Schülerverwaltung: ein Datensatz für die gesamte Beziehung

Eine Akte pro Schüler mit Profil, Elternkontakten, Terminen, Bewerbungen, Dokumenten, Aufgaben, Zahlungen und Rechnungen.

Was ein Schülerdatensatz enthält

Die Felder sind die, die Sie in einer Sitzung nutzen – keine generische Kontaktkarte:

• Kontaktdaten, Ausweis- oder Passnummer und zwei Sätze Eltern- oder Erziehungsberechtigten-Kontakte. Wer Sie anrufen, ist oft nicht, wer Sie beraten oder wer zahlt.
• Schule, Schultyp, Bildungsniveau, Jahrgangsstufe, Schwerpunktfächer und Noten nach Schuljahr.
• Sprachzertifikate, Zielländer, Studienstufe, Studiengang und Startjahr.
• Interessen, Hobbys und Lieblingsfächer – die Details, die ein Motivationsschreiben konkret machen.
• Geschwister, Berufe der Eltern und wie sie auf Sie aufmerksam wurden.
• Ein frei formulierbarer Aktionsplan sowie Notizen für Sitzungszusammenfassungen und Elternfeedback.

Die Akte passt sich dem Klienten an. Die Einordnung erfolgt als Schüler, Student, Berufstätiger oder Soldat – nur die relevanten Felder erscheinen: aktueller Job beim Quereinsteiger, aktuelle Uni beim Wechsler, Studieninteressen nach dem Wehrdienst.

Jede Sitzung wird beim Schüler erfasst – mit Datum, Startzeit, Dauer, Typ, Berater und Notizen. Sitzungstypen sind konfigurierbar; Standard sind Erstgespräch, Folgetermin, Laufbahnberatung und Bewerbungsprüfung.

Zwei Felder leisten den Großteil der Arbeit: Aufgaben und nächster Sitzungstermin. Das Dashboard nutzt Letzteres für die Liste Nachfassen nötig. Sitzungen können zudem eine Erinnerung und einen Kalendereintrag auslösen.

Jede Bewerbung erscheint in der Schülerakte mit Status, Frist und Dokumenten – und in einer Übersicht über alle Schüler. Ein Schüler, viele Bewerbungen, jede einzeln nachverfolgt. Siehe Bewerbungsverfolgung.

Dokumente werden in sieben festen Kategorien hochgeladen: Ausweis, Diplom, Sprachzertifikate, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Zulassungsschreiben und Sonstiges. Fest ist der Punkt – hier scheitert ein gemeinsames Laufwerk, weil von verschiedenen Leuten benannte Ordner auseinanderdriften, und das fällt erst in der Einreichungswoche auf.

Aufgaben haben Priorität, Tags, Erinnerung, eine optionale Checkliste und eine Wiederholungsregel und lassen sich mit einem Schüler verknüpfen – so landen sie im selben Kalender wie Termine und Fristen. Eine Aufgabe kann auch ohne Datum bleiben. Mit Premium fügen Sie Aufgaben per Sprache hinzu.

Einsendungen über Ihr individuelles Anmeldeformular werden mit einem Klick zur Schülerakte – das Profil startet gefüllt, nicht leer.

Was in Rechnung gestellt, bezahlt und offen ist, steht beim Schüler. Rechnungen und Quittungen werden direkt in der Plattform erstellt und versendet – so kennen Sie den Saldo vor der Sitzung, nicht danach.

Datensätze liegen in einem isolierten Arbeitsbereich mit den Rollen Owner, Admin, Berater und Viewer – kein Zugriff über Mandanten hinweg. Die Speicherung erfolgt in der Google-Cloud-Region europe-west1. Details auf der Sicherheitsseite.