CRM-Einführung in vier Wochen: Modell festlegen, aktiven Bestand migrieren, Anfragekanäle umstellen, dann altes System abschalten.

Woche 1: Modell festlegen

Schreiben Sie Ihre Pipeline-Phasen und die jeweilige Eintrittsbedingung auf. Sechs oder weniger.
Halten Sie Ihre Bewerbungsphasen fest. Fünf oder weniger.
Legen Sie fest, was einen Schüler aktiv macht. Dies bestimmt den Migrationsbestand.
Legen Sie fest, welcher Berater welche Schüler betreut.
Einigen Sie sich auf die Felder, die Sie wirklich ausfüllen. Jedes optionale Feld ist ein künftiger Streitpunkt.

Woche 2: Aktiven Bestand migrieren

Bereinigen Sie zuerst die Tabelle: Duplikate entfernen, zusammengesetzte Felder trennen, Daten und Ländernamen vereinheitlichen.
Importieren Sie aktive Schüler mit Kontakt- und Elterndaten.
Fügen Sie nur offene Bewerbungen hinzu, jeweils mit Universität, Phase und Frist.
Erfassen Sie ausstehende Zahlungen. Lassen Sie beglichene Vorgänge aus.
Prüfen Sie zehn Datensätze stichprobenartig gegen die Quelle. Ist etwas systematisch falsch, korrigieren Sie den Import, nicht die Datensätze.

Die Details zu dieser Woche finden Sie unter Vom Tabellenblatt zum CRM.

Veröffentlichen Sie Ihr Anmeldeformular und verlinken Sie es auf Ihrer Website, Instagram-Bio und E-Mail-Signatur.
Deaktivieren Sie das alte Anfrageformular, damit nichts doppelt ankommt.
Fügen Sie Teammitglieder hinzu und legen Sie ihre Rollen fest.
Tragen Sie das wiederkehrende wöchentliche Review in den Kalender aller ein.
Erfassen Sie ab dieser Woche jede neue Sitzung im CRM. Keine Ausnahmen.

Legen Sie ein Datum fest, ab dem die Tabelle nur lesbar ist, und benennen Sie sie entsprechend um.
Lassen Sie beide Systeme eine Woche parallel laufen, nicht drei. Lange Parallelphasen lassen beide Systeme unvollständig.
Prüfen Sie die Listen mit überfälligen Vorgängen und fehlenden nächsten Schritten gemeinsam im Team.
Prüfen Sie den Datenexport, solange Sie noch eine Alternative haben.
Notieren Sie die drei häufigsten Fehler des Teams, und beheben Sie das Setup statt die Schulung zu wiederholen.

Symptom	Übliche Ursache
Niemand aktualisiert das Board	Zu viele Phasen, oder Phasen, die nicht zum Arbeitsablauf passen
Zwei Versionen der Wahrheit	Die alte Tabelle ist noch bearbeitbar
Daten wirken nach dem Import fehlerhaft	Gemischte Datumsformate oder kombinierte Felder, die vor dem Export nicht getrennt wurden
Neue Anfragen gehen weiterhin verloren	Die Anfragekanäle wurden nie umgeleitet

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