En resumen
Registre la solicitud, no al estudiante. Cada una tiene su propia ficha con etapa, plazo, checklist de documentos y responsable asignado. Un estudiante con ocho solicitudes tiene ocho estados a la vez, y un solo campo de estado no puede contener eso.
Este es el error más común cuando una consultoría supera la hoja de cálculo. Una fila por estudiante, una columna llamada Estado. En noviembre dice "3 enviadas, 2 esperando expediente, TU Delft necesita el ensayo" y nadie puede filtrarlo.
Un modelo de etapas que sobrevive al contacto con la realidad
Una etapa debe indicar dónde está el trabajo, y cada movimiento debe ser algo que hace una persona. Cinco suelen bastar:
- Paso 01
Preseleccionada
Universidad y curso acordados. Nada preparado aún. Registre aquí los requisitos de admisión y el plazo, para construir el resto del plan hacia atrás desde ellos.
- Paso 02
En preparación
Documentos en recopilación, carta de motivación en redacción. Aquí es donde las solicitudes se estancan sin avisar, así que revíselo cada semana.
- Paso 03
Presentada
Enviada, con la fecha registrada. Todo lo que emita el portal (número de referencia, acceso) va en la ficha, no en un correo.
- Paso 04
Decisión pendiente
Esperando a la universidad. Fije la fecha en que hará seguimiento, no la fecha en que espera tener respuesta.
- Paso 05
Oferta / rechazada / retirada
Cerrada. Una oferta abre nuevas obligaciones (depósito, plazo de aceptación, alojamiento), y esas son tareas, no etapas.
Qué registrar en cada solicitud
- La universidad y el curso, escritos tal como los escribe la propia universidad.
- El plazo de envío, y aparte su propia fecha límite, normalmente dos semanas antes.
- Los documentos que pide esta universidad. Varían, y dar por hecho lo contrario retrasa el envío.
- Quién del equipo es el responsable. Un nombre, no un equipo.
- Notas de cualquier contacto con la oficina de admisiones.
En EduCRM cada solicitud está en la ficha del estudiante y en un tablero de arrastrar y soltar. Abra el estudiante para ver todas las suyas, o el tablero para ver todo lo que está en preparación. Consulte seguimiento de solicitudes.
Cómo evitar que los plazos le pillen por sorpresa
Los plazos son un problema de planificación, no de recordatorios. Un recordatorio con tres días de antelación no sirve si el expediente tarda dos semanas. Dos hábitos resuelven casi todo:
- Ponga en el calendario la fecha de recopilación de documentos, no la de envío. Cuente hacia atrás todo lo que suponga esperar a otra persona.
- Revise el tablero una vez por semana, a una hora fija. Filtre las solicitudes en preparación con un plazo dentro de seis semanas. Esa lista es el trabajo de la semana.
Como sesiones, plazos y seguimientos comparten un solo calendario, esa revisión cabe en una pantalla. Más en gestión de documentos y plazos.
Ver el tablero de solicitudes
Abra la demo en vivo y arrastre una solicitud entre etapas. Se reinicia cada 24 horas.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántas solicitudes debería tener un estudiante?
Esa es una decisión de asesoría, no de software. Lo importante es que el sistema admita varias solicitudes abiertas por estudiante en distintas etapas. EduCRM lo hace.
¿Deben los trámites de visado ser etapas de la solicitud?
Normalmente no. Un visado depende de una oferta aceptada, así que llega después de cerrar la solicitud. La mayoría de las consultorías registran los pasos del visado como tareas con fecha en el estudiante.