4주 CRM 도입: 구조를 정하고, 활성 학생을 옮기고, 문의 채널을 옮긴 뒤, 기존 시스템을 정리합니다.
1주 차: 구조 정하기
데이터를 건드리기 전에
- 파이프라인 단계와 각 진입 조건을 적으십시오. 여섯 개 이하로.
- 지원서 단계를 적으십시오. 다섯 개 이하로.
- 무엇을 활성 학생으로 볼지 정하십시오. 이것이 이전 대상을 정합니다.
- 어느 상담사가 어느 학생을 맡을지 정하십시오.
- 실제로 채울 항목에 합의하십시오. 선택 항목 하나하나가 훗날의 논쟁거리입니다.
2주 차: 활성 학생 옮기기
데이터
- 먼저 스프레드시트를 정리하십시오. 중복 제거, 합쳐진 항목 나누기, 날짜와 국가 이름 통일.
- 활성 학생을 연락처, 학부모 정보와 함께 가져오십시오.
- 진행 중인 지원서만, 대학, 단계, 마감일과 함께 추가하십시오.
- 미납 결제를 입력하십시오. 정산된 이력은 건너뛰십시오.
- 학생 파일 10개를 원본과 대조하십시오. 체계적으로 틀린 것이 있으면 학생 파일이 아니라 가져오기를 고치십시오.
이번 주의 세부 내용은 스프레드시트에서 CRM으로 옮기기에 있습니다.
3주 차: 입력 경로 옮기기
새 업무가 들어오는 곳
- 신청 폼을 게시하고 웹사이트, Instagram 프로필, 이메일 서명에 링크하십시오.
- 기존 문의 폼을 꺼서 두 곳으로 들어오는 일이 없게 하십시오.
- 팀원을 추가하고 역할을 정하십시오.
- 모든 사람의 캘린더에 반복되는 주간 점검을 잡으십시오.
- 이번 주부터 모든 새 세션을 CRM에 기록하십시오. 예외 없이.
4주 차: 기존 시스템 정리하기
전환
- 스프레드시트를 읽기 전용으로 바꿀 날짜를 정하고, 모두가 알 수 있게 이름을 바꾸십시오.
- 병행 운영은 3주가 아니라 1주만. 병행이 길면 두 시스템 모두 불완전해집니다.
- 기한 지난 목록과 다음 할 일 없는 목록을 팀이 함께 점검하십시오.
- 아직 대안이 있을 때 데이터를 내보낼 수 있는지 확인하십시오.
- 팀이 계속 틀리는 세 가지를 적고, 교육을 반복하는 대신 설정을 고치십시오.
흔히 생기는 문제
| 증상 | 흔한 원인 |
|---|---|
| 아무도 보드를 업데이트하지 않음 | 단계가 너무 많거나, 실제 업무 흐름과 맞지 않음 |
| 진실이 두 가지 | 기존 스프레드시트를 아직 수정할 수 있음 |
| 가져온 뒤 데이터가 이상함 | 날짜 형식이 섞였거나, 내보내기 전에 합쳐진 항목을 나누지 않음 |
| 새 문의를 여전히 놓침 | 문의 채널을 새로 연결하지 않음 |
도입이 아니라 아직 시스템을 고르는 중이라면 CRM 선택 가이드부터 보십시오.
