Em resumo
Software que mantém uma ficha por aluno, com perfil, sessões, candidaturas universitárias, documentos, tarefas e pagamentos, para você ver a situação e o próximo passo de qualquer aluno sem procurar em e-mails, planilhas e conversas.
O nome vem do software de vendas, e é daí que vem a confusão. Um CRM de vendas gira em torno de um negócio que fecha uma vez. Você gerencia uma relação que dura meses ou anos e gera compromissos com data o tempo todo: uma sessão na terça que vem, um histórico escolar antes do envio, um prazo em janeiro, uma parcela em março.
O que ele armazena
O teste é se uma única ficha responde a todas as perguntas que, de outro modo, você teria de montar juntando pedaços:
- Perfil. Contatos, contatos dos pais, escola, série, disciplinas, área de interesse, países de destino e os objetivos combinados na primeira reunião.
- Sessões. Cada atendimento com data, duração, status e notas.
- Candidaturas. Cada universidade e curso, com sua própria etapa, prazo e papelada.
- Documentos. Históricos escolares, passaportes, cartas de recomendação e cartas de motivação, anexados onde são necessários.
- Dinheiro. O que foi faturado, pago e está em aberto.
- Próximo passo. O follow-up, tarefa ou prazo mais próximo.
Como ele se diferencia de um CRM genérico
Dá para adaptar um CRM genérico a esse formato. O custo é um mês montando e todos os meses seguintes mantendo. Três desencontros aparecem sempre:
| O CRM de vendas pressupõe | Uma consultoria educacional precisa de |
|---|---|
| Um negócio por contato | Um aluno com cinco a quinze candidaturas ao mesmo tempo, cada uma com sua etapa e seu prazo |
| O contato é o comprador | O aluno é o foco, mas muitas vezes quem paga é um dos pais, que precisa estar acessível |
| Um pipeline que termina em 'ganho' | Uma relação que continua com ofertas de vaga, aceite, depósitos e matrícula |
| Receita registrada como valor do negócio | Parcelas, pagamentos parciais e recibos, por aluno, ao longo de um ano |
Isso não torna um CRM genérico inútil. Torna caro em uma moeda fácil de ignorar: horas configurando objetos personalizados, e ninguém mais entendendo o resultado.
Você já precisa de um?
Em resumo
Se você consegue guardar de cabeça o próximo passo de cada aluno, ainda não precisa. No momento em que começa a escrever lembretes para si mesmo sobre alunos, já está montando um, e mal.
O limite fica entre quinze e trinta alunos ativos, e varia conforme quantas candidaturas cada um faz. Comparação mais completa: CRM vs. planilhas.
O que ver em seguida
O guia de compra de CRM cobre os recursos que importam, o que perguntar aos fornecedores e um checklist de avaliação. Gestão de alunos mostra o que cabe em uma única ficha.
Veja uma ficha de aluno real
A demonstração do EduCRM roda no software real, com dados de exemplo. Sem conta, sem cartão.
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Perguntas frequentes
Um CRM para consultores educacionais é a mesma coisa que um sistema de gestão acadêmica?
Não. O sistema de gestão acadêmica é da escola ou universidade e registra notas, frequência e históricos dos alunos matriculados. O CRM de consultoria é do consultor e registra a relação de orientação: solicitações, sessões, candidaturas a outras instituições e honorários.
Uma consultoria pequena pode usar um?
Sim. O trabalho não muda com o tamanho: um consultor autônomo com doze alunos tem os mesmos prazos e a mesma papelada que uma agência, só que em menor quantidade. O plano gratuito do EduCRM cobre 10 alunos, então testar não custa nada.