In breve
Sposta prima gli studenti attivi, poi le loro candidature aperte, poi i pagamenti in sospeso. Non migrare lo storico. Con meno di cento studenti attivi puoi essere operativo nel nuovo sistema in un giorno, perché i soli dati che devono essere perfetti dal primo giorno sono quelli legati a una scadenza futura.
L'istinto è spostare tutto, e così un lavoro di un giorno diventa un progetto abbandonato di tre mesi. Gli studenti che hanno finito due anni fa non serve tenerli nel CRM per conservarli.
Passo 1. Decidi cosa conta come attivo
Prima scrivi la regola: attivo significa una sessione, una candidatura aperta o una fattura non pagata nei prossimi dodici mesi. Il resto è archivio. Di solito questo dimezza i dati da migrare.
Fase 2. Pulisci il foglio, non il CRM
Correggere i dati è molto più facile nel foglio di calcolo che dopo l'importazione. Prima di esportare:
Pulizia pre-migrazione
- Una riga per studente. Unisci i duplicati creati quando qualcuno è stato aggiunto due volte con grafie diverse.
- Separa i campi uniti. "Maria K. (mamma Elena 69…)" sono tre campi, non uno.
- Usa un solo formato di data. I formati misti sono la causa più comune di importazioni fallite.
- Uniforma i nomi di paesi e università. "UK", "U.K." e "United Kingdom" sono un solo valore, non tre.
- Elimina le colonne che nessuno compila da un anno.
Fase 3. Sposta prima gli studenti, poi le candidature, poi i pagamenti
- Passaggio 01
Studenti
Contatti, contatti dei genitori, scuola e paesi target. Il resto può aspettare la prossima volta che li senti.
- Passaggio 02
Candidature aperte
Solo quelle non ancora chiuse, con università, fase e scadenza. Questa parte deve essere giusta, perché il calendario ne dipende.
- Passaggio 03
Pagamenti in sospeso
Inserisci il dovuto, non il saldato. Lo storico dei pagamenti resta in contabilità: non va ridigitato.
- Passaggio 04
Le sessioni da qui in avanti
Registra le nuove sessioni dal primo giorno, senza recuperare il passato. In poche settimane il registro sarà abbastanza completo.
Fase 4. Chiudi i vecchi punti di ingresso
Una migrazione fallisce quando nuovi dati continuano ad arrivare nel vecchio posto. Se le richieste arrivano tramite un Google Form o la bio di Instagram, reindirizzale entro la stessa settimana. È a questo che servono i moduli di iscrizione.
Quanto tempo serve davvero
L'importazione richiede minuti. Il tempo se ne va nella pulizia: mezza giornata per cinquanta studenti, una giornata intera per duecento. Ciò che richiede settimane è l'abitudine: il team deve smettere di aprire il foglio. Una data dopo la quale il foglio diventa di sola lettura fa più di qualsiasi formazione.
L'intero percorso è nella checklist di implementazione del CRM. Se conviene passare o restare è in CRM vs fogli di calcolo.
Inizia con dieci studenti
Il piano gratuito copre 10 studenti, sufficienti per provare prima una migrazione reale.
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Domande frequenti
Dobbiamo migrare anche gli studenti già collocati?
Solo se pensi di lavorarci di nuovo o ti serve come referenza. Altrimenti tieni il foglio archivio. I casi chiusi aggiungono rumore a ogni lista e ricerca.
I dati possono essere esportati di nuovo in futuro?
Dovrebbe esserlo, e va confermato prima di impegnarti con qualsiasi fornitore. EduCRM include l'esportazione dati nel piano Premium.