요약
활성 학생을 먼저, 그다음 그 학생들의 진행 중인 지원서, 그다음 미납 결제를 옮기십시오. 과거 기록은 옮기지 마십시오. 활성 학생이 100명 미만이면 하루 안에 새 시스템에서 완전히 일할 수 있습니다. 첫날 완벽해야 하는 데이터는 앞으로 다가올 마감일에 걸린 데이터뿐이기 때문입니다.
전부 옮기고 싶어지기 마련이지만, 그러면 하루짜리 일이 석 달 만에 포기하는 프로젝트가 됩니다. 2년 전에 끝난 학생은 CRM에 없어도 보관할 수 있습니다.
1단계. 활성 학생의 기준 정하기
규칙을 먼저 적으십시오. 활성이란 앞으로 12개월 안에 세션, 진행 중인 지원서, 미납 청구서가 있는 학생입니다. 나머지는 보관 대상입니다. 대개 이전할 양이 절반으로 줄어듭니다.
2단계. CRM이 아니라 시트를 정리하기
데이터는 가져온 뒤보다 스프레드시트에서 고치는 편이 훨씬 쉽습니다. 무엇이든 내보내기 전에:
이전 전 정리
- 학생 한 명당 한 행. 철자를 달리해 두 번 추가된 중복을 합치십시오.
- 합쳐진 항목을 나누십시오. “Maria K. (엄마 Elena 69…)”는 항목 하나가 아니라 세 개입니다.
- 날짜 형식은 하나로. 형식이 섞인 것이 가져오기 실패의 가장 흔한 원인입니다.
- 국가와 대학 이름을 통일하십시오. “UK”, “U.K.”, “United Kingdom”은 세 값이 아니라 하나입니다.
- 1년 동안 아무도 채우지 않은 열은 삭제하십시오.
3단계. 학생, 다음은 지원서, 그다음 돈
- 단계 01
학생
연락처, 학부모 연락처, 학교, 희망 국가. 나머지는 다음에 연락할 때 채워도 됩니다.
- 단계 02
진행 중인 지원서
아직 끝나지 않은 것만, 대학, 단계, 마감일과 함께. 캘린더가 여기에 달려 있으니 이 부분은 정확해야 합니다.
- 단계 03
미납 결제
정산된 것이 아니라 받을 돈을 입력하십시오. 납부 이력은 회계 장부에 있으니 다시 입력할 필요가 없습니다.
- 단계 04
세션은 지금부터
첫날부터 새 세션을 기록하고, 과거 세션은 소급해 채우지 마십시오. 몇 주면 기록이 충분히 갖춰집니다.
4단계. 기존 접수 경로 닫기
새 데이터가 계속 예전 곳으로 들어오면 이전은 실패합니다. 문의가 Google Form이나 Instagram 프로필 링크로 들어온다면 같은 주에 새로 연결하십시오. 신청 폼이 바로 그 용도입니다.
실제로 걸리는 시간
가져오기는 몇 분입니다. 시간은 정리에 듭니다. 학생 50명이면 반나절, 200명이면 하루. 몇 주가 걸리는 것은 습관입니다. 팀이 시트를 열지 않게 되어야 합니다. 스프레드시트를 읽기 전용으로 바꿀 날짜를 정하는 것이 어떤 교육보다 효과적입니다.
전체 도입 과정은 CRM 도입 체크리스트에 있습니다. 옮길지 말지, 그대로 두는 편이 나은 경우까지는 CRM과 스프레드시트 비교에 있습니다.
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자주 묻는 질문
이미 진학시킨 학생도 옮겨야 합니까?
다시 함께 일할 예정이거나 추천서 때문에 기록이 필요할 때만 옮기십시오. 그 밖에는 보관용 스프레드시트를 두십시오. 끝난 건은 모든 목록과 검색에 잡음만 더합니다.
나중에 데이터를 다시 내보낼 수 있습니까?
그래야 합니다. 어떤 업체든 계약 전에 확인하십시오. EduCRM은 Premium에 데이터 내보내기가 포함됩니다.