos pendientes
Introduzca lo que se debe, no lo ya liquidado. El historial de pagos vive en su contabilidad y no hace falta volver a escribirlo.
- Paso 04
Sesiones a partir de ahora
Registre las sesiones nuevas desde el primer día, sin rellenar las anteriores. En pocas semanas el registro será suficientemente completo.
Paso 4. Cierre los antiguos puntos de entrada
Una migración fracasa cuando siguen llegando datos nuevos al lugar antiguo. Si las consultas llegan por un Google Form o desde su bio de Instagram, rediríjalas esa misma semana. Para eso están los formularios de inscripción.
Cuánto tiempo lleva realmente
La importación tarda minutos. El tiempo se va en la limpieza: medio día para cincuenta alumnos, un día entero para doscientos. Lo que tarda semanas es el hábito: el equipo tiene que dejar de abrir la hoja. Una fecha a partir de la cual la hoja sea de solo lectura hace más por esto que cualquier formación.
El despliegue completo está en la lista de implementación del CRM. Si conviene o no dar el paso, incluyendo los motivos para quedarse, está en CRM frente a hojas de cálculo.
Empiece con diez estudiantes
El plan gratuito cubre 10 alumnos, suficiente para ensayar antes una migración real.
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Preguntas frecuentes
¿Deberíamos migrar a los estudiantes que ya han sido colocados?
Solo si espera volver a trabajar con ellos o necesita el registro para una referencia. Si no, conserve la hoja de archivo. Los casos cerrados añaden ruido a cada lista y búsqueda.
¿Se pueden volver a exportar los datos más adelante?
Debería serlo, y conviene confirmarlo antes de comprometerse con cualquier proveedor. EduCRM incluye exportación de datos en Premium.