Uma implementação de CRM em quatro semanas: decida o modelo, migre os casos ativos, mude os canais de contacto e desative o sistema antigo.
Semana 1: Decida o modelo
Antes de tocar em qualquer dado
- Escreva as etapas do seu funil e a condição de entrada de cada uma. Seis ou menos.
- Escreva as fases da sua candidatura. Cinco ou menos.
- Decida o que torna um estudante ativo. Isto define o conjunto a migrar.
- Decida que conselheiro fica responsável por que estudantes.
- Acorde os campos que vai realmente preencher. Cada campo opcional é uma futura discussão.
Semana 2: Migre o conjunto ativo
Dados
- Limpe primeiro a folha de cálculo: elimine duplicados, separe campos combinados, uniformize datas e nomes de países.
- Importe os estudantes ativos com os dados de contacto e dos encarregados de educação.
- Adicione apenas as candidaturas em curso, cada uma com universidade, fase e prazo.
- Introduza os pagamentos pendentes. Ignore o histórico já liquidado.
- Verifique dez registos ao acaso contra a origem. Se algo estiver sistematicamente errado, corrija a importação, não os registos.
O detalhe por trás desta semana está em migrar de folhas de cálculo para um CRM.
Semana 3: Transfira as entradas
Onde chega o trabalho novo
- Publique o formulário de inscrição e coloque-o no seu website, na biografia do Instagram e na assinatura de email.
- Desative o formulário de contacto antigo para nada ficar duplicado.
- Adicione os membros da equipa e defina as respetivas funções.
- Marque a revisão semanal recorrente no calendário de todos.
- Registe todas as novas sessões no CRM a partir desta semana. Sem exceções.
Semana 4: Retirar o sistema antigo
A mudança
- Defina uma data a partir da qual a folha de cálculo fica só de leitura, e renomeie-a para que todos vejam isso.
- Mantenha uma semana em paralelo, não três. Períodos longos deixam ambos os sistemas incompletos.
- Analisem em conjunto, como equipa, as listas de tarefas em atraso e sem próxima ação.
- Confirme que consegue exportar os seus dados, enquanto ainda tem alternativa.
- Anote os três erros que a equipa repete, e corrija a configuração em vez de repetir a formação.
O que costuma correr mal
| Sintoma | Causa habitual |
|---|---|
| Ninguém atualiza o quadro | Demasiadas etapas, ou etapas que não correspondem ao fluxo de trabalho |
| Duas versões da verdade | A folha de cálculo antiga ainda pode ser editada |
| Os dados parecem incorretos após a importação | Formatos de data inconsistentes, ou campos combinados não separados antes da exportação |
| Continuam a perder-se novas candidaturas | Os canais de candidatura nunca foram redirecionados |
Ainda a escolher um sistema em vez de o implementar? Comece pelo guia de compra de CRM.
Experimente a primeira semana gratuitamente
O plano gratuito cobre 10 estudantes, suficiente para testar o modelo antes de migrar seja o que for.