Em resumo
Mova primeiro os estudantes ativos, depois as suas candidaturas abertas, depois os pagamentos pendentes. Não migre o histórico. Com menos de cem estudantes ativos, pode estar a trabalhar por completo no novo sistema num dia, porque os únicos dados que têm de estar perfeitos no primeiro dia são os ligados a um prazo futuro.
O instinto é mover tudo, o que transforma um trabalho de um dia num projeto de três meses abandonado. Estudantes que terminaram há dois anos não precisam de estar no CRM para serem preservados.
Passo 1. Decida o que conta como ativo
Escreva primeiro a regra: ativo significa uma sessão, uma candidatura aberta ou uma fatura por pagar nos próximos doze meses. Tudo o resto é arquivo. Isso costuma reduzir a migração para metade.
Passo 2. Limpe a folha de cálculo, não o CRM
Corrigir dados é muito mais fácil na folha de cálculo do que depois da importação. Antes de exportar seja o que for:
Limpeza pré-migração
- Uma linha por estudante. Junte os duplicados criados quando alguém foi adicionado duas vezes com grafias diferentes.
- Separe campos combinados. "Maria K. (mãe Elena 69…)" são três campos, não um.
- Use um único formato de data. Formatos mistos são a causa mais comum de falha na importação.
- Uniformize nomes de países e universidades. "UK", "U.K." e "United Kingdom" são um único valor, não três.
- Elimine colunas que ninguém preenche há um ano.
Passo 3. Mova primeiro os estudantes, depois as candidaturas, depois os pagamentos
- Passo 01
Estudantes
Contactos, contactos dos pais, escola e países de destino. O resto espera até à próxima conversa.
- Passo 02
Candidaturas em curso
Só os casos ainda não fechados, com universidade, fase e prazo. Esta parte tem de estar certa, porque o calendário depende dela.
- Passo 03
Pagamentos em falta
Introduza o que está em dívida, não o que já foi pago. O histórico de pagamentos está na contabilidade e não precisa de ser repetido.
- Passo 04
Sessões a partir de agora
Registe as novas sessões desde o primeiro dia, sem preencher o passado. Em poucas semanas o registo fica suficientemente completo.
Passo 4. Feche os antigos pontos de entrada
Uma migração falha quando novos dados continuam a chegar ao sítio antigo. Se os pedidos chegam por um Google Form ou pela bio do Instagram, redirecione-os na mesma semana. É para isso que servem os formulários de inscrição.
Quanto tempo demora realmente
A importação demora minutos. O tempo vai na limpeza: meio dia para cinquenta estudantes, um dia inteiro para duzentos. O que demora semanas é o hábito: a equipa tem de parar de abrir a folha. Uma data a partir da qual a folha fica só para leitura ajuda mais do que qualquer formação.
O processo completo está na lista de implementação do CRM. Se vale a pena mudar, incluindo os argumentos para ficar, está em CRM vs folhas de cálculo.
Comece com dez estudantes
O plano gratuito cobre 10 estudantes, suficiente para ensaiar uma migração real primeiro.
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Perguntas frequentes
Devemos migrar os estudantes que já foram colocados?
Só se espera voltar a trabalhar com eles ou precisar do registo para uma referência. Caso contrário, mantenha a folha de arquivo. Os casos fechados só criam ruído em cada lista e pesquisa.
Os dados podem voltar a ser exportados mais tarde?
Devia ser, e convém confirmar antes de se comprometer com qualquer fornecedor. O EduCRM inclui exportação de dados no plano Premium.