Soluciones
CRM para instituciones educativas, pensado para las admisiones de un colegio.
Software de admisiones para colegios, institutos y centros de formación. Cada consulta, jornada de puertas abiertas, solicitud y pago en un solo lugar, desde el primer contacto hasta la plaza confirmada.
Gratis hasta 10 estudiantes. Sin tarjeta.
Para qué necesita una institución un CRM
Una función distinta a la de su sistema de información de estudiantes.
En resumen
Gestiona a quienes aún no son estudiantes: cada consulta, la familia detrás, las conversaciones, la solicitud y sus documentos, los plazos y las tasas.
Su sistema de información de estudiantes entra en juego el día que alguien se matricula. Nunca se diseñó para gestionar trescientas conversaciones a medias sobre el próximo septiembre. Ahí es donde se pierde una captación.
Instituciones que captan, no solo matriculan
Siempre la misma forma: una captación con plazo, una decisión al final, más consultas de las que una persona puede gestionar.
Colegios privados e independientes
Consultas de padres, jornadas de puertas abiertas, papeleo, fecha de evaluación y decisión, anualmente frente a un septiembre fijo.
Escuelas de idiomas
Cursos cortos, admisiones continuas, consultas que se convierten o se enfrían en dos semanas.
Colegios y centros de formación
Varios programas admiten a la vez desde una bolsa de consultas, cada uno con su cupo y cierre.
Academias de formación profesional
Adultos que pagan a plazos, donde el dinero forma parte de la admisión.
Oficinas internacionales universitarias
Solicitantes extranjeros, con documentos en el formato equivocado y el visado en cuenta atrás.
Academias de refuerzo y preparación de exámenes
Un proceso para padres donde venta, agenda y facturación son una sola relación.
Leer másUn curso de admisiones, en un solo sistema
En el orden en que ocurre.
- 01
Las consultas llegan a un solo lugar
Un formulario web, una llamada, un mensaje de WhatsApp, un nombre apuntado en una feria. Lo que se pierde son los tres días antes de que alguien decida de quién es. Un formulario de inscripción en su propio subdominio lo mete directo en el sistema.
- 02
Jornadas de puertas abiertas y clases de prueba
Las inscripciones llegan por el mismo formulario, la asistencia queda registrada como sesión y el seguimiento es una tarea con fecha y un nombre.
- 03
La familia, no solo el solicitante
En un colegio, quien decide es un padre; en un programa para adultos, a menudo un empleador. Cada conversación queda registrada con su fecha y lo acordado, así quien atienda la próxima llamada conoce el hilo.
- 04
Solicitudes, una por programa
Una familia que solicita dos programas no es un solo estado. Cada solicitud es un registro propio con su fase, plazo, documentos y responsable.
- 05
Documentos que llegan desordenados
Boletines, referencias, DNI, formularios médicos, justificante de domicilio. Todo se sube en categorías fijas, así nada queda solo en un correo archivado.
- 06
Evaluaciones, entrevistas y fechas límite
Las pruebas de acceso, las entrevistas, las jornadas de puertas abiertas y el plazo de inscripción comparten un calendario con cada seguimiento, con recordatorios y sincronización bidireccional con Google Calendar.
- 07
Tasas de inscripción y depósitos
Facturado, pagado y pendiente, por familia, con facturas y recibos numerados en PDF.
- 08
La decisión, y a quién rechaza
Las ofertas, aceptaciones y rechazos son etapas, no eliminaciones. Un solicitante que dice que no este año sigue siendo un registro que conserva el próximo.
Quién ve qué
En este proceso hay más gente implicada que en una consultoría: secretario académico, recepcionista, responsable de admisiones, tesorero. Los roles le permiten compartir el registro sin compartirlo todo.
| Rol | Quién suele ser | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Propietario | Propietario o director | Todo, incluida la facturación y la configuración. |
| Administrador | Responsable de admisiones o secretario académico | Todo solicitante, todo programa. |
| Asesor | Responsable de admisiones, coordinador de programa | Sus propios solicitantes. |
| Visor | Recepcionista, tesorero, patrono | Solo lectura. |
Cada solicitante tiene un responsable asignado. Eso determina si se hace el seguimiento. Consulte roles y permisos del equipo y la página de seguridad.
Lo que esto no es
Una página que promete todo no vale nada al comparar.
Cuatro cosas que EduCRM no hace.
- 01
No es un sistema de información de estudiantes
No hay horarios, cuaderno de notas, control de asistencia ni boletines. Úselo junto al sistema que gestiona a sus estudiantes matriculados, y traspase en la matrícula.
- 02
No procesa pagos en línea
Las cuotas, facturas y recibos se registran y generan aquí. El dinero sigue moviéndose por su banco o proveedor de pagos.
- 03
No hay acceso para familias
Los padres y los solicitantes se contactan desde la plataforma. No hay portal para familias.
- 04
No es una suite de informes
El panel responde a las preguntas del momento, más un gráfico de ingresos. Cualquier otra cosa se construye fuera, a partir de la exportación de datos de Premium.
Empezar a mitad de año, que es cuando todos empiezan
- Paso 01
Traiga la lista que ya tiene
Suba la hoja de cálculo de consultas de la oficina. Se le propone el mapeo de columnas y se comprueban los duplicados antes de guardar nada.
- Paso 02
Nombre sus propias etapas
Etapas, embudo, tipos de sesión y métodos de pago son configuraciones. Use las palabras que ya se dicen en la oficina.
- Paso 03
Ponga el formulario en la web
Desde ese día, cada consulta llega clasificada, fechada y asignada.
- Paso 04
Haga una primera admisión antes de mover el resto
Un programa, o un curso, durante un trimestre. Vea la lista de implementación del CRM.
Coste para una institución
- Gratis, hasta 10 estudiantes. Suficiente para probar la admisión de un programa. Sin tarjeta.
- Premium, 49,99 €/mes, hasta 1499 estudiantes, más formularios de inscripción, tareas de voz, marca personalizada y exportación de datos. Cuentas de personal adicionales a 49,99 € cada una. Prueba de 14 días.
- Business, 1.500 € de configuración más Premium. Todo hecho por nosotros: sitio web personalizado, formulario de captación de leads y correo profesional.
Los datos residen en la región europe-west1 de Google Cloud. Subencargados y retención en la página de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM para instituciones educativas?
Software que gestiona a todos con quienes habla antes de matricularse: consultas, inscripciones a jornadas de puertas abiertas, la familia de cada candidato, solicitudes con sus etapas y plazos, documentos, pagos y seguimientos. Un sistema de información de estudiantes no sirve para eso.
¿EduCRM es un sistema de información de estudiantes o un sistema de gestión escolar?
No. Sin horarios, notas, asistencia ni gestión del aprendizaje. Cubre las admisiones y funciona junto al sistema que gestiona a sus estudiantes matriculados.
¿Se pueden admitir por separado distintos programas o cursos?
Sí. Cada solicitud es un registro propio con su programa, etapa, plazo, documentos y responsable, así que varias convocatorias avanzan a la vez desde un mismo grupo de consultas.
¿Pueden los padres o candidatos acceder para ver su estado?
No. No hay portal para familias. Se contacta a candidatos y padres por correo desde la plataforma, y lo hablado queda en su expediente.
¿Cuántos empleados pueden usarlo?
49,99 € cada uno en Premium, con roles de propietario, administrador, orientador y visor. El plan cubre hasta 1499 estudiantes, sin límite fijo de personal.
¿Dónde se almacenan los datos de los solicitantes?
En la región europe-west1 de Google Cloud, con TLS 1.2 o superior en tránsito y cada espacio de trabajo aislado. Más detalles en la página de seguridad.
Véalo con una admisión real
El software en vivo con solicitantes, solicitudes y tasas de ejemplo. Sin cuenta, sin tarjeta, se reinicia cada 24 horas.
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