Внедрение CRM за четыре недели: определите модель, перенесите активных, переключите каналы обращений, затем отключите старую систему.

Неделя 1: определите модель

Запишите этапы воронки и условие входа в каждый. Не больше шести.
Запишите этапы заявок. Не больше пяти.
Решите, кто считается активным студентом. Это определяет объём переезда.
Решите, какой консультант за какими студентами закреплён.
Договоритесь, какие поля вы действительно будете заполнять. Каждое необязательное — будущий спор.

Неделя 2: перенесите активных

Сначала почистите таблицу: уберите дубли, разделите совмещённые поля, приведите к единому виду даты и страны.
Импортируйте активных студентов с контактами и данными родителей.
Добавьте только открытые заявки, у каждой — вуз, этап и дедлайн.
Внесите неоплаченные платежи. Историю оплат пропустите.
Выборочно сверьте десять карточек с источником. Если ошибка систематическая, исправляйте импорт, а не карточки.

Подробности этой недели — в статье переход с таблиц на CRM.

Опубликуйте форму регистрации и поставьте ссылку на сайте, в профиле Instagram и в подписи письма.
Отключите старую форму обращений, чтобы ничего не попадало в два места.
Добавьте сотрудников и назначьте им роли.
Поставьте еженедельный разбор в календарь каждому.
С этой недели каждая новая консультация записывается в CRM. Без исключений.

Назначьте дату, после которой таблица только для чтения, и переименуйте её, чтобы это видели все.
Параллельно работайте одну неделю, а не три. Долгая параллельная работа оставляет обе системы неполными.
Вместе с командой разберите списки просроченного и студентов без следующего шага.
Убедитесь, что можете выгрузить данные, пока у вас ещё есть запасной вариант.
Запишите три вещи, в которых команда постоянно ошибается, и исправьте настройку, а не повторяйте обучение.

Симптом	Обычная причина
Доску никто не обновляет	Слишком много этапов или этапы не совпадают с тем, как движется работа
Две версии правды	Старую таблицу всё ещё можно редактировать
После импорта данные выглядят неправильно	Смешанные форматы дат или совмещённые поля не разделили до выгрузки
Новые обращения всё ещё теряются	Каналы обращений так и не перенаправили

Ещё выбираете систему, а не внедряете? Начните с руководства по выбору CRM.

Первую неделю — бесплатно

Бесплатный тариф рассчитан на 10 студентов — достаточно, чтобы проверить модель до переноса данных.