W skrócie
Najpierw przenieś aktywnych uczniów, potem ich otwarte aplikacje, potem zaległe płatności. Nie migruj historii. Przy mniej niż stu aktywnych uczniach nowy system może działać w pełni już po jednym dniu, bo tylko dane powiązane z przyszłym terminem muszą być idealne od początku.
Odruch podpowiada, by przenieść wszystko, co zamienia jednodniową pracę w porzucony trzymiesięczny projekt. Uczniowie, którzy skończyli dwa lata temu, nie muszą być w CRM, by zachować ich dane.
Krok 1. Ustal, co oznacza „aktywny”
Najpierw ustal zasadę: aktywny oznacza sesję, otwartą aplikację lub nieopłaconą fakturę w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy. Reszta to archiwum. Zwykle zmniejsza to zbiór migracji o połowę.
Krok 2. Uporządkuj arkusz, nie CRM
Poprawianie danych jest dużo łatwiejsze w arkuszu niż po imporcie. Zanim cokolwiek wyeksportujesz:
Porządkowanie przed migracją
- Jeden wiersz na ucznia. Scalić duplikaty powstałe, gdy ktoś został dodany dwukrotnie pod różnym zapisem nazwiska.
- Rozdziel połączone pola. „Maria K. (mama Elena 69…)” to trzy pola, nie jedno.
- Używaj jednego formatu daty. Mieszane formaty to najczęstsza przyczyna nieudanego importu.
- Ujednolić nazwy krajów i uczelni. „UK”, „U.K.” i „United Kingdom” to jedna wartość, nie trzy.
- Usuń kolumny, których nikt nie wypełniał od roku.
Krok 3. Przenieś uczniów, potem aplikacje, potem płatności
- Krok 01
Uczniowie
Dane kontaktowe, kontakty do rodziców, szkoła i kraje docelowe. Reszta może poczekać do następnej rozmowy.
- Krok 02
Otwarte aplikacje
Tylko te jeszcze niezamknięte, z uczelnią, etapem i terminem. To musi się zgadzać, bo od tego zależy kalendarz.
- Krok 03
Zaległe płatności
Wpisz to, co jest do zapłaty, nie to, co już rozliczone. Historia płatności jest w księgowości i nie trzeba jej przepisywać.
- Krok 04
Sesje od teraz
Nowe spotkania notuj od pierwszego dnia, bez uzupełniania wstecz. Po kilku tygodniach zapis będzie wystarczająco pełny.
Krok 4. Zamknij stare punkty wejścia
Migracja się nie udaje, gdy nowe dane wciąż trafiają w stare miejsce. Jeśli zapytania przychodzą przez Google Form lub bio na Instagramie, przekieruj je tego samego tygodnia. Do tego służą formularze rejestracyjne.
Ile to naprawdę trwa
Import trwa minuty. Czas pochłania porządkowanie: pół dnia dla pięćdziesięciu uczniów, cały dzień dla dwustu. Tygodnie zajmuje nawyk: zespół musi przestać otwierać arkusz. Data, po której arkusz jest tylko do odczytu, działa lepiej niż każde szkolenie.
Pełny plan wdrożenia jest w liście kontrolnej wdrożenia CRM. Czy w ogóle się przenosić, wraz z argumentami za pozostaniem, znajdziesz w CRM vs arkusze.
Zacznij od dziesięciu uczniów
Darmowy plan obejmuje 10 uczniów, wystarczy, by najpierw przećwiczyć prawdziwą migrację.
Czytaj dalej
Najczęstsze pytania
Czy warto migrować uczniów, którzy już zostali zakwalifikowani?
Tylko jeśli planujesz dalszą współpracę lub potrzebujesz danych jako referencji. W innym razie zostaw archiwalny arkusz. Zamknięte sprawy zaśmiecają każdą listę i wyszukiwanie.
Czy dane można ponownie wyeksportować później?
Tak powinno być. Potwierdź to, zanim zdecydujesz się na dostawcę. EduCRM zawiera eksport danych w planie Premium.