So funktioniert es
- Schritt 01
Schüler anlegen
Geben Sie Schüler von Hand ein, importieren Sie sie aus einer Tabelle oder lassen Sie sie Ihr Anmeldeformular selbst ausfüllen.
- Schritt 02
Jeden Termin festhalten
Was Sie besprochen haben, was als Nächstes passiert und wann Sie sich wiedersehen.
- Schritt 03
Alles beim Schüler sammeln
Bewerbungen, Dokumente, Aufgaben und Zahlungen gehören alle zur selben Seite.
- Schritt 04
Jeder im Team kann übernehmen
Ein Kollege öffnet den Schüler und sieht sofort, wie der Stand ist.
Was in einer Schülerakte steht
- Kontaktdaten, Ausweis- oder Passnummer und zwei Elternteile oder Erziehungsberechtigte. Wen Sie anrufen, ist oft nicht der Schüler selbst.
- Schule: Schulform, Schulstufe, Klasse, Fächer und Noten für jedes Jahr.
- Pläne: Sprachzertifikate, die gewünschten Zielländer, Studienniveau und Studiengang sowie das Startjahr.
- Persönliche Angaben, die eine Bewerbung hervorheben: Interessen, Hobbys, Lieblingsfächer, Geschwister, Berufe der Eltern und wie der Schüler auf Sie aufmerksam wurde.
- Ein Aktionsplan und Notizen, für Zusammenfassungen der Termine und Rückmeldungen der Eltern.
Die Seite passt sich der Person an. Sie legen fest, ob jemand Schüler, Student, Berufstätiger oder Soldat ist, und es werden nur die Felder angezeigt, die dazu passen, zum Beispiel der aktuelle Beruf bei jemandem, der den Beruf wechseln will.
Beratungstermine
Jeder Termin (eine Sitzung) wird beim Schüler gespeichert, mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Art, Berater und Notizen. Die Terminarten legen Sie selbst fest. Vorgegeben sind Erstgespräch, Folgetermin, Laufbahnberatung und Bewerbungsprüfung.
Zwei Felder sind am wichtigsten: was als Nächstes passiert und das Datum des nächsten Termins. Anhand dieses Datums erstellt EduCRM eine Liste der Schüler, bei denen Sie sich wieder melden müssen. Ein Termin kann außerdem eine Erinnerung haben und direkt im Kalender erscheinen.
Dokumente
Dokumente kommen in sieben feste Ordner: Ausweis, Diplome, Sprachzertifikate, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Zulassungsschreiben und Sonstiges. Alle nutzen dieselben Ordner, deshalb fehlt in der Woche einer Frist nichts.
Bewerbungen, Aufgaben und Zahlungen
- Bewerbungen: jede Bewerbung bei einer Universität, mit Phase und Frist. Siehe Bewerbungsverfolgung.
- Aufgaben: To-dos mit Priorität, Erinnerung, Checkliste und, wenn Sie wollen, Wiederholung. Sie sind mit dem Schüler verknüpft und erscheinen im Kalender. Eine Aufgabe kann auch ohne Datum bleiben. Mit Premium legen Sie Aufgaben per Sprache an.
- Zahlungen: was Sie in Rechnung gestellt haben, was bezahlt wurde und was noch offen ist, mit Rechnungen und Quittungen, die EduCRM verschickt. Siehe Zahlungen und Rechnungen.
Warum eine Seite besser ist als fünf Programme
| Verteilt auf mehrere Tools | In der Schülerakte |
|---|---|
| Notizen in einem Notizbuch | Durchsuchbar, datiert, für Kollegen lesbar |
| Dokumente auf einem gemeinsamen Laufwerk | Direkt bei der Bewerbung, die sie braucht |
| Fristen im persönlichen Kalender | Im selben Kalender wie Ihre Termine |
| Zahlungen in der Buchhaltungssoftware | Sichtbar vor dem Termin, nicht erst am Monatsende |
| Status nur im Kopf einer Person | Eine Phase, die jeder nachschlagen kann |
Wer es sehen kann
Ihre Schüler liegen in Ihrem eigenen, privaten Konto. Jedes Teammitglied hat eine Rolle (Inhaber, Administrator, Berater oder Betrachter), und kein anderes Unternehmen kann Ihre Daten sehen. Sie werden in der Region europe-west1 von Google Cloud in der EU gespeichert. Mehr dazu auf der Sicherheitsseite.
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Häufige Fragen
Wie viele Schüler kann EduCRM verwalten?
Der kostenlose Plan deckt bis zu 10 Schüler ab. Premium deckt unbegrenzt viele Schüler ab, für 49,99 € im Monat.
Können mehrere Berater denselben Schüler betreuen?
Ja, im selben Konto; was jeder sehen darf, richtet sich nach seiner Rolle. Ein namentlich genannter Berater pro Schüler funktioniert trotzdem besser als geteilte Verantwortung.
Können Schülerdaten exportiert werden?
Ja, der Datenexport ist in Premium enthalten. Das sollten Sie bei jeder Software prüfen, bevor Sie sich festlegen, nicht danach.