CRM czy arkusze kalkulacyjne dla konsultantów edukacyjnych

Kiedy arkusz naprawdę wystarcza agencji, gdzie zaczyna kosztować i co się zmienia po przejściu na CRM.

Kiedy arkusz kalkulacyjny wystarcza

Wtedy arkusz bije CRM niemal pod każdym względem: brak opłat za stanowisko, brak modelu danych do ustalenia, brak migracji, a zmiany zajmują sekundy. Konsultant w pierwszym roku nie powinien kupować oprogramowania.

Błędy się kumulują. Każdy z osobna jest do zniesienia, dlatego narastają niezauważenie.

Zduplikowane i rozjeżdżające się dane

Ten sam uczeń dodany dwukrotnie pod dwiema pisowniami. Numer zaktualizowany w jednym arkuszu, a nie w drugim. Nic nie ostrzega. Odkrywa się to, gdy wiadomość trafia na numer zmieniony we wrześniu.

Follow-upy bez miejsca

Arkusz nie wie, co znaczy „zaległy”. Dodanie kolumny z datą niczego nie zmienia: wiersze po terminie się nie wyróżniają, więc pamiętanie zostaje ręczne, dokładnie to, czego miało się unikać.

Jeden wiersz na ucznia, wiele aplikacji

Strukturalny problem bez dobrego obejścia. Uczeń aplikujący na sześć uczelni ma sześć terminów i sześć list dokumentów. Albo rozszerza się wiersz do trzydziestu kolumn, albo wpisuje się „3 wysłane, 2 czekają na transkrypt, TU Delft potrzebuje eseju” w komórkę, której nic nie może filtrować.

Uprawnienia

Udostępnianie arkusza jest albo pełne, albo żadne. Asystent na część etatu, który ma widzieć dane kontaktowe, widzi też ustalenia dotyczące opłat i notatki o rodzinie.

Współpraca

Jednoczesna edycja przez dwie osoby działa technicznie, ale zawodzi organizacyjnie: brak zapisu, kto co zmienił, brak notatek z sesji, a ktoś sortuje dane, gdy kolega czyta.

Raportowanie

Możliwe z tabelami przestawnymi, jeśli dane są czyste, a właśnie to uniemożliwiają powyższe problemy. Błędy raportowania to tu zamaskowane błędy jakości danych.

Śledzenie płatności

Opłaty etapowe oznaczają kilka płatności na ucznia. W jednym wierszu to Zadatek, Płatność 2, Płatność 3. Cztery raty psują układ.

Audytowalność

Historia wersji odpowiada na pytanie „co było wcześniej w tej komórce?”, nie „kto zmienił ten termin, kiedy i dlaczego?”. To ma znaczenie, gdy rodzina kwestionuje ustalenia.

• Migracja to prawdziwa praca. Importer proponuje mapowanie i sprawdza wiersze, ale uporządkowanie bałaganu w arkuszu i tak zajmuje pół dnia na pięćdziesięciu uczniów. Migracja zrobiona w połowie jest gorsza niż żadna.
• CRM narzuca model. Jeśli proces nie pasuje, trzeba będzie z nim walczyć miesiącami.
• Nawyk jest trudniejszy niż dane. Działa dopiero, gdy wszyscy przestaną otwierać arkusz. To problem zarządzania.

Nie „efektywność”. Cztery konkretne rzeczy:

1. 1Jeden filtr pokazuje wszystkie wnioski w przygotowaniu z terminem w ciągu sześciu tygodni.
2. 2Jeden filtr pokazuje wszystkich aktywnych uczniów bez zaplanowanego kolejnego działania: tych, którzy po cichu odchodzą.
3. 3Współpracownik może zastąpić. Cały kontekst jest zapisany.
4. 4Saldo znane jest przed spotkaniem, nie na koniec miesiąca.

Jeśli żaden z tych czterech nie zmieniłby decyzji w zwykłym tygodniu, zostań przy arkuszu.

Aktywni uczniowie, potem otwarte aplikacje, potem niezapłacone salda. Bez historii. Zobacz przejście z arkuszy do CRM i przewodnik po wyborze CRM.