Każda aplikacja na studia to osobna karta z własnym etapem, terminem, dokumentami i opiekunem, w kartotece ucznia i na tablicy obejmującej wszystkich uczniów.
Jak działa śledzenie aplikacji
W skrócie
Każda aplikacja to osobny rekord z własnym etapem, terminem, dokumentami i opiekunem. Widać ją w kartotece ucznia oraz na tablicy przeciągnij i upuść dla wszystkich uczniów, więc pytania „na jakim etapie jest ten uczeń?” i „co jest w przygotowaniu w tym miesiącu?” to jeden filtr.
Etapy aplikacji
Domyślnie dostępnych jest sześć etapów. Zmień ich nazwy, kolejność lub zastąp je w Ustawieniach:
| Etap | Co oznacza |
|---|---|
| Wersja robocza | W przygotowaniu. Dokumenty zebrane, esej napisany, termin zapisany. |
| Złożone | Wysłane do uczelni. |
| Oferta | Oferta została złożona. |
| Odrzucone | Niepowodzenie. Zachowane, nie usunięte. |
| Zaakceptowane | Uczeń zaakceptował ofertę. |
| Zapisany | Przyjęty. Etap, który pokazuje, czy rok się powiódł. |
Dodaj etap na liście lub oczekuje na decyzję, jeśli potrzebujesz, ale trzymaj listę krótką. Tablice z dwunastoma etapami przestają być aktualizowane już w listopadzie.
Terminy
Terminy trafiają do tego samego kalendarza co sesje i follow-upy, w widoku dnia, tygodnia i miesiąca, przeciągnij, by zmienić termin, kolory według ucznia. Drugi kalendarz to ten, którego nikt nie otwiera.
Przed spóźnieniami chroni planowanie wstecz od terminu, przez wszystko, co zależy od kogoś innego: sekretariaty szkół, osoby polecające, tłumaczy, komisje egzaminacyjne. Metoda jest opisana w zarządzaniu dokumentami i terminami.
Dokumenty dla każdej aplikacji
Uczelnie różnią się wymaganiami: tłumaczenie przysięgłe, transkrypt po angielsku, dwie referencje zamiast jednej. Lista kontrolna przy aplikacji, a nie przy uczniu, ujawnia to w październiku, nie w tygodniu terminu. Same dokumenty są w kartotece ucznia, więc każda aplikacja ma do nich dostęp.
Jeden opiekun na zgłoszenie
Każde zgłoszenie ma jednego przypisanego opiekuna. Zgłoszenie należące do „zespołu” to zgłoszenie, którego nikt nie pilnuje. W planie Premium członkowie zespołu kosztują 49,99 € za osobę.
Notatki i postępy
Kontakt z biurem rekrutacyjnym, specyfika portalu, numer referencyjny, warunek do spełnienia: wszystko przy zgłoszeniu, nie w skrzynce mailowej. To umożliwia zastępstwo.
Kilka aplikacji na ucznia
To standard, nie tylko opcja. Uczeń może mieć dowolną liczbę otwartych zgłoszeń. Otwórz ucznia, by zobaczyć wszystkie jego zgłoszenia, albo tablicę, by zobaczyć wszystkich na danym etapie.
Każdy rekord zawiera uczelnię, kraj, kierunek, platformę zgłoszeniową (UCAS, Common App, Direct lub Other), etap, termin i notatki. Dzięki temu „wszystkie zgłoszenia do Holandii w wersji roboczej” to filtr, a nie ćwiczenie pamięci.
Cotygodniowy przegląd, który to umożliwia
- Filtrowanie do etapu w przygotowaniu z terminem w ciągu sześciu tygodni. To zadanie na dany tydzień.
- Sprawdź każdą listę dokumentów. Sześć tygodni to więcej niż większość zewnętrznych terminów, więc brakujące dokumenty da się jeszcze uzupełnić.
- Przegląd rekordów oczekujących na decyzję, które przekroczyły termin ponaglenia.
Przeciąganie aplikacji między etapami
Demo to działające oprogramowanie z przykładowymi aplikacjami i terminami.
Powiązane strony
Zarządzanie uczniami
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Dowiedz się więcejDoradcy studiów za granicą
Enquiries, counselling, shortlists, applications and visa paperwork for students going overseas.
Dowiedz się więcejRekrutacja uczniów
The funnel from first enquiry through counselling, application, offer and enrolment.
Dowiedz się więcejPrzewodnik wyboru CRM
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.
Dowiedz się więcejNajczęstsze pytania
Czy jeden uczeń może mieć kilka zgłoszeń na uczelnie?
Tak. Każde zgłoszenie to osobny rekord z własną uczelnią, etapem, terminem i dokumentami. Nie ma jednego statusu ucznia, z którym wszystkie musiałyby się zgadzać.
Czy EduCRM integruje się z UCAS lub Common App?
Brak integracji przez API, więc zgłoszenia nadal składa się przez każdy portal osobno. Ale każde zgłoszenie zapisuje, jakiej platformy używa (UCAS, Common App, Direct lub Other), więc możesz filtrować swoje sprawy według platformy.
Czy terminy aplikacji pojawiają się w kalendarzu?
Tak, na tym samym kalendarzu co spotkania i przypomnienia, z widokiem dnia, tygodnia i miesiąca oraz zmianą terminu przez przeciągnięcie.