Kurz gesagt
Software mit einem Datensatz pro Schüler: Profil, Termine, Bewerbungen, Dokumente, Aufgaben und Zahlungen. So sehen Sie Status und nächsten Schritt jedes Schülers, ohne E-Mails, Tabellen und Chats zu durchsuchen.
Der Name stammt aus der Vertriebssoftware, daher die Verwirrung. Ein Vertriebs-CRM dreht sich um einen Abschluss, der einmal stattfindet. Sie betreuen eine Beziehung über Monate oder Jahre, mit ständig neuen Terminen: ein Termin nächsten Dienstag, ein Zeugnis vor der Einreichung, eine Frist im Januar, eine Rate im März.
Was gespeichert wird
Die Probe: Beantwortet ein Datensatz jede Frage, die Sie sonst mühsam zusammensuchen müssten?
- Profil. Kontaktdaten, Elternkontakte, Schule, Jahrgang, Fächer, Ausrichtung, Zielländer und die im ersten Gespräch vereinbarten Ziele.
- Termine. Jede Beratung mit Datum, Dauer, Status und Notizen.
- Bewerbungen. Jede Universität und jeder Studiengang mit eigenem Stand, Frist und Unterlagen.
- Dokumente. Zeugnisse, Pässe, Empfehlungsschreiben und Motivationsschreiben, dort angehängt, wo sie gebraucht werden.
- Zahlungen. Was in Rechnung gestellt, bezahlt und offen ist.
- Nächster Schritt. Der nächste Termin, die nächste Aufgabe oder Frist.
Der Unterschied zu einem generischen CRM
Ein generisches CRM lässt sich in diese Form zwingen. Das kostet einen Monat Aufbau und danach jeden Monat Pflege. Drei Probleme tauchen immer wieder auf:
| Ein Vertriebs-CRM geht davon aus | Eine Bildungsberatung braucht |
|---|---|
| Ein Geschäft pro Kontakt | Ein Schüler mit fünf bis fünfzehn gleichzeitigen Bewerbungen, jede mit eigenem Stand und eigener Frist |
| Der Kontakt ist der Käufer | Der Schüler ist der Kern, aber oft zahlt ein Elternteil und muss erreichbar sein |
| Eine Pipeline, die bei „abgeschlossen gewonnen“ endet | Eine Beziehung, die sich durch Angebote, Zusage, Anzahlung und Einschreibung zieht |
| Umsatz erfasst als Geschäftswert | Raten, Teilzahlungen und Quittungen, pro Schüler, über ein Jahr |
Das macht ein generisches CRM nicht unbrauchbar. Es macht es teuer in einer leicht übersehenen Währung: Stunden für die Konfiguration eigener Objekte, und niemand sonst versteht das Ergebnis.
Brauchen Sie schon eines?
Kurz gesagt
Solange Sie den nächsten Schritt jedes Schülers im Kopf behalten, brauchen Sie noch keins. Sobald Sie sich Erinnerungen zu Schülern notieren, bauen Sie bereits eins – schlecht.
Die Schwelle liegt zwischen fünfzehn und dreißig aktiven Schülern und verschiebt sich mit der Zahl der Bewerbungen pro Schüler. Ausführlicher Vergleich: CRM vs. Tabellen.
Was Sie sich als Nächstes ansehen sollten
Der CRM-Kaufratgeber behandelt die wichtigen Funktionen, Fragen an Anbieter und eine Bewertungs-Checkliste. Schülerverwaltung zeigt, was ein einzelner Datensatz enthält.
Sehen Sie einen echten Schülerdatensatz
Die EduCRM-Demo läuft auf der Live-Software mit Beispieldaten. Kein Konto, keine Karte.
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Häufige Fragen
Ist ein CRM für Bildungsberater dasselbe wie ein Student Information System?
Nein. Ein Schulverwaltungssystem gehört einer Schule oder Universität und erfasst Noten, Anwesenheit und Zeugnisse eingeschriebener Schüler. Ein Beratungs-CRM gehört dem Berater und erfasst die Beratungsbeziehung: Anfragen, Termine, Bewerbungen an andere Institutionen und Honorare.
Eignet sich das auch für eine kleine Beratungsagentur?
Ja. Der Aufwand ändert sich nicht mit der Größe: Ein Einzelberater mit zwölf Schülern hat die gleichen Fristen und denselben Papierkram wie eine Agentur, nur weniger davon. Der kostenlose Plan von EduCRM deckt 10 Schüler ab, das Ausprobieren kostet nichts.