En resumen
Software que guarda un registro por estudiante con su perfil, sesiones, solicitudes universitarias, documentos, tareas y pagos, para ver el estado y la próxima acción de cualquier estudiante sin buscar en correos, hojas de cálculo y conversaciones.
El nombre viene del software de ventas, y de ahí la confusión. Un CRM de ventas se construye en torno a un trato que se cierra una vez. Usted gestiona una relación que dura meses o años, con obligaciones con fecha constantes: una sesión el próximo martes, un expediente académico antes de la solicitud, un plazo en enero, un pago en marzo.
Qué guarda
La prueba es si un solo registro responde a todo lo que, si no, tendría que reconstruir:
- Perfil. Datos de contacto, contactos de los padres, colegio, curso, asignaturas, orientación, países de destino y los objetivos acordados en la primera reunión.
- Sesiones. Cada consulta con su fecha, duración, estado y notas.
- Solicitudes. Cada universidad y curso, con su propia fase, plazo y documentación.
- Documentos. Expedientes académicos, pasaportes, referencias y cartas de motivación, adjuntos donde se necesitan.
- Dinero. Lo facturado, lo pagado y lo pendiente.
- Próxima acción. El siguiente seguimiento, tarea o plazo.
En qué se diferencia de un CRM genérico
Un CRM genérico se puede adaptar a esto. El coste es un mes para construirlo y cada mes después para mantenerlo. Aparecen tres desajustes con frecuencia:
| Un CRM de ventas asume | Una consultoría educativa necesita |
|---|---|
| Una operación por contacto | Un estudiante con entre cinco y quince solicitudes a la vez, cada una con su propia fase y plazo |
| El contacto es el comprador | El estudiante es el sujeto, pero a menudo paga un padre y hay que poder localizarlo |
| Un flujo que termina en «ganado» | Una relación que continúa a través de ofertas, aceptación, depósitos y matrícula |
| Los ingresos registrados como valor de la operación | Plazos, pagos parciales y recibos, por estudiante, a lo largo de un año |
Eso no hace inutilizable un CRM genérico. Lo hace caro en una moneda fácil de pasar por alto: horas configurando objetos personalizados, sin que nadie más entienda el resultado.
¿Lo necesita ya?
En resumen
Si puede tener en la cabeza la siguiente acción de cada estudiante, aún no lo necesita. En cuanto empieza a escribirse recordatorios sobre estudiantes, ya está construyendo uno, mal.
El umbral está entre quince y treinta estudiantes activos, y varía según cuántas solicitudes haga cada uno. Comparativa completa: CRM frente a hojas de cálculo.
Qué mirar a continuación
La guía de compra de CRM cubre las funciones que importan, qué preguntar a los proveedores y una checklist de puntuación. Gestión de estudiantes muestra qué contiene una ficha.
Vea un expediente de estudiante real
La demo de EduCRM funciona sobre el software real con datos de ejemplo. Sin cuenta, sin tarjeta.
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Preguntas frecuentes
¿Es un CRM para consultores educativos lo mismo que un sistema de información estudiantil?
No. Un sistema de información estudiantil pertenece a un colegio o universidad y registra notas, asistencia y expedientes de alumnos matriculados. Un CRM de consultoría pertenece al asesor y registra la relación de asesoría: consultas, sesiones, solicitudes a otras instituciones y honorarios.
¿Puede usarlo una consultoría pequeña?
Sí. El trabajo no cambia con el tamaño: un consultor con doce estudiantes tiene los mismos plazos y trámites que una agencia, solo que menos. El plan gratuito de EduCRM cubre 10 estudiantes, así que probarlo no cuesta nada.