Implantación de un CRM en cuatro semanas: decida el modelo, migre los casos activos, traslade los canales de consultas y retire el sistema antiguo.

Semana 1: Decida el modelo

Anote las etapas de su proceso y la condición de entrada de cada una. Seis o menos.
Anote las fases de su solicitud. Cinco o menos.
Decida qué convierte a un estudiante en activo. Esto define el conjunto que se migrará.
Decida qué asesor lleva a cada estudiante.
Acuerden los campos que realmente van a rellenar. Cada campo opcional es una discusión futura.

Semana 2: Migre el conjunto activo

Limpie antes la hoja de cálculo: elimine duplicados, separe campos combinados, unifique fechas y nombres de países.
Importe los estudiantes activos con los datos de contacto y de los padres.
Añada únicamente las solicitudes abiertas, cada una con universidad, fase y plazo.
Introduzca los pagos pendientes. Omita el historial ya liquidado.
Compare diez registros con la fuente. Si algo falla de forma sistemática, corrija la importación, no los registros.

Publique su formulario de inscripción y enlácelo desde su web, su biografía de Instagram y su firma de correo.
Apague el formulario de consultas antiguo para que nada llegue por duplicado.
Añada a los miembros del equipo y asígneles sus roles.
Reserve la revisión semanal recurrente en el calendario de todos.
Registre en el CRM cada sesión nueva desde esta semana. Sin excepciones.

Fije una fecha a partir de la cual la hoja sea de solo lectura, y renómbrela para que todos lo vean.
Ejecute una semana en paralelo, no tres. Los periodos largos dejan ambos sistemas incompletos.
Revisen juntos, como equipo, las listas de tareas pendientes y sin próxima acción.
Confirme que puede exportar sus datos, mientras aún tenga alternativa.
Anote los tres errores que el equipo repite, y corrija la configuración en vez de repetir la formación.

Síntoma	Causa habitual
Nadie actualiza el tablero	Demasiadas etapas, o etapas que no encajan con el flujo de trabajo
Dos versiones de la verdad	La hoja de cálculo antigua todavía se puede editar
Los datos parecen incorrectos tras la importación	Formatos de fecha mezclados, o campos combinados sin separar antes de exportar
Se siguen perdiendo consultas nuevas	Los canales de consultas nunca se redirigieron

¿Aún eligiendo sistema en vez de implementarlo? Empiece con la guía de compra de CRM.

Pruebe la primera semana gratis

El plan gratuito cubre 10 estudiantes, suficiente para probar el modelo antes de migrar nada.

Guía de compra de CRM

Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.

Agencias educativas

One shared student database, a caseload per counsellor, and the whole agency's pipeline in one view.