เมื่อไหร่สเปรดชีตเริ่มทำให้คุณเสียเปรียบ
ปัญหาจะทับถมกัน แต่ละอย่างเพียงลำพังยังพอรับได้ จึงสะสมโดยไม่มีใครสังเกต
ข้อมูลซ้ำและข้อมูลที่คลาดเคลื่อน
นักเรียนคนเดียวถูกเพิ่มสองครั้งด้วยการสะกดสองแบบ เบอร์ถูกแก้ในชีตหนึ่งแต่ไม่ได้แก้ในอีกชีต ไม่มีอะไรเตือน คุณรู้ตัวเมื่อข้อความถูกส่งไปยังเบอร์ที่เปลี่ยนไปตั้งแต่เดือนกันยายน
การติดตามผลที่ไม่มีที่อยู่
สเปรดชีตไม่รู้ว่า "เลยกำหนด" หมายถึงอะไร เพิ่มคอลัมน์วันที่ได้ แต่ไม่มีอะไรดึงแถวที่เลยวันขึ้นมา การจำจึงยังต้องทำเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณอยากเลิกพึ่งพา
นักเรียนหนึ่งแถว แต่หลายใบสมัคร
จุดที่โครงสร้างพัง และไม่มีทางแก้ที่ดี นักเรียนที่สมัครหกมหาวิทยาลัยมีกำหนดส่งหกรายการและรายการเอกสารหกชุด คุณต้องขยายแถวเป็นสามสิบคอลัมน์ หรือเขียน "ส่งแล้ว 3 รอใบแสดงผลการเรียน 2 TU Delft ต้องการเรียงความ" ลงเซลล์ที่กรองอะไรไม่ได้
สิทธิ์การเข้าถึง
การแชร์ชีตมีแค่ได้ทั้งหมดหรือไม่ได้เลย ผู้ช่วยพาร์ทไทม์ที่ควรเห็นข้อมูลติดต่อ ก็เห็นข้อตกลงค่าบริการและโน้ตเรื่องครอบครัวไปด้วย
การทำงานร่วมกัน
สองคนแก้ไขพร้อมกันได้ในทางเทคนิค แต่ล้มเหลวในทางการจัดการ: ไม่มีบันทึกว่าใครแก้อะไร ไม่มีโน้ตของเซสชัน และมีคนเรียงข้อมูลใหม่ขณะที่เพื่อนร่วมงานกำลังอ่าน
รายงาน
ทำได้ด้วย Pivot Table ถ้าข้อมูลสะอาด ซึ่งปัญหาข้างต้นทำให้เป็นไปไม่ได้ รายงานที่ผิดพลาดตรงนี้จริงๆ คือปัญหาคุณภาพข้อมูลที่แฝงตัวมา
การติดตามการชำระเงิน
ค่าบริการที่แบ่งจ่ายหมายถึงการชำระเงินหลายครั้งต่อนักเรียน ในแถวเดียวจะกลายเป็น มัดจำ งวดที่ 2 งวดที่ 3 พอถึงสี่งวดโครงสร้างก็พัง
การตรวจสอบย้อนหลัง
ประวัติเวอร์ชันตอบได้ว่า "เซลล์นี้เคยเขียนว่าอะไร" แต่ตอบไม่ได้ว่า "ใครเปลี่ยนกำหนดส่งนี้ เมื่อไหร่ และทำไม" ถ้าครอบครัวโต้แย้งเรื่องที่ตกลงกันไว้ เรื่องนี้สำคัญ
เทียบกันชัดๆ
| สเปรดชีต | CRM | |
|---|---|---|
| ต้นทุนเริ่มต้น | ฟรี | ฟรีถึงปานกลาง EduCRM ฟรีสำหรับนักเรียนไม่เกิน 10 คน |
| เวลาตั้งค่า | ไม่กี่นาที | หลายวันถึงหลายสัปดาห์ รวมการทำความสะอาดข้อมูล |
| ความยืดหยุ่น | เต็มที่ | อยู่ในกรอบของโมเดล แต่ตั้งชื่อขั้นตอนเองได้ |
| หลายใบสมัครต่อนักเรียน | พัง | รองรับในตัว |
| การติดตามผลที่เลยกำหนด | ทำเอง | ดึงเป็นรายการได้ |
| สิทธิ์การเข้าถึง | ได้ทั้งหมดหรือไม่ได้เลย | ตามบทบาท |
| เอกสาร | ไดรฟ์แยก ตั้งชื่อแยก | แนบอยู่ในแฟ้มนักเรียน |
| ประวัติการตรวจสอบ | ประวัติเซลล์ | ใครเปลี่ยนอะไร เมื่อไหร่ |
| การเลิกใช้ | คุณมีไฟล์อยู่แล้ว | ขึ้นอยู่กับการส่งออกข้อมูล ตรวจก่อน |
เหตุผลที่ไม่ควรย้าย พูดกันตรงๆ
- การย้ายข้อมูลเป็นงานจริง ตัวนำเข้าเสนอการจับคู่และตรวจแถวให้ แต่การทำความสะอาดชีตที่รกยังใช้เวลาครึ่งวันสำหรับนักเรียนห้าสิบคน การย้ายที่ทำค้างไว้ครึ่งทางแย่กว่าไม่ย้ายเลย
- CRM บังคับให้ใช้โมเดลของมัน ถ้ากระบวนการของคุณไม่เข้ากัน คุณจะเสียเวลาหลายเดือนต่อสู้กับมัน
- นิสัยเปลี่ยนยากกว่าข้อมูล ระบบจะได้ผลเมื่อทุกคนเลิกเปิดชีตเท่านั้น ซึ่งเป็นปัญหาการบริหาร
อะไรเปลี่ยนไปจริงๆ ถ้าคุณย้าย
ไม่ใช่ "ประสิทธิภาพ" แต่เป็นสี่เรื่องที่จับต้องได้:
- ตัวกรองเดียวแสดงใบสมัครทุกใบที่กำลังเตรียมและมีกำหนดส่งภายในหกสัปดาห์
- ตัวกรองเดียวแสดงนักเรียนที่ยังดำเนินการอยู่ทุกคนที่ไม่มีสิ่งที่ต้องทำต่อพร้อมวันที่: คนที่กำลังเงียบหายไป
- เพื่อนร่วมงานทำงานแทนคุณได้ เพราะบริบทถูกเขียนไว้
- คุณรู้ยอดค้างก่อนประชุม ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน
ถ้าไม่มีข้อไหนในสี่ข้อนี้ที่จะเปลี่ยนการตัดสินใจในสัปดาห์ปกติ ใช้สเปรดชีตต่อไป
ถ้าคุณย้าย
นักเรียนที่ยังดำเนินการอยู่ก่อน ตามด้วยใบสมัครที่เปิดอยู่ แล้วจึงยอดค้างชำระ ไม่ต้องย้ายประวัติ ดู การย้ายจากสเปรดชีตมาใช้ CRM และคู่มือเลือก CRM
อ่านต่อ
คำถามที่พบบ่อย
สเปรดชีตไม่ดีสำหรับที่ปรึกษาด้านการศึกษาหรือไม่
ไม่ สำหรับที่ปรึกษาที่ทำงานคนเดียวและมีนักเรียนที่ยังดำเนินการอยู่ไม่ถึงราวยี่สิบคน สเปรดชีตมักเหมาะแล้ว ปัญหาเริ่มเมื่อนักเรียนหนึ่งคนมีหลายใบสมัคร มีคนอื่นต้องเข้าถึง หรือการติดตามผลต้องพึ่งความจำ
สิ่งสำคัญที่สเปรดชีตทำไม่ได้คืออะไร
เก็บใบสมัครที่เปิดอยู่หลายใบต่อนักเรียนหนึ่งคน โดยแต่ละใบมีขั้นตอน กำหนดส่ง และเอกสารของตัวเอง นักเรียนหนึ่งแถวบังคับให้ข้อมูลเหล่านี้ไปอยู่ในเซลล์ที่กรองอะไรไม่ได้
ใช้สเปรดชีตควบคู่กับ CRM ต่อไปได้ไหม
ได้แค่ช่วงสั้นๆ ถ้าใช้ทั้งสองอย่างนานเกินหนึ่งหรือสองสัปดาห์ คุณจะได้ระบบที่ไม่ครบสองระบบ กำหนดวันที่หลังจากนั้นสเปรดชีตเป็นแบบอ่านอย่างเดียว