CRM เทียบกับสเปรดชีตสำหรับที่ปรึกษาด้านการศึกษา

เมื่อไหร่สเปรดชีตก็เพียงพอสำหรับธุรกิจที่ปรึกษา เมื่อไหร่เริ่มทำให้คุณเสียเปรียบ และอะไรเปลี่ยนไปจริงๆ ถ้าย้ายมาใช้ CRM

เมื่อไหร่สเปรดชีตก็เพียงพอ

ในกรณีนี้สเปรดชีตชนะ CRM แทบทุกด้าน: ไม่มีค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้ ไม่ต้องตกลงโครงสร้างข้อมูล ไม่ต้องย้ายข้อมูล และแก้ไขได้ในไม่กี่วินาที ที่ปรึกษาในปีแรกยังไม่ควรเลือกซื้อซอฟต์แวร์

ปัญหาจะทับถมกัน แต่ละอย่างเพียงลำพังยังพอรับได้ จึงสะสมโดยไม่มีใครสังเกต

ข้อมูลซ้ำและข้อมูลที่คลาดเคลื่อน

นักเรียนคนเดียวถูกเพิ่มสองครั้งด้วยการสะกดสองแบบ เบอร์ถูกแก้ในชีตหนึ่งแต่ไม่ได้แก้ในอีกชีต ไม่มีอะไรเตือน คุณรู้ตัวเมื่อข้อความถูกส่งไปยังเบอร์ที่เปลี่ยนไปตั้งแต่เดือนกันยายน

การติดตามผลที่ไม่มีที่อยู่

สเปรดชีตไม่รู้ว่า "เลยกำหนด" หมายถึงอะไร เพิ่มคอลัมน์วันที่ได้ แต่ไม่มีอะไรดึงแถวที่เลยวันขึ้นมา การจำจึงยังต้องทำเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณอยากเลิกพึ่งพา

นักเรียนหนึ่งแถว แต่หลายใบสมัคร

จุดที่โครงสร้างพัง และไม่มีทางแก้ที่ดี นักเรียนที่สมัครหกมหาวิทยาลัยมีกำหนดส่งหกรายการและรายการเอกสารหกชุด คุณต้องขยายแถวเป็นสามสิบคอลัมน์ หรือเขียน "ส่งแล้ว 3 รอใบแสดงผลการเรียน 2 TU Delft ต้องการเรียงความ" ลงเซลล์ที่กรองอะไรไม่ได้

สิทธิ์การเข้าถึง

การแชร์ชีตมีแค่ได้ทั้งหมดหรือไม่ได้เลย ผู้ช่วยพาร์ทไทม์ที่ควรเห็นข้อมูลติดต่อ ก็เห็นข้อตกลงค่าบริการและโน้ตเรื่องครอบครัวไปด้วย

การทำงานร่วมกัน

สองคนแก้ไขพร้อมกันได้ในทางเทคนิค แต่ล้มเหลวในทางการจัดการ: ไม่มีบันทึกว่าใครแก้อะไร ไม่มีโน้ตของเซสชัน และมีคนเรียงข้อมูลใหม่ขณะที่เพื่อนร่วมงานกำลังอ่าน

รายงาน

ทำได้ด้วย Pivot Table ถ้าข้อมูลสะอาด ซึ่งปัญหาข้างต้นทำให้เป็นไปไม่ได้ รายงานที่ผิดพลาดตรงนี้จริงๆ คือปัญหาคุณภาพข้อมูลที่แฝงตัวมา

การติดตามการชำระเงิน

ค่าบริการที่แบ่งจ่ายหมายถึงการชำระเงินหลายครั้งต่อนักเรียน ในแถวเดียวจะกลายเป็น มัดจำ งวดที่ 2 งวดที่ 3 พอถึงสี่งวดโครงสร้างก็พัง

การตรวจสอบย้อนหลัง

ประวัติเวอร์ชันตอบได้ว่า "เซลล์นี้เคยเขียนว่าอะไร" แต่ตอบไม่ได้ว่า "ใครเปลี่ยนกำหนดส่งนี้ เมื่อไหร่ และทำไม" ถ้าครอบครัวโต้แย้งเรื่องที่ตกลงกันไว้ เรื่องนี้สำคัญ

• การย้ายข้อมูลเป็นงานจริง ตัวนำเข้าเสนอการจับคู่และตรวจแถวให้ แต่การทำความสะอาดชีตที่รกยังใช้เวลาครึ่งวันสำหรับนักเรียนห้าสิบคน การย้ายที่ทำค้างไว้ครึ่งทางแย่กว่าไม่ย้ายเลย
• CRM บังคับให้ใช้โมเดลของมัน ถ้ากระบวนการของคุณไม่เข้ากัน คุณจะเสียเวลาหลายเดือนต่อสู้กับมัน
• นิสัยเปลี่ยนยากกว่าข้อมูล ระบบจะได้ผลเมื่อทุกคนเลิกเปิดชีตเท่านั้น ซึ่งเป็นปัญหาการบริหาร

ไม่ใช่ "ประสิทธิภาพ" แต่เป็นสี่เรื่องที่จับต้องได้:

1. 1ตัวกรองเดียวแสดงใบสมัครทุกใบที่กำลังเตรียมและมีกำหนดส่งภายในหกสัปดาห์
2. 2ตัวกรองเดียวแสดงนักเรียนที่ยังดำเนินการอยู่ทุกคนที่ไม่มีสิ่งที่ต้องทำต่อพร้อมวันที่: คนที่กำลังเงียบหายไป
3. 3เพื่อนร่วมงานทำงานแทนคุณได้ เพราะบริบทถูกเขียนไว้
4. 4คุณรู้ยอดค้างก่อนประชุม ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน

ถ้าไม่มีข้อไหนในสี่ข้อนี้ที่จะเปลี่ยนการตัดสินใจในสัปดาห์ปกติ ใช้สเปรดชีตต่อไป

นักเรียนที่ยังดำเนินการอยู่ก่อน ตามด้วยใบสมัครที่เปิดอยู่ แล้วจึงยอดค้างชำระ ไม่ต้องย้ายประวัติ ดู การย้ายจากสเปรดชีตมาใช้ CRM และคู่มือเลือก CRM