Gestión de estudiantes: un solo registro que contiene toda la relación

Un registro por estudiante, con su perfil, contactos de los padres, sesiones, solicitudes, documentos, tareas, pagos y facturas.

Qué contiene un registro de estudiante

Los campos son los que usa en una sesión, no los de una ficha de contacto genérica:

• Datos de contacto, DNI o número de pasaporte, y dos conjuntos de contactos de padres o tutores. A menudo la persona a la que llama no es la que asesora, ni la que paga.
• Centro educativo, tipo de centro, nivel educativo, curso, asignaturas de especialidad y notas año por año.
• Certificados de idiomas, países de destino, nivel de programa, programa de estudios y año de inicio.
• Intereses, aficiones y asignaturas favoritas: los detalles que hacen concreta una carta de motivación.
• Hermanos, ocupación de los padres y cómo le conocieron.
• Un plan de acción de texto libre, además de notas para resúmenes de sesión y comentarios de los padres.

La ficha se adapta al cliente. Los estudiantes se clasifican como alumno de instituto, estudiante universitario, trabajador o militar, y solo se muestran los campos relevantes: trabajo actual para quien cambia de carrera, universidad actual para un traslado, intereses de estudio para quien termina el servicio militar.

Cada sesión se registra en el estudiante con fecha, hora de inicio, duración, tipo, orientador y notas. Los tipos de sesión son configurables; los predeterminados son inicial, seguimiento, evaluación de orientación y revisión de solicitud.

Dos campos hacen casi todo el trabajo: tareas pendientes y fecha de próxima sesión. El panel lee la segunda para crear una lista de seguimientos pendientes. Las sesiones también pueden llevar un recordatorio y crear una entrada en el calendario.

Cada solicitud aparece en la ficha del estudiante con su fase, plazo y documentos, y en un tablero con todos los estudiantes. Un estudiante, varias solicitudes, cada una con su propio seguimiento. Consulte seguimiento de solicitudes.

Los documentos se suben en siete categorías fijas: identidad, título, certificados de idiomas, expedientes académicos, carta de motivación, cartas de oferta y otros. Que sean fijas es la clave: aquí es donde falla una unidad compartida, porque las carpetas nombradas por distintas personas se descoordinan y nadie se da cuenta hasta la semana de entrega.

Las tareas llevan prioridad, etiquetas, un recordatorio, una lista de verificación opcional y una regla de repetición, y pueden vincularse a un estudiante, así aparecen en el mismo calendario que las sesiones y los plazos. Una tarea también puede quedar sin fecha. En Premium puede añadir tareas por voz.

Las respuestas de su formulario de inscripción personalizado se convierten en fichas de estudiante con un clic, así el perfil empieza lleno, no vacío.

Lo facturado, pagado y pendiente, en la ficha del estudiante. Las facturas y recibos se generan y envían desde la plataforma, para conocer el saldo antes de la sesión, no después.

Los registros están en un espacio de trabajo aislado, con roles de propietario, administrador, consejero y visor, sin lecturas entre organizaciones. Los datos se guardan en la región europe-west1 de Google Cloud. Más detalles en la página de seguridad.