Коротко
Сначала перенесите активных студентов, затем их открытые заявки, затем неоплаченные платежи. Историю не переносите. Если активных студентов меньше сотни, в новой системе можно полноценно работать уже через день: в первый день идеальными должны быть только данные, привязанные к будущим дедлайнам.
Хочется перенести всё, и однодневная задача превращается в брошенный трёхмесячный проект. Студентам, которые закончили два года назад, не нужно быть в CRM, чтобы их данные сохранились.
Шаг 1. Решите, кто считается активным
Сначала запишите правило: активный — это консультация, открытая заявка или неоплаченный счёт в ближайшие двенадцать месяцев. Всё остальное — архив. Обычно это вдвое сокращает объём переезда.
Шаг 2. Чистите таблицу, а не CRM
Исправлять данные в таблице гораздо проще, чем после импорта. Прежде чем что-то выгружать:
Чистка перед переездом
- Одна строка на студента. Объедините дубли, которые появились, когда кого-то внесли дважды с разным написанием.
- Разделите совмещённые поля. «Maria K. (мама Elena 69…)» — это три поля, а не одно.
- Используйте один формат дат. Смешанные форматы — самая частая причина неудачного импорта.
- Приведите к единому виду страны и вузы. «UK», «U.K.» и «United Kingdom» — одно значение, а не три.
- Удалите столбцы, которые никто не заполнял год.
Шаг 3. Студенты, затем заявки, затем деньги
- Шаг 01
Студенты
Контакты, контакты родителей, школа и целевые страны. Остальное подождёт до следующего разговора.
- Шаг 02
Открытые заявки
Только незакрытые, с вузом, этапом и дедлайном. Здесь всё должно быть точно: от этого зависит календарь.
- Шаг 03
Неоплаченные платежи
Вносите то, что должны, а не то, что уже оплачено. История оплат есть в бухгалтерии, перепечатывать её не нужно.
- Шаг 04
Консультации — с этого дня
Записывайте новые консультации с первого дня и не заполняйте прошлые. Через несколько недель карточки станут достаточно полными.
Шаг 4. Закройте старые входы
Переезд проваливается, когда новые данные продолжают приходить в старое место. Если обращения идут через Google Form или ссылку в профиле Instagram, перенаправьте их в ту же неделю. Для этого и нужны формы регистрации.
Сколько это занимает на самом деле
Импорт — минуты. Время уходит на чистку: полдня на пятьдесят студентов, целый день на двести. Недели уходят на привычку: команда должна перестать открывать таблицу. Дата, после которой таблица только для чтения, помогает в этом больше любого обучения.
Полный план внедрения — в чек-листе внедрения CRM. Стоит ли вообще переезжать, включая доводы остаться, — в статье CRM или таблицы.
Начните с десяти студентов
Бесплатный тариф рассчитан на 10 студентов — достаточно, чтобы сначала отрепетировать настоящий переезд.
Читать дальше
Частые вопросы
Переносить ли студентов, которые уже поступили?
Только если вы ожидаете снова с ними работать или карточка нужна для рекомендации. Иначе оставьте архивную таблицу. Закрытые случаи засоряют каждый список и поиск.
Можно ли потом снова выгрузить данные?
Должно быть можно, и проверьте это до выбора любого поставщика. В EduCRM экспорт данных входит в Premium.