Soluções
CRM para instituições de ensino no lado das admissões de uma escola.
Software de admissões para escolas, colégios e centros de formação. Cada contacto, dia aberto, candidatura e propina num só lugar, do primeiro contacto à vaga confirmada.
Gratuito até 10 estudantes. Sem necessidade de cartão.
O que uma instituição precisa que um CRM faça
Uma função diferente da do vosso sistema de informação de estudantes.
Em resumo
Gere as pessoas que ainda não são estudantes: cada contacto, a família por trás dele, as conversas, a candidatura e os seus documentos, os prazos e as propinas.
O seu sistema de informação de estudantes assume o controlo no dia em que alguém se inscreve. Nunca foi feito para conter trezentas conversas a meio sobre o próximo setembro. É nesse intervalo que uma admissão se perde.
Instituições que recrutam, não só inscrevem
Sempre a mesma forma: uma admissão com prazo, uma decisão no final, mais contactos do que uma pessoa consegue gerir.
Escolas privadas e independentes
Pedidos de pais, dias abertos, papelada, data de avaliação e decisão, todos os anos com setembro fixo.
Escolas de línguas
Cursos curtos, admissões contínuas, pedidos que convertem ou esfriam em duas semanas.
Institutos e centros de formação
Vários programas admitem em simultâneo do mesmo grupo de pedidos, cada um com capacidade e prazo próprios.
Academias vocacionais e profissionais
Adultos que pagam em prestações, onde o dinheiro entra na conversa de admissão.
Gabinetes internacionais universitários
Candidatos vindos do estrangeiro, com documentos no formato errado e um visto a contar o tempo.
Centros de explicações e preparação para exames
Um processo voltado para os pais, em que vender, agendar e faturar são a mesma relação.
Saber maisUm ano de admissões, num só sistema
Pela ordem em que acontece.
- 01
Os contactos chegam a um só lugar
Um formulário no site, uma chamada, uma mensagem no WhatsApp, um nome anotado numa feira. O que se perde são os três dias até alguém decidir de quem é. Um formulário de inscrição no seu próprio subdomínio coloca tudo diretamente no sistema.
- 02
Dias abertos e aulas experimentais
As inscrições chegam pelo mesmo formulário, a presença é registada como sessão, e o seguimento é uma tarefa datada com um nome.
- 03
A família, não só o candidato
Numa escola, quem decide é um pai; num programa para adultos, muitas vezes é uma entidade patronal. Cada conversa fica registada com data e o que ficou combinado, para que quem atenda depois saiba o histórico.
- 04
Candidaturas, uma por programa
Uma família que se candidata a dois programas não é um único estado. Cada candidatura é um registo próprio, com a sua fase, prazo, documentos e responsável.
- 05
Documentos que chegam fora de ordem
Boletins escolares, referências, identificação, formulários médicos, comprovativo de morada. Tudo é carregado em categorias fixas, para que nada fique apenas num email arquivado.
- 06
Avaliações, entrevistas e prazos
Testes de admissão, entrevistas, dias abertos e o prazo de inscrição partilham um único calendário com cada acompanhamento, com lembretes e sincronização bidirecional com o Google Calendar.
- 07
Taxas de inscrição e sinais
Faturado, pago e em dívida, por família, com faturas e recibos numerados em PDF.
- 08
A decisão, e os que recusa
Propostas, aceitações e recusas são etapas, não eliminações. Um candidato que recusa este ano é um registo que mantém no próximo.
Quem vê o quê
Mais pessoas gravitam em torno do processo do que numa consultoria: um registador, uma rececionista, um diretor de admissões, um tesoureiro. Os perfis permitem partilhar o registo sem partilhar tudo.
| Função | Quem costuma ser | O que podem fazer |
|---|---|---|
| Proprietário | Diretor ou reitor | Tudo, incluindo faturação e definições. |
| Administrador | Diretor de admissões ou registador | Todos os candidatos, todos os programas. |
| Orientador | Responsável de admissões, coordenador de programa | Os seus próprios candidatos. |
| Visualizador | Rececionista, tesoureiro, diretor | Apenas leitura. |
Cada candidato tem um responsável nomeado. É isso que determina se há seguimento. Ver funções e permissões da equipa e a página de segurança.
O que isto não é
Uma página que promete tudo não vale nada numa comparação.
Quatro coisas que o EduCRM não faz.
- 01
Não é um sistema de informação de estudantes
Sem horários, pautas, registo de presenças ou boletins. Utilize-o em paralelo com o sistema que gere os estudantes matriculados e transfira na matrícula.
- 02
Não processa pagamentos online
Propinas, faturas e recibos são geridos e gerados aqui. O dinheiro continua a movimentar-se através do seu banco ou processador de pagamentos.
- 03
Não existe acesso para famílias
Os pais e candidatos são contactados a partir da plataforma. Não existe portal para famílias.
- 04
Não é um pacote de relatórios
O painel responde às perguntas em tempo real, mais um gráfico de receita. Tudo o resto constrói-se fora, a partir da exportação de dados Premium.
A começar a meio do ano, que é quando todos começam
- Passo 01
Traga a lista que já tem
Carregue a folha de cálculo das consultas do escritório. O mapeamento de colunas é sugerido automaticamente e verificado quanto a duplicados antes de gravar.
- Passo 02
Dê nome às suas etapas
Etapas, funil, tipos de sessão e métodos de pagamento são todos definições. Use as palavras que já se usam no escritório.
- Passo 03
Coloque o formulário no site
A partir desse dia, cada consulta chega classificada, datada e atribuída.
- Passo 04
Faça uma admissão antes de mover o resto
Um programa, ou um ano letivo, por período. Consulte a checklist de implementação do CRM.
Quanto custa a uma instituição
- Grátis, até 10 estudantes. Suficiente para testar a admissão de um programa. Sem cartão.
- Premium, 49,99 €/mês, até 1499 estudantes, mais formulários de inscrição, tarefas de voz, marca personalizada e exportação de dados. Contas extra de equipa a 49,99 € cada. Teste de 14 dias.
- Business, 1.500 € de instalação mais Premium. Feito por nós: website personalizado, formulário de captação de leads e email profissional.
Os dados ficam na região europe-west1 da Google Cloud. Subcontratados e retenção estão na página de segurança.
Perguntas frequentes
O que é um CRM para instituições de ensino?
Software que gere tudo o que precede a matrícula: pedidos de informação, inscrições em dias abertos, a família por trás de cada candidato, candidaturas com fases e prazos próprios, documentos, taxas e acompanhamentos. Um sistema de informação de estudantes não foi feito para isso.
O EduCRM é um sistema de informação de estudantes ou um sistema de gestão escolar?
Não. Sem horários, pautas, registo de presenças ou gestão de aprendizagem. Cobre as admissões e funciona a par do sistema que gere os estudantes já inscritos.
Diferentes programas ou anos podem ser admitidos em separado?
Sim. Cada candidatura tem o seu próprio registo, com programa, fase, prazo, documentos e responsável, permitindo várias admissões em simultâneo a partir do mesmo conjunto de pedidos de informação.
Os pais ou candidatos podem iniciar sessão para consultar o estado?
Não. Não existe portal para famílias. Candidatos e pais são contactados por email a partir da plataforma, e o que foi dito fica registado no seu processo.
Quantos colaboradores a podem utilizar?
49,99 € cada no Premium, com funções de proprietário, administrador, conselheiro e visualizador. O plano cobre até 1499 estudantes, sem limite fixo de equipa.
Onde são guardados os dados dos candidatos?
Na região europe-west1 da Google Cloud, com TLS 1.2 ou superior em trânsito e cada espaço de trabalho isolado. Detalhes completos na página de segurança.
Veja-o numa admissão real
O software ao vivo com candidatos, candidaturas e taxas de exemplo. Sem conta, sem cartão, reinicia a cada 24 horas.
Páginas relacionadas
Captação de alunos
The funnel from first enquiry through counselling, application, offer and enrolment.
Formulários de inscrição
A branded sign-up page on your own subdomain, feeding enquiries straight into your CRM.
Acompanhamento de candidaturas
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
Guia de escolha de CRM
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.