Como escolher um CRM para uma consultoria educacional: as funcionalidades que importam, as perguntas a fazer aos fornecedores e uma checklist para comparar sistemas.
O que é um CRM para consultoria educacional?
Em resumo
Software que mantém um registo por estudante (perfil, sessões, candidaturas, documentos, tarefas e taxas) para ver o estado e a próxima ação de qualquer estudante sem o reconstruir a partir de emails e folhas de cálculo.
Um requisito distingue-o de qualquer outro CRM: um estudante, várias candidaturas em simultâneo, cada uma com a sua etapa, prazo e documentação.
CRM genérico ou específico para o setor da educação?
Ambos funcionam. Falham de formas diferentes.
| CRM genérico | CRM específico para o setor da educação | |
|---|---|---|
| Configuração | Semanas. Objetos, campos e pipelines personalizados. | Dias. Os conceitos já existem. |
| Adequação | O que construir, e o que se esquecer de construir. | Com opinião própria. Bom se essa opinião encaixar no seu trabalho. |
| Ecossistema | Grande. Integrações, consultores, documentação. | Mais reduzido. Menos integrações, apoio mais direto. |
| Custo contínuo | Alguém tem de o manter, e torna-se uma dependência. | O fornecedor mantém-no. |
| Risco | A pessoa que o configurou sai da empresa. | O fornecedor é mais pequeno. Verifique o caminho de exportação. |
Se alguém da equipa gosta de configurar software e cá estará daqui a dois anos, um CRM genérico resulta. Caso contrário, a dívida recai sobre o fundador, em novembro.
As funcionalidades que importam
Dados do estudante
Contactos dos pais como campos reais, não uma caixa de notas. Um ID único por estudante. Notas associadas a sessões datadas, não um único campo de texto a crescer. Ver gestão de estudantes.
Gestão de candidaturas
O inegociável: várias candidaturas abertas por estudante, cada uma com a sua fase, prazo, documentos e responsável. Peça para ver um estudante com seis candidaturas em fases diferentes. Se mostrarem um campo de estado, a resposta é não. Ver acompanhamento de candidaturas.
Acompanhamentos
Precisa de duas listas: tudo o que está atrasado, e todos os estudantes ativos sem próxima ação datada. A maioria dos sistemas não consegue gerar a segunda: a que deteta estudantes que ficam silenciosos.
Pagamentos e faturação
As propinas são faseadas e muitas vezes pagas por um pai. No mínimo: o que é faturado, pago e em falta, mais a geração de faturas e recibos. A integração contabilística pode esperar.
Colaboração em equipa
Funções que restringem mesmo o acesso, um responsável nomeado por estudante, e visibilidade partilhada suficiente para cobrir uma ausência. Ver CRM para agências de educação.
Captação de contactos
Tudo o que exige reintrodução manual acaba por deixar de acontecer. Um formulário alojado que escreve diretamente no sistema elimina esse passo.
Relatórios
Seja honesto sobre aquilo em que vai agir. A maioria das consultoras precisa de dois números (taxa de conversão de contacto para qualificado, e dias entre o contacto e a primeira candidatura) mais uma vista em tempo real de estudantes, sessões, acompanhamentos, prazos e pagamentos. O resto compra-se e nunca se abre. O que importa é poder exportar.
Proteção de dados e segurança
Guarda dados de menores, passaportes e informação financeira. Seja rigoroso aqui.
Pergunte a todos os fornecedores
- Em que região são guardados os dados?
- Os dados são encriptados em trânsito e em repouso, e com que método?
- Quem são os subcontratantes e essa lista está publicada?
- Existe um DPA disponível?
- Existe um registo de auditoria de acessos e alterações?
- Se sair, o que acontece aos seus dados, em que formato, com que rapidez?
- O acesso é baseado em funções e um utilizador com permissão de visualização pode ser genuinamente apenas de leitura?
As respostas do EduCRM estão na página de segurança: europe-west1, TLS 1.2+, isolamento de workspace, permissões por função, um registo de auditoria, uma lista pública de subcontratantes e um DPA a pedido.
Implementação
Reserve quatro semanas, mesmo que o software fique pronto numa hora. O trabalho está no seu modelo de fases, nos dados e em onde chegam os contactos.
- Semana 1. Defina as suas fases, e o que conta como estudante ativo.
- Semana 2. Limpe a folha de cálculo, depois migre estudantes ativos, candidaturas abertas e saldos em dívida.
- Semana 3. Redirecione os canais de consultas, adicione a equipa, marque a reunião semanal.
- Semana 4. Uma semana em paralelo e depois torne o sistema antigo apenas de leitura.
Detalhes na lista de verificação de implementação de CRM.
Migrar de folhas de cálculo
Estudantes ativos, depois candidaturas abertas, depois saldos em dívida. Não migre o histórico. A limpeza é onde se gasta o tempo, e é muito mais fácil antes da importação. Veja a passagem de folhas de cálculo para um CRM.
Perguntas a fazer aos fornecedores
Leve esta lista à demonstração
- Mostre-me um estudante com seis candidaturas em diferentes etapas.
- Mostre-me todas as candidaturas em preparação com prazo dentro de seis semanas, em todos os consultores.
- Mostre-me todos os estudantes ativos sem uma próxima ação com data marcada.
- Como funcionam os contactos de encarregados de educação e posso faturar a um encarregado de educação por um estudante?
- O que acontece quando duas pessoas editam o mesmo registo?
- O que está incluído no preço, e o que custa mais por utilizador?
- Como exporto os meus dados, e quanto tempo demora?
- Qual é o tempo de resposta do suporte, e quem responde?
- O que foi lançado nos últimos seis meses?
As três perguntas «mostre-me» fazem mais do que todas as outras juntas. Faça-as ao vivo.
Lista de verificação de avaliação
Avalie cada candidato
- Várias candidaturas por estudante, geridas em etapas separadas. Aprovada ou reprovada.
- Prazos e sessões num único calendário.
- Contactos de pais e encarregados de educação como campos reais.
- Documentos anexados onde são utilizados.
- Captação de contactos sem necessidade de reintrodução de dados.
- Pagamentos e faturas associados ao estudante.
- Acesso da equipa baseado em funções.
- Exportação de dados que já viu demonstrada.
- Postura de segurança e subcontratantes publicados.
- Um preço que aguenta o triplo dos seus estudantes.
- Alguém na sua equipa disposto a assumir a implementação.
Erros comuns
| Erro | Quanto custa |
|---|---|
| Escolher com base no número de funcionalidades | Paga por aquilo que nunca ativa. |
| Ignorar a limpeza dos dados | Uma migração abandonada ao fim de três semanas, com dois sistemas incompletos. |
| Doze fases no funil | Um quadro que ninguém atualiza, o que é pior do que não ter quadro nenhum. |
| Não redirecionar os formulários de contacto | Continuam a chegar dados novos ao sistema antigo. Nenhum está completo. |
| Não verificar a exportação antes de assinar | Um fornecedor do qual não é possível sair. |
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CRM ou folhas de cálculo
When a spreadsheet is enough, where it starts to cost you, and what changes if you move.
Saber maisAcompanhamento de candidaturas
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
Saber maisAgências educativas
One shared student database, a caseload per counsellor, and the whole agency's pipeline in one view.
Saber maisGestão de alunos
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Saber maisPerguntas frequentes
O que deve incluir um CRM para uma consultoria educacional?
Um registo por estudante com contactos dos pais. Várias candidaturas com fases próprias cada. Prazos e sessões num único calendário. Documentos onde são usados. Acompanhamentos com datas e responsáveis. Controlo de pagamentos e faturas. Acesso por função. Uma exportação que já viu funcionar.
Quanto deve custar um CRM para uma consultoria educacional?
Entre nada e algumas centenas de euros por mês, consoante o tamanho da equipa. O EduCRM é grátis até 10 estudantes e custa 49,99 € por mês até 1499, com membros extra a 49,99 €. Avalie-o ao triplo do seu tamanho atual.
Podem os consultores educacionais utilizar um CRM genérico como o HubSpot ou o Salesforce?
Sim, com configuração. Os CRMs genéricos modelam um negócio por contacto, pelo que as candidaturas passam a objetos personalizados e os contactos dos pais a relações personalizadas. Isso funciona se alguém for responsável a longo prazo. O risco é essa pessoa sair.
Quanto tempo demora a implementação?
Planeie quatro semanas. O software é utilizável numa hora. O tempo vai para o seu modelo de fases, os seus dados e onde chegam os pedidos.
Qual é o requisito mais importante?
Várias candidaturas abertas por estudante, cada uma com a sua fase, prazo e documentos. Um único campo de estado por estudante estará errado em duas semanas.