Pe scurt
Mutați întâi studenții activi, apoi candidaturile lor deschise, apoi plățile restante. Nu migrați istoricul. Cu sub o sută de studenți activi puteți lucra complet în noul sistem într-o zi, pentru că singurele date care trebuie să fie perfecte din prima zi sunt cele legate de un termen limită viitor.
Instinctul e să mutați tot, iar asta transformă o treabă de o zi într-un proiect de trei luni abandonat. Studenții care au terminat acum doi ani nu trebuie să fie în CRM ca să fie păstrați.
Pasul 1. Stabiliți ce înseamnă activ
Scrieți întâi regula: activ înseamnă o ședință, o candidatură deschisă sau o factură neachitată în următoarele douăsprezece luni. Restul este arhivă. De obicei asta înjumătățește datele de migrat.
Pasul 2. Curățați tabelul, nu CRM-ul
Datele se corectează mult mai ușor în tabel decât după import. Înainte să exportați ceva:
Curățenia dinaintea migrării
- Un rând per student. Unificați duplicatele create când cineva a fost adăugat de două ori cu grafii diferite.
- Separați câmpurile combinate. „Maria K. (mama Elena 69…)” înseamnă trei câmpuri, nu unul.
- Folosiți un singur format de dată. Formatele amestecate sunt cea mai frecventă cauză a unui import eșuat.
- Uniformizați numele țărilor și universităților. „UK”, „U.K.” și „United Kingdom” sunt o singură valoare, nu trei.
- Ștergeți coloanele necompletate de un an.
Pasul 3. Mutați studenții, apoi candidaturile, apoi banii
- Pasul 01
Studenți
Date de contact, contactele părinților, școala și țările vizate. Restul poate aștepta până vorbiți din nou cu ei.
- Pasul 02
Candidaturi deschise
Doar cele încă neînchise, cu universitatea, etapa și termenul limită. Această parte trebuie să fie corectă, pentru că de ea depinde calendarul.
- Pasul 03
Plăți restante
Introduceți ce se datorează, nu ce s-a achitat. Istoricul plăților e în contabilitate și nu trebuie retastat.
- Pasul 04
Ședințele de acum înainte
Înregistrați ședințele noi din prima zi și nu le completați pe cele vechi. În câteva săptămâni, fișa e suficient de completă.
Pasul 4. Închideți vechile puncte de intrare
O migrare eșuează când datele noi ajung în continuare în vechiul loc. Dacă solicitările vin printr-un Google Form sau din bio-ul de Instagram, redirecționați-le în aceeași săptămână. Pentru asta există formularele de înscriere.
Cât durează de fapt
Importul durează minute. Curățenia ia timpul: o jumătate de zi pentru cincizeci de studenți, o zi întreagă pentru două sute. Săptămâni durează obiceiul: echipa trebuie să nu mai deschidă tabelul. O dată după care tabelul devine doar pentru citire ajută mai mult decât orice training.
Implementarea completă este în lista de verificare pentru implementarea CRM. Dacă merită să faceți trecerea, inclusiv argumentele pentru a rămâne, aflați din CRM vs tabele.
Începeți cu zece studenți
Planul gratuit acoperă 10 studenți, suficient pentru a repeta întâi o migrare reală.
Citiți mai departe
Întrebări frecvente
Ar trebui să migrăm studenții deja plasați?
Doar dacă vă așteptați să mai lucrați cu ei sau aveți nevoie de fișă pentru o recomandare. Altfel, păstrați tabelul-arhivă. Cazurile închise aglomerează fiecare listă și căutare.
Datele pot fi exportate din nou mai târziu?
Ar trebui, și confirmați asta înainte să vă angajați cu orice furnizor. EduCRM include exportul de date în Premium.