Cum alegeți un CRM pentru o firmă de consultanță educațională: funcțiile care contează, întrebările pentru furnizori și o listă de verificare pentru compararea sistemelor.
Ce este un CRM pentru consultanță educațională?
Pe scurt
Un software care păstrează o singură fișă per student (profil, ședințe, candidaturi, documente, sarcini și taxe), ca să vedeți stadiul și următorul pas al oricărui student fără să le reconstituiți din e-mailuri și tabele.
O cerință îl deosebește de orice alt CRM: un student, mai multe candidaturi în același timp, fiecare cu etapa, termenul limită și actele ei.
CRM generic sau specific educației?
Ambele funcționează. Dau greș în moduri diferite.
| CRM generic | CRM specific educației | |
|---|---|---|
| Configurare | Săptămâni. Obiecte, câmpuri și pipeline-uri personalizate. | Zile. Conceptele există deja. |
| Potrivire | Tot ce construiți și tot ce ați uitat să construiți. | Are propriile idei. Bine, dacă se potrivesc cu munca dumneavoastră. |
| Ecosistem | Mare. Integrări, consultanți, documentație. | Mai mic. Mai puține integrări, suport mai direct. |
| Cost continuu | Cineva trebuie să-l întrețină și devine indispensabil. | Furnizorul îl întreține. |
| Risc | Pleacă persoana care l-a configurat. | Furnizorul este mai mic. Verificați cum vă exportați datele. |
Dacă cineva din firmă chiar se pricepe să configureze software și va fi încă acolo peste doi ani, un CRM generic funcționează. Dacă nu, datoria cade pe fondator, în noiembrie.
Funcțiile care contează
Datele studenților
Contactele părinților ca și câmpuri reale, nu într-o căsuță de note. Un ID unic per student. Note atașate ședințelor datate, nu un singur câmp de text care tot crește. Vedeți gestionarea studenților.
Gestionarea candidaturilor
Condiția esențială: mai multe candidaturi deschise per student, fiecare cu etapa, termenul limită, documentele și responsabilul ei. Cereți să vedeți un student cu șase candidaturi în etape diferite. Dacă vă arată un câmp de status, răspunsul este nu. Vedeți urmărirea candidaturilor.
Follow-up-uri
Aveți nevoie de două liste: tot ce e întârziat și fiecare student activ fără un pas următor datat. Majoritatea sistemelor nu o pot produce pe a doua: cea care găsește studenții care tac.
Plăți și facturare
Taxele se plătesc în etape și adesea de un părinte. Minimul: ce e facturat, ce e plătit și ce e restant, plus emiterea de facturi și chitanțe. Integrarea cu contabilitatea poate aștepta.
Colaborarea în echipă
Roluri care chiar restricționează accesul, un responsabil numit per student și suficientă vizibilitate comună pentru a acoperi o absență. Vedeți CRM pentru agenții educaționale.
Captarea solicitărilor
Tot ce trebuie retastat manual ajunge, la un moment dat, să nu se mai facă. Un formular găzduit care scrie direct în sistem elimină pasul.
Rapoarte
Fiți sinceri cu privire la ce veți folosi efectiv. Majoritatea firmelor au nevoie de două cifre (conversia de la solicitare la lead calificat și zilele de la solicitare la prima candidatură), plus o vedere live a studenților, ședințelor, follow-up-urilor, termenelor limită și plăților. Restul se cumpără și nu se deschide niciodată. Contează dacă puteți exporta.
Protecția și securitatea datelor
Dețineți date despre minori, pașapoarte și informații financiare. Fiți exigenți aici.
Întrebați fiecare furnizor
- În ce regiune sunt stocate datele?
- Datele sunt criptate în tranzit și la stocare, și cu ce?
- Cine sunt subprocesatorii și este lista publicată?
- Este disponibil un acord de prelucrare a datelor (DPA)?
- Există un jurnal de audit pentru accesări și modificări?
- Dacă plecați, ce se întâmplă cu datele, în ce format și cât de repede?
- Accesul se bazează pe roluri și poate un vizualizator să aibă cu adevărat doar drept de citire?
Răspunsurile EduCRM sunt pe pagina de securitate: europe-west1, TLS 1.2+, izolarea spațiilor de lucru, permisiuni pe roluri, jurnal de audit, listă publicată de subprocesatori și DPA la cerere.
Implementare
Alocați patru săptămâni, chiar dacă software-ul e gata într-o oră. Munca înseamnă etapele dumneavoastră, datele și locul unde sosesc solicitările.
- Săptămâna 1. Stabiliți etapele și ce înseamnă un student activ.
- Săptămâna 2. Curățați tabelul, apoi migrați studenții activi, candidaturile deschise și sumele neachitate.
- Săptămâna 3. Redirecționați canalele de solicitări, adăugați echipa, programați ședința săptămânală de analiză.
- Săptămâna 4. O săptămână în paralel, apoi treceți vechiul sistem pe doar citire.
Detalii în lista de verificare pentru implementarea CRM.
Migrarea din tabele
Întâi studenții activi, apoi candidaturile deschise, apoi sumele neachitate. Nu migrați istoricul. Curățenia ia cel mai mult timp și e mult mai ușoară înainte de import. Vedeți trecerea de la tabele la un CRM.
Întrebări pentru furnizori
Luați această listă la demo
- Arătați-mi un student cu șase candidaturi în etape diferite.
- Arătați-mi toate candidaturile în pregătire cu termen limită în următoarele șase săptămâni, la toți consilierii.
- Arătați-mi toți studenții activi fără un pas următor datat.
- Cum funcționează contactele părinților și pot factura unui părinte pentru un student?
- Ce se întâmplă când două persoane editează aceeași fișă?
- Ce include prețul și ce costă în plus per utilizator?
- Cum îmi scot datele și cât durează?
- Care e timpul de răspuns al suportului și cine răspunde?
- Ce ați lansat în ultimele șase luni?
Cele trei întrebări „arătați-mi” contează mai mult decât toate celelalte la un loc. Puneți-le live.
Listă de verificare
Notați fiecare candidat
- Mai multe candidaturi per student, cu etape separate. Admis sau respins.
- Termene limită și ședințe într-un singur calendar.
- Contactele părinților și tutorilor ca și câmpuri reale.
- Documente atașate acolo unde sunt folosite.
- Captarea solicitărilor fără retastare.
- Plăți și facturi legate de student.
- Acces în echipă pe bază de roluri.
- Un export de date pe care l-ați văzut funcționând.
- Securitate și subprocesatori publicați.
- Un preț pe care vi-l permiteți la de trei ori numărul actual de studenți.
- Cineva din echipă dispus să conducă implementarea.
Greșeli frecvente
| Greșeală | Cât costă |
|---|---|
| Alegerea după numărul de funcții | Plătiți pentru ce nu activați niciodată. |
| Sărirea peste curățarea datelor | O migrare abandonată după trei săptămâni, care lasă două sisteme pe jumătate. |
| Douăsprezece etape în pipeline | Un panou pe care nu-l actualizează nimeni, mai rău decât niciun panou. |
| Neredirecționarea formularelor de solicitare | Datele noi ajung în continuare în vechiul sistem. Niciunul nu e complet. |
| Neverificarea exportului înainte de semnare | Un furnizor pe care nu-l mai puteți părăsi. |
Testați EduCRM după acest ghid
Software-ul real. Gratuit pentru 10 studenți, fără card.
Citiți mai departe
CRM vs tabele
Când ajunge un tabel, unde începe să vă coste și ce se schimbă dacă treceți la un sistem.
Citiți mai mult
Urmărirea candidaturilor
Fiecare candidatură cu etapă, termen limită, documente și responsabil, pe un singur panou.
Citiți mai mult
Agenții educaționale
O singură bază de studenți, un portofoliu pentru fiecare consilier și pipeline-ul întregii agenții într-o singură vedere.
Citiți mai mult
Gestionarea studenților
O fișă pe student: contacte, ședințe, candidaturi, documente, plăți și notițe.
Citiți mai multÎntrebări frecvente
Ce ar trebui să includă un CRM pentru consultanță educațională?
O fișă per student, cu contactele părinților. Mai multe candidaturi, fiecare cu etapa ei. Termene limită și ședințe într-un singur calendar. Documente acolo unde sunt folosite. Follow-up-uri cu date și responsabili. Evidența plăților și facturilor. Acces pe bază de roluri. Un export pe care l-ați văzut funcționând.
Cât ar trebui să coste un CRM pentru o firmă de consultanță educațională?
Între zero și câteva sute de euro pe lună, în funcție de mărimea echipei. EduCRM este gratuit până la 10 studenți și costă 49,99 € pe lună pentru studenți nelimitați, cu membri în plus la 49,99 €. Judecați-l la de trei ori mărimea actuală.
Pot consultanții educaționali să folosească un CRM generic, ca HubSpot sau Salesforce?
Da, cu configurare. CRM-urile generice modelează o singură tranzacție per contact, așa că candidaturile devin obiecte personalizate, iar contactele părinților relații personalizate. Merge dacă cineva se ocupă de el pe termen lung. Riscul e să plece.
Cât durează implementarea?
Planificați patru săptămâni. Software-ul se poate folosi într-o oră. Timpul se duce pe etapele dumneavoastră, pe date și pe locul unde sosesc solicitările.
Care este cea mai importantă cerință?
Mai multe candidaturi deschise per student, fiecare cu etapa, termenul limită și documentele ei. Un singur câmp de status per student va fi greșit în două săptămâni.