Gestão de estudantes: um registo que contém toda a relação

Um registo por estudante, com perfil, contactos dos pais, sessões, candidaturas, documentos, tarefas, pagamentos e faturas.

O que contém um registo de estudante

Os campos são os que utiliza numa sessão, não os de um cartão de contacto genérico:

• Dados de contacto, número de identificação ou passaporte, e dois conjuntos de contactos de pais ou encarregados de educação. A pessoa a quem telefona muitas vezes não é aquela que aconselha, nem a que paga.
• Escola, tipo de escola, nível de ensino, ano de escolaridade, disciplinas de orientação e notas ano a ano.
• Certificados de línguas, países de destino, nível de curso, programa de estudos e ano de início.
• Interesses, passatempos e disciplinas preferidas: os pormenores que tornam uma carta de motivação específica.
• Irmãos, profissões dos pais e como conheceram os vossos serviços.
• Um plano de ação em texto livre, além de notas para resumos de sessões e feedback dos pais.

A ficha adapta-se ao cliente. Os estudantes são classificados como estudante do ensino secundário, universitário, trabalhador ou militar, mostrando apenas os campos relevantes: emprego atual para quem muda de carreira, universidade atual para uma transferência, interesses de estudo para quem termina o serviço militar.

Cada sessão é registada associada ao estudante com data, hora de início, duração, tipo, conselheiro e notas. Os tipos de sessão são configuráveis; os predefinidos são inicial, acompanhamento, avaliação de carreira e revisão de candidatura.

Dois campos fazem a maior parte do trabalho: ações a realizar e data da próxima sessão. O painel utiliza o segundo para criar uma lista de acompanhamentos pendentes. As sessões também podem ter um lembrete e criar uma entrada no calendário.

Cada candidatura aparece na ficha do estudante com a fase, o prazo e os documentos, e num quadro com todos os estudantes. Um estudante, várias candidaturas, cada uma acompanhada separadamente. Ver acompanhamento de candidaturas.

Os documentos carregam-se em sete categorias fixas: identidade, diploma, certificados de língua, registos académicos, carta de motivação, cartas de admissão e outros. Fixas por razão. É aqui que uma drive partilhada falha, porque pastas com nomes de pessoas diferentes divergem e ninguém repara até à semana da submissão.

As tarefas têm prioridade, etiquetas, lembrete, uma lista de verificação opcional e uma regra de recorrência, e podem ligar-se a um estudante, ficando no mesmo calendário das sessões e prazos. Uma tarefa também pode não ter data. No Premium pode adicionar tarefas por voz.

As submissões do seu formulário de inscrição personalizado tornam-se fichas de estudante com um clique, para o perfil começar preenchido e não vazio.

O que foi faturado, pago e está em falta fica registado no estudante. As faturas e os recibos são gerados e enviados a partir da plataforma, para saber o saldo antes da sessão, não depois.

Os registos ficam num espaço de trabalho isolado, com funções de proprietário, administrador, consultor e visualizador, sem leituras entre inquilinos. Os dados são guardados na região europe-west1 da Google Cloud. Mais detalhes na página de segurança.