Cada solicitud universitaria es un registro propio, con su etapa, plazo, documentos y responsable, en el expediente del estudiante y en un tablero de toda su cartera.
Cómo funciona el seguimiento de solicitudes
En resumen
Cada solicitud es un registro independiente, con su propia fase, plazo, documentos y responsable. Aparece en la ficha del estudiante y en un tablero de arrastrar y soltar de todos los estudiantes, así que «¿en qué punto va este estudiante?» y «¿qué se está preparando este mes?» son solo un filtro.
Fases de la solicitud
Por defecto vienen seis fases. Cámbielas de nombre, orden o sustitúyalas en Configuración:
| Etapa | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | En preparación. Documentos reunidos, carta de motivación redactada, fecha límite anotada. |
| Presentada | Enviada a la universidad. |
| Oferta | La universidad ha hecho una oferta. |
| Rechazada | Sin éxito. Se conserva, no se elimina. |
| Aceptada | El estudiante ha aceptado la oferta. |
| Matriculado | Colocado. La fase que le indica si el año ha dado resultado. |
Añada una fase de preseleccionado o decisión pendiente si la necesita, pero mantenga la lista corta. Los tableros con doce fases dejan de actualizarse en noviembre.
Plazos
Los plazos aparecen en el mismo calendario que las sesiones y los seguimientos, en vista de día, semana o mes, se reprograman arrastrando y tienen un color por estudiante. Un segundo calendario es el que nadie abre.
Lo que evita las entregas tardías es planificar hacia atrás desde el plazo, pasando por todo lo que depende de terceros: secretarías, referentes, traductores, organismos examinadores. El método está en gestión de documentos y plazos.
Documentos por solicitud
Las universidades no se ponen de acuerdo: una traducción jurada, un expediente en inglés, dos referencias en vez de una. Tener la lista de comprobación en la solicitud, y no en el estudiante, saca eso a la luz en octubre, no en la semana del plazo. Los documentos en sí están en la ficha del estudiante, así que cualquier solicitud puede acceder a ellos.
Un responsable por solicitud
Cada solicitud tiene un responsable asignado. Una que pertenece «al equipo» es una que nadie reclama. En Premium, se añaden miembros del equipo a 49,99 € cada uno.
Notas y avance
El contacto con una oficina de admisiones, una particularidad del portal, un número de referencia, un requisito condicional: todo en la solicitud, no en una bandeja de entrada. Eso es lo que hace posible cubrir a un compañero.
Varias solicitudes por estudiante
No solo es posible, se da por hecho. Un estudiante puede tener tantas solicitudes abiertas como necesite. Abra la ficha del estudiante para ver todas las suyas, o el tablero para ver las de todos en una fase concreta.
Cada registro incluye universidad, país, programa, plataforma de envío (UCAS, Common App, Direct u Other), fase, plazo y notas. Así, «todas las solicitudes de los Países Bajos que siguen en borrador» es un filtro, no un ejercicio de memoria.
La revisión semanal que esto permite
- Filtre por en preparación con fecha límite dentro de seis semanas. Ese es el trabajo de la semana.
- Revise cada lista de documentos. Seis semanas superan casi cualquier plazo externo, así que lo que falte aún se puede solucionar.
- Revise los registros en decisión pendiente que hayan superado su fecha de seguimiento.
Arrastre una solicitud entre fases
La demo es el software real con solicitudes y fechas límite de ejemplo.
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Leer másPreguntas frecuentes
¿Puede un estudiante tener varias solicitudes universitarias?
Sí. Cada solicitud es un registro independiente, con su propia universidad, etapa, plazo y documentos. No hay un único estado del estudiante que todas deban compartir.
¿Se integra EduCRM con UCAS o Common App?
Sin integración por API: sigue enviando cada solicitud a través del portal correspondiente. Pero cada solicitud registra qué plataforma usa (UCAS, Common App, Direct u Other), para poder filtrar sus casos por plataforma.
¿Aparecen las fechas límite de las solicitudes en el calendario?
Sí, en el mismo calendario que las sesiones y los seguimientos, con vistas de día, semana y mes, y reprogramación arrastrando.