Возможности

Отслеживание заявок: каждая заявка в вуз, её этап и дедлайн

Следите за каждой заявкой ваших студентов в вузы: как далеко она продвинулась, когда срок и чего ей ещё не хватает.

Что это такое

Коротко

Список всех заявок в вузы, которыми вы занимаетесь. Каждая заявка — отдельная запись: вуз, программа, дедлайн и этап, от черновика до зачисления. Её видно в карточке студента и на общей доске со всеми заявками всех студентов, где заявку перетаскивают с одного этапа на следующий.

Как это работает

Шаг 01
Добавьте студенту заявку
Выберите вуз, страну, программу, платформу подачи (UCAS, Common App, напрямую или другая) и дедлайн.

Шаг 02
Двигайте её дальше
Перетаскивайте её по доске: черновик, подана, оффер, принят, зачислен.

Шаг 03
Ведите заметки
Звонки в приёмную комиссию, особенности портала, номера обращений, условия: всё это в заявке, а не в почте.

Шаг 04
Следите за дедлайном
Он появляется в том же календаре, что и ваши консультации.

Что с этим делать

Смотрите все заявки одного студента сразу. Заявок у студента может быть сколько угодно.
Смотрите все заявки на одном этапе, например всё, что в этом месяце ещё в черновике.
Фильтруйте по стране, вузу или платформе, например все заявки в Нидерланды, которые ещё в черновике.
Назначайте на каждую заявку одного ответственного по имени, чтобы всегда было ясно, кто её двигает.

Этапы

Готовые этапы заявки
Этап	Что это значит
Черновик	Заявка готовится. Документы собраны, черновик эссе написан, дедлайн записан.
Подана	Отправлена в вуз.
Оффер	Вуз прислал оффер.
Отказ	Не прошла. Сохраняется, а не удаляется.
Принят	Студент принял оффер.
Зачислен	У студента есть место. По этому этапу видно, удался ли год.

Готовые этапы заявки

Переименуйте этапы, поменяйте их порядок или замените в разделе «Настройки»: там же задаются этапы студентов, типы консультаций и способы оплаты. Список лучше не раздувать: доску с двенадцатью этапами к ноябрю перестают обновлять.

Документы для каждой заявки

Вузы просят разное: заверенный перевод, выписку об оценках на английском, две рекомендации вместо одной. Если список нужного записан в самой заявке, вы заметите это в октябре, а не в неделю дедлайна. Сами документы лежат в карточке студента, поэтому ими может пользоваться любая заявка.

У каждой заявки один ответственный

У каждой заявки есть один ответственный, названный по имени. Заявку, за которую отвечает «команда», никто не двигает. В Premium сотрудники добавляются по 49,99 € каждый.

Простая проверка раз в неделю

Покажите заявки в черновике с дедлайном в ближайшие шесть недель. Это и есть работа на неделю.
Проверьте, чего не хватает каждой. Шести недель хватит почти на любой документ, поэтому недостающее ещё можно успеть.
Посмотрите заявки, ожидающие решения, по которым пора напомнить вузу о себе.

О том, как планировать работу от дедлайна назад, читайте в статье как управлять документами и дедлайнами.

Перетащите заявку между этапами

Демо — это настоящая программа с тестовыми заявками и дедлайнами.

Попробовать демо Управление студентами

Связанные страницы

Управление студентамиОдна карточка на студента, где есть всё о нём: данные, родители, консультации, заявки, документы и платежи.

Консультанты по обучению за рубежомОбращения, консультации, шорт-листы, заявки и визовые документы для студентов, уезжающих за границу.

Набор студентовВоронка от первого обращения через консультацию, заявку и оффер до зачисления.

Как выбрать CRMВажные функции, вопросы к поставщикам и чек-лист для сравнения систем.

Частые вопросы

Может ли у одного студента быть несколько заявок в вузы?

Да. Каждая заявка — отдельная запись со своим вузом, этапом, дедлайном и документами.

Подключается ли EduCRM к UCAS или Common App?

Нет, заявки по-прежнему подаются через портал каждого вуза. Но в каждой заявке записано, через какую платформу она идёт (UCAS, Common App, напрямую или другая), поэтому заявки можно отбирать по платформе.

Попадают ли дедлайны заявок в календарь?

Да, в том же календаре, что и консультации с повторными контактами: по дням, неделям или месяцам, и их можно перетащить на другую дату.