Коротко
Спершу перенесіть активних студентів, потім їхні відкриті заявки, потім несплачені борги. Історію не переносьте. Якщо активних студентів менше сотні, ви повністю працюватимете в новій системі вже за день, бо в перший день ідеальними мають бути лише дані, прив'язані до майбутнього дедлайну.
Інстинкт каже перенести все, і тоді робота на один день перетворюється на покинутий тримісячний проєкт. Студентам, які закінчили два роки тому, не обов'язково бути в CRM, щоб їхні дані зберігалися.
Крок 1. Визначте, хто активний
Спершу запишіть правило: активний — це консультація, відкрита заявка чи несплачений рахунок у найближчі дванадцять місяців. Решта — архів. Зазвичай це вдвічі зменшує обсяг перенесення.
Крок 2. Чистіть таблицю, а не CRM
Виправляти дані в таблиці набагато легше, ніж після імпорту. Перш ніж щось експортувати:
Чистка перед переходом
- Один рядок на студента. Об'єднайте дублікати, що з'явилися, коли когось додали двічі з різним написанням.
- Розділіть об'єднані поля. «Maria K. (мама Elena 69…)» — це три поля, а не одне.
- Використовуйте один формат дат. Змішані формати — найчастіша причина невдалого імпорту.
- Уніфікуйте назви країн і університетів. «UK», «U.K.» і «United Kingdom» — це одне значення, а не три.
- Видаліть стовпці, які ніхто не заповнював рік.
Крок 3. Перенесіть студентів, потім заявки, потім гроші
- Крок 01
Студенти
Контакти, контакти батьків, школа й цільові країни. Решта може зачекати до наступної розмови з ними.
- Крок 02
Відкриті заявки
Лише ще не закриті, з університетом, етапом і дедлайном. Ця частина має бути правильною, бо від неї залежить календар.
- Крок 03
Несплачені борги
Вносьте те, що винні, а не те, що вже сплачено. Історія оплат є у вашій бухгалтерії, передруковувати її не треба.
- Крок 04
Консультації відтепер
Записуйте нові консультації з першого дня, а старі не доносьте. За кілька тижнів картка буде достатньо повною.
Крок 4. Закрийте старі точки входу
Перехід провалюється, коли нові дані й далі надходять у старе місце. Якщо запити приходять через Google Form чи опис профілю в Instagram, перенаправте їх того ж тижня. Для цього й існують форми реєстрації.
Скільки це насправді триває
Імпорт — кілька хвилин. Час забирає чистка: пів дня на п'ятдесят студентів, цілий день на двісті. Тижнями змінюється звичка: команда має перестати відкривати таблицю. Дата, після якої таблиця стає лише для перегляду, допомагає тут більше за будь-яке навчання.
Повне впровадження — у чеклісті впровадження CRM. Чи переходити взагалі, зокрема аргументи залишитися, — у статті CRM чи таблиці.
Почніть із десяти студентів
Безкоштовний тариф охоплює 10 студентів — достатньо, щоб спершу відрепетирувати справжній перехід.
Читати далі
Поширені запитання
Чи переносити студентів, яких уже влаштували?
Лише якщо ви плануєте працювати з ними знову або вам потрібна картка для рекомендації. Інакше лишіть архівну таблицю. Закриті справи засмічують кожен список і пошук.
Чи можна буде потім знову експортувати дані?
Має бути можна, і перевірте це до того, як обрати будь-якого постачальника. В EduCRM експорт даних входить у Premium.