Каждая заявка в вуз — отдельная запись со своим этапом, дедлайном, документами и ответственным. Она видна в карточке студента и на доске по всем вашим студентам.
Как работает отслеживание заявок
Коротко
Каждая заявка — отдельная запись со своим этапом, дедлайном, документами и ответственным. Она видна в карточке студента и на доске с перетаскиванием по всем студентам, поэтому «на каком этапе этот студент?» и «что готовится в этом месяце?» — оба вопроса решает один фильтр.
Этапы заявки
По умолчанию есть шесть этапов. Переименуйте, переставьте или замените их в настройках:
| Этап | Что это значит |
|---|---|
| Черновик | Идёт подготовка. Документы собраны, эссе в черновике, дедлайн записан. |
| Подана | Отправлена в вуз. |
| Оффер | Вуз сделал оффер. |
| Отказ | Не прошла. Сохраняется, а не удаляется. |
| Принят | Студент принял оффер. |
| Зачислен | Поступил. Этап, по которому видно, удался ли год. |
Добавьте этап шорт-лист или ждём решения, если нужно, но список должен быть коротким. Доски с двенадцатью этапами к ноябрю перестают обновлять.
Дедлайны
Дедлайны попадают в тот же календарь, что консультации и повторные контакты: вид по дням, неделям и месяцам, перенос перетаскиванием, цвета по студентам. Второй календарь — тот, который никто не открывает.
Опоздания с подачей предотвращает планирование назад от дедлайна через всё, что зависит от других: школьные канцелярии, рекомендатели, переводчики, экзаменационные центры. Метод описан в статье как управлять документами и дедлайнами.
Документы для каждой заявки
Требования у вузов разные: заверенный перевод, выписка на английском, две рекомендации вместо одной. Если чек-лист ведётся в заявке, а не в карточке студента, это всплывает в октябре, а не в неделю дедлайна. Сами документы хранятся в карточке студента, так что доступны каждой заявке.
Один ответственный на заявку
У каждой заявки один ответственный. Заявку, за которую отвечает «команда», никто не двигает. В Premium сотрудники добавляются по 49,99 € каждый.
Заметки и ход работы
Переписка с приёмной комиссией, особенность портала, номер обращения, условное требование — всё в заявке, а не в почте. Именно это позволяет подменить коллегу.
Несколько заявок на студента
Это не просто поддерживается, это заложено. У студента может быть сколько угодно открытых заявок. Откройте студента, чтобы увидеть все его заявки, или доску, чтобы увидеть заявки всех на нужном этапе.
В каждой записи есть вуз, страна, программа, платформа подачи (UCAS, Common App, напрямую или другая), этап, дедлайн и заметки. Поэтому «все заявки в Нидерланды, которые ещё в черновике» — это фильтр, а не упражнение для памяти.
Еженедельный разбор, который это даёт
- Отфильтруйте заявки в подготовке с дедлайном в ближайшие шесть недель. Это работа на неделю.
- Проверьте каждый список документов. Шесть недель — больше почти любого внешнего срока, так что всё недостающее ещё можно исправить.
- Посмотрите записи ждём решения, у которых прошла дата напоминания.
Перетащите заявку между этапами
Демо — это настоящая программа с тестовыми заявками и дедлайнами.
Связанные страницы
Управление студентами
Одна карточка студента: контакты, консультации, заявки, документы, платежи и заметки.
Подробнее
Консультанты по обучению за рубежом
Обращения, консультации, шорт-листы, заявки и визовые документы для студентов, уезжающих за границу.
Подробнее
Набор студентов
Воронка от первого обращения через консультацию, заявку и оффер до зачисления.
Подробнее
Как выбрать CRM
Важные функции, вопросы к поставщикам и чек-лист для сравнения систем.
ПодробнееЧастые вопросы
Может ли у одного студента быть несколько заявок в вузы?
Да. Каждая заявка — отдельная запись со своим вузом, этапом, дедлайном и документами. У студента нет единого статуса, с которым все они должны совпадать.
Интегрируется ли EduCRM с UCAS или Common App?
Интеграции по API нет, так что подавать всё равно нужно через каждый портал. Но в каждой заявке указана платформа (UCAS, Common App, напрямую или другая), так что студентов можно фильтровать по платформе.
Попадают ли дедлайны заявок в календарь?
Да, в тот же календарь, что консультации и повторные контакты, с видом по дням, неделям и месяцам и переносом перетаскиванием.