Lösungen
CRM für Bildungseinrichtungen für den Aufnahmebereich einer Schule.
Aufnahmesoftware für Schulen, Colleges und Ausbildungszentren. Jede Anfrage, jeder Tag der offenen Tür, jede Bewerbung und Gebühr an einem Ort, vom ersten Kontakt bis zum bestätigten Platz.
Kostenlos für bis zu 10 Schüler. Keine Kreditkarte erforderlich.
Was eine Einrichtung von einem CRM braucht
Eine andere Aufgabe als die Ihres Schülerinformationssystems.
Kurz gesagt
Es verwaltet Menschen, die noch keine Schüler sind: jede Anfrage, die Familie dahinter, die Gespräche, den Antrag samt Unterlagen, die Fristen und die Gebühren.
Ihr Schülerverwaltungssystem übernimmt erst am Einschreibetag. Es war nie für dreihundert halbfertige Gespräche über den nächsten September gedacht. Genau dort verliert die Aufnahme Bewerber.
Institutionen, die rekrutieren, nicht nur einschreiben
Immer dasselbe Muster: eine Aufnahme mit Frist, am Ende eine Entscheidung, mehr Anfragen, als eine Person bewältigen kann.
Private und unabhängige Schulen
Elternanfragen, Tage der offenen Tür, Papierkram, ein Aufnahmetermin und eine Entscheidung, jedes Jahr fest auf September getaktet.
Sprachschulen
Kurzkurse, laufende Aufnahmen, Anfragen, die binnen zwei Wochen konvertieren oder abkühlen.
Colleges und Ausbildungszentren
Mehrere Programme nehmen gleichzeitig aus einem Anfragepool auf, jedes mit eigener Kapazität und eigenem Anmeldeschluss.
Berufs- und Fachakademien
Erwachsene zahlen in Raten, Geld ist Teil des Aufnahmegesprächs.
International Offices der Universitäten
Bewerber aus dem Ausland, mit Dokumenten im falschen Format und tickender Visums-Uhr.
Nachhilfe- und Prüfungsvorbereitungszentren
Eine Eltern-Pipeline, in der Verkauf, Terminplanung und Rechnung eine Einheit bilden.
Mehr erfahrenEin Aufnahmejahr, ein System
In der tatsächlichen Reihenfolge.
- 01
Anfragen landen an einem Ort
Ein Formular auf der Website, ein Anruf, eine WhatsApp-Nachricht, ein Name von der Messe. Was Sie verlieren, sind die drei Tage, bevor jemand entscheidet, wem das gehört. Ein Anmeldeformular auf Ihrer eigenen Subdomain bringt es direkt ins System.
- 02
Tage der offenen Tür und Schnupperkurse
Anmeldungen laufen über dasselbe Formular, die Teilnahme wird als Termin erfasst, und die Nachverfolgung ist eine terminierte Aufgabe mit einem Namen.
- 03
Die Familie, nicht nur der Schüler
Bei einer Schule entscheiden die Eltern, bei einem Erwachsenenprogramm oft der Arbeitgeber. Jedes Gespräch wird mit Datum und Vereinbarung erfasst, damit jeder, der ans Telefon geht, den Stand kennt.
- 04
Bewerbungen, eine pro Programm
Eine Familie, die sich für zwei Programme bewirbt, hat nicht nur einen Status. Jede Bewerbung ist ein eigener Datensatz mit Phase, Frist, Dokumenten und Verantwortlichem.
- 05
Dokumente in der falschen Reihenfolge
Zeugnisse, Referenzen, Ausweis, ärztliche Atteste, Adressnachweis. Alles wird unter festen Kategorien hochgeladen, damit nichts nur in einer archivierten E-Mail liegt.
- 06
Prüfungen, Gespräche und Fristen
Aufnahmetests, Gesprächstermine, Schnuppertage und Anmeldeschluss teilen sich einen Kalender mit jeder Folgeaktion, inklusive Erinnerungen und beidseitiger Google-Calendar-Synchronisation.
- 07
Anmeldegebühren und Anzahlungen
Fakturiert, bezahlt und offen, pro Familie, mit nummerierten Rechnungen und Quittungen als PDF.
- 08
Die Entscheidung und die Absagen
Angebote, Zusagen und Absagen sind Stationen, keine Löschungen. Ein Bewerber, der dieses Jahr ablehnt, bleibt nächstes Jahr ein Datensatz.
Wer sieht was
Am Prozess sind mehr Personen beteiligt als in einer Beratung: eine Verwaltungskraft, ein Empfang, eine Zulassungsleitung, eine Kassenführung. Mit Rollen teilen Sie das Register, ohne alles zu teilen.
| Rolle | Wer das meist ist | Was sie dürfen |
|---|---|---|
| Owner | Geschäftsführung oder Direktor | Alles, inklusive Abrechnung und Einstellungen. |
| Admin | Zulassungsleitung oder Verwaltung | Jeder Bewerber, jedes Programm. |
| Berater | Zulassungsleiter, Programmleiter | Ihre eigenen Bewerber. |
| Betrachter | Empfang, Kassenwart, Vorstand | Nur Lesezugriff. |
Jeder Bewerber hat genau einen Verantwortlichen. Das entscheidet, ob nachgefasst wird. Siehe Teamrollen und Berechtigungen und Sicherheitsseite.
Was dies nicht ist
Eine Seite, die alles verspricht, ist beim Vergleichen wertlos.
Vier Dinge, die EduCRM nicht kann.
- 01
Kein Schülerinformationssystem
Kein Stundenplan, Notenbuch, Anwesenheitsliste oder Zeugnisse. Nutzen Sie es parallel zum System für Ihre eingeschriebenen Schüler und übergeben Sie bei der Einschreibung.
- 02
Es verarbeitet keine Online-Zahlungen
Gebühren, Rechnungen und Quittungen werden hier erfasst und erstellt. Das Geld läuft weiterhin über Ihre Bank oder Ihren Zahlungsanbieter.
- 03
Es gibt keinen Familien-Login
Eltern und Bewerber werden über die Plattform kontaktiert. Es gibt kein Familienportal.
- 04
Keine Berichts-Suite
Das Dashboard beantwortet die aktuellen Fragen, plus ein Umsatzdiagramm. Alles Weitere entsteht extern, aus dem Premium-Datenexport.
Starten Sie mitten im Jahr, wie alle anderen auch
- Schritt 01
Importieren Sie Ihre bestehende Liste
Laden Sie die Excel-Tabelle mit den Büroanfragen hoch. Die Spaltenzuordnung wird automatisch vorgeschlagen und vor dem Speichern auf Duplikate geprüft.
- Schritt 02
Benennen Sie Ihre eigenen Phasen
Phasen, Pipeline, Sitzungsarten und Zahlungsmethoden sind alles Einstellungen. Nutzen Sie die Begriffe, die im Büro schon üblich sind.
- Schritt 03
Formular auf der Website einbinden
Ab diesem Tag trifft jede Anfrage typisiert, datiert und zugewiesen ein.
- Schritt 04
Führen Sie zuerst eine Aufnahme durch, bevor Sie den Rest umstellen
Ein Programm oder ein Jahrgang für ein Semester. Siehe die CRM-Implementierungscheckliste.
Was es eine Einrichtung kostet
- Kostenlos, bis zu 10 Schüler. Reicht, um eine Programmaufnahme zu testen. Keine Kreditkarte.
- Premium, 49,99 €/Monat, bis zu 1499 Schüler, plus Anmeldeformulare, Sprachaufgaben, individuelles Branding und Datenexport. Zusätzliche Mitarbeiterkonten je 49,99 €. 14 Tage Testphase.
- Business, 1.500 € Einrichtung plus Premium. Für Sie erledigt: eigene Website, Kontaktformular und professionelle E-Mail-Adresse.
Daten liegen in der Google-Cloud-Region europe-west1. Subunternehmer und Aufbewahrungsfristen finden Sie auf der Sicherheitsseite.
Häufige Fragen
Was ist ein CRM für Bildungseinrichtungen?
Software, die alle verwaltet, mit denen Sie vor der Einschreibung zu tun haben: Anfragen, Anmeldungen zum Tag der offenen Tür, die Familie hinter jedem Bewerber, Bewerbungen mit eigenen Phasen und Fristen, Dokumente, Gebühren und Nachfassaktionen. Ein Schülerinformationssystem ist dafür nicht gemacht.
Ist EduCRM ein Schülerinformationssystem oder ein Schulverwaltungssystem?
Nein. Kein Stundenplan, kein Notenbuch, keine Anwesenheitsliste, kein Lernmanagement. Es deckt die Aufnahme ab und läuft neben dem System für Ihre eingeschriebenen Schüler.
Können verschiedene Programme oder Jahrgänge getrennt aufgenommen werden?
Ja. Jede Bewerbung ist ein eigener Datensatz mit Programm, Phase, Frist, Dokumenten und Zuständigem, sodass mehrere Aufnahmen gleichzeitig aus einem Anfragenpool laufen.
Können Eltern oder Bewerber sich einloggen, um ihren Status zu prüfen?
Nein. Es gibt kein Familienportal. Bewerber und Eltern werden per E-Mail über die Plattform kontaktiert, und das Gesagte bleibt in ihrer Akte.
Wie viele Mitarbeiter können es nutzen?
49,99 € je Nutzer bei Premium, mit den Rollen Inhaber, Admin, Berater und Betrachter. Deckt bis zu 1499 Schüler ab, ohne feste Grenze für Mitarbeiter.
Wo werden Bewerberdaten gespeichert?
In der Google-Cloud-Region europe-west1, mit TLS 1.2 oder höher bei der Übertragung und getrennten Workspaces. Details auf der Sicherheitsseite.
Am Beispiel einer echten Aufnahme
Die Live-Software mit Beispiel-Bewerbern, Bewerbungen und Gebühren. Kein Konto, keine Kreditkarte, alle 24 Stunden zurückgesetzt.
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