Kurz gesagt
Übertragen Sie zuerst aktive Schüler, dann deren offene Bewerbungen, dann offene Zahlungen. Migrieren Sie keine Historie. Mit unter hundert aktiven Schülern arbeiten Sie innerhalb eines Tages voll im neuen System, denn nur Daten mit einer künftigen Frist müssen am ersten Tag perfekt sein.
Der Instinkt ist, alles zu übertragen – das macht aus einem Ein-Tages-Job ein aufgegebenes Drei-Monats-Projekt. Schüler, die vor zwei Jahren fertig wurden, müssen nicht im CRM sein, um aufbewahrt zu werden.
Schritt 1. Legen Sie fest, was als aktiv zählt
Legen Sie zuerst die Regel fest: Aktiv bedeutet ein Termin, eine offene Bewerbung oder eine unbezahlte Rechnung in den nächsten zwölf Monaten. Alles andere ist Archiv. Das halbiert meist die Migrationsmenge.
Schritt 2. Bereinigen Sie die Tabelle, nicht das CRM
Daten in der Tabelle zu korrigieren ist viel einfacher als nach dem Import. Bevor Sie etwas exportieren:
Bereinigung vor der Migration
- Eine Zeile pro Schüler. Führen Sie Duplikate zusammen, die entstanden sind, weil jemand unter unterschiedlicher Schreibweise doppelt angelegt wurde.
- Trennen Sie zusammengefasste Felder. „Maria K. (Mutter Elena 69…)“ sind drei Felder, kein einziges.
- Verwenden Sie ein einheitliches Datumsformat. Gemischte Formate sind die häufigste Ursache für gescheiterte Importe.
- Vereinheitlichen Sie Länder- und Universitätsnamen. „UK“, „U.K.“ und „United Kingdom“ sind ein Wert, nicht drei.
- Löschen Sie Spalten, die seit einem Jahr niemand mehr ausgefüllt hat.
Schritt 3. Übertragen Sie zuerst Schüler, dann Bewerbungen, dann Zahlungen
- Schritt 01
Schüler
Kontaktdaten, Elternkontakte, Schule und Zielländer. Alles andere kann warten, bis Sie wieder mit ihnen sprechen.
- Schritt 02
Offene Bewerbungen
Nur die noch offenen, mit Universität, Phase und Frist. Das muss stimmen, denn der Kalender hängt davon ab.
- Schritt 03
Ausstehende Zahlungen
Erfassen Sie, was offen ist, nicht was bezahlt ist. Die Zahlungshistorie liegt in Ihrer Buchhaltung und muss nicht neu eingetippt werden.
- Schritt 04
Sitzungen ab jetzt
Erfassen Sie neue Termine ab Tag eins, ohne Nacherfassung. Nach wenigen Wochen ist der Datensatz vollständig genug.
Schritt 4. Schließen Sie die alten Eingangskanäle
Eine Migration scheitert, wenn neue Daten weiter am alten Ort ankommen. Kommen Anfragen über ein Google-Formular oder Ihre Instagram-Bio, leiten Sie sie noch in derselben Woche um. Dafür gibt es Anmeldeformulare.
Wie lange es wirklich dauert
Der Import dauert Minuten. Die Zeit kostet die Bereinigung: ein halber Tag für fünfzig Schüler, ein ganzer Tag für zweihundert. Wochen dauert die Gewohnheit: das Team muss aufhören, die Tabelle zu öffnen. Ein Stichtag, ab dem die Tabelle nur noch lesbar ist, bewirkt dafür mehr als jede Schulung.
Der vollständige Ablauf steht in der CRM-Einführungs-Checkliste. Ob ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist, inklusive der Argumente dagegen, steht in CRM vs. Tabellenkalkulationen.
Starten Sie mit zehn Schülern
Der kostenlose Plan deckt 10 Schüler ab, genug, um eine echte Migration erst zu proben.
Weiterlesen
Häufige Fragen
Sollten wir Schüler migrieren, die bereits vermittelt wurden?
Nur, wenn Sie erwarten, wieder mit ihnen zu arbeiten, oder den Datensatz als Referenz brauchen. Sonst behalten Sie die Archiv-Tabelle. Abgeschlossene Fälle stören jede Liste und Suche.
Können Daten später wieder exportiert werden?
Das sollte es sein. Bestätigen Sie es, bevor Sie sich auf einen Anbieter festlegen. EduCRM enthält Datenexport in Premium.