Czterotygodniowe wdrożenie CRM: wybierz model, przenieś aktywny zbiór, przenieś kanały zapytań, a potem wyłącz stary system.

Tydzień 1: Zdecydować o modelu

Zapisz etapy lejka i warunek wejścia dla każdego. Sześć lub mniej.
Spisać etapy procesu aplikacyjnego. Maksymalnie pięć.
Zdecydować, co oznacza, że uczeń jest aktywny. To definiuje zbiór do migracji.
Ustal, który doradca odpowiada za których uczniów.
Ustal pola, które faktycznie będziecie wypełniać. Każde opcjonalne to przyszły spór.

Tydzień 2: Przenieść aktywny zbiór

Najpierw wyczyść arkusz: usuń duplikaty, rozdziel połączone pola, ujednolić daty i nazwy krajów.
Zaimportować aktywnych uczniów wraz z danymi kontaktowymi i danymi rodziców.
Dodać tylko otwarte aplikacje, każdą z uczelnią, etapem i terminem.
Wprowadzić zaległe płatności. Pominąć rozliczoną historię.
Sprawdź wyrywkowo dziesięć rekordów ze źródłem. Jeśli coś jest systematycznie błędne, popraw import, nie rekordy.

Szczegóły dotyczące tego tygodnia znajdują się w artykule przejście z arkuszy kalkulacyjnych na CRM.

Opublikuj formularz zgłoszeniowy i podlinkuj go na stronie, w bio na Instagramie i w stopce e-mail.
Wyłącz stary formularz kontaktowy, żeby nic nie trafiało w dwa miejsca.
Dodać członków zespołu i ustalić ich role.
Zaplanować powtarzający się tygodniowy przegląd w kalendarzu każdej osoby.
Od tego tygodnia zapisuj każde nowe spotkanie w CRM. Bez wyjątków.

Ustal datę, po której arkusz jest tylko do odczytu, i zmień jego nazwę, żeby było to widać.
Prowadź oba systemy równolegle tydzień, nie trzy. Długi okres równoległy zostawia oba systemy niekompletne.
Przeglądać razem, jako zespół, listy zaległości i brakujących kolejnych działań.
Sprawdź, czy możesz wyeksportować dane, dopóki masz alternatywę.
Zapisz trzy rzeczy, które zespół wciąż robi źle, i popraw konfigurację, zamiast powtarzać szkolenie.

Objaw	Zwykła przyczyna
Nikt nie aktualizuje tablicy	Zbyt wiele etapów albo etapy niezgodne z przebiegiem pracy
Dwie wersje prawdy	Stary arkusz nadal można edytować
Dane wyglądają źle po imporcie	Mieszane formaty dat albo połączone pola nierozdzielone przed eksportem
Nowe zapytania nadal są pomijane	Kanały zapytań nigdy nie zostały przekierowane

Wciąż wybierasz system, zamiast go wdrażać? Zacznij od przewodnika po wyborze CRM.

Pierwszy tydzień za darmo

Plan darmowy obejmuje 10 uczniów, wystarczy, by przetestować model przed migracją.

Przewodnik wyboru CRM

Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.

Agencje edukacyjne

One shared student database, a caseload per counsellor, and the whole agency's pipeline in one view.