Kurz gesagt
Verfolgen Sie den Antrag, nicht den Schüler. Jeder erhält einen eigenen Datensatz mit Phase, Frist, Dokumentenliste und zuständiger Person. Ein Schüler mit acht Anträgen hat acht Zustände gleichzeitig – dafür reicht ein Statusfeld nicht.
Das ist der häufigste Fehler, wenn eine Beratung aus der Tabelle herauswächst. Eine Zeile pro Schüler, eine Spalte namens Status. Im November steht dort „3 verschickt, 2 warten auf Zeugnis, TU Delft braucht den Essay“ – und niemand kann danach filtern.
Ein Phasenmodell, das den Kontakt mit der Realität übersteht
Eine Phase sollte zeigen, wo die Arbeit steht, und jeder Schritt sollte etwas sein, das jemand tut. Fünf reichen meist:
- Schritt 01
Vorausgewählt
Universität und Studiengang stehen fest, noch nichts vorbereitet. Notieren Sie hier Zulassungsvoraussetzungen und Frist – der restliche Plan baut darauf auf.
- Schritt 02
In Vorbereitung
Unterlagen werden gesammelt, das Motivationsschreiben entsteht. Hier bleiben Bewerbungen leise stecken – prüfen Sie das wöchentlich.
- Schritt 03
Eingereicht
Verschickt, mit Datum vermerkt. Alles, was das Portal ausgibt – Referenznummer, Zugangsdaten – gehört in den Datensatz, nicht in eine E-Mail.
- Schritt 04
Entscheidung ausstehend
Warten auf die Universität. Legen Sie das Datum fest, an dem Sie nachhaken, nicht das, an dem Sie hoffen zu hören.
- Schritt 05
Angebot / abgelehnt / zurückgezogen
Abgeschlossen. Ein Angebot bringt neue Pflichten mit sich – Anzahlung, Annahmefrist, Unterkunft – das sind Aufgaben, keine Phasen.
Was bei jeder Bewerbung festgehalten werden sollte
- Universität und Studiengang, geschrieben genau so, wie die Universität sie schreibt.
- Die Abgabefrist, und separat Ihr eigenes Zieldatum, meist zwei Wochen früher.
- Die Unterlagen, die diese Universität verlangt. Sie unterscheiden sich – wer das ignoriert, verpasst die Abgabe.
- Wer im Team dafür verantwortlich ist. Ein Name, kein Team.
- Notizen zu jedem Kontakt mit dem Zulassungsbüro.
In EduCRM liegt jede Bewerbung im Datensatz des Schülers und auf einem Drag-and-Drop-Board. Öffnen Sie den Schüler für alle seine Bewerbungen, oder das Board für alles in Vorbereitung. Siehe Bewerbungsverfolgung.
Wie Sie verhindern, dass Fristen Sie überraschen
Fristen sind ein Terminproblem, kein Erinnerungsproblem. Eine Erinnerung drei Tage vorher nützt nichts, wenn das Zeugnis zwei Wochen braucht. Zwei Gewohnheiten lösen das meiste:
- Tragen Sie das Datum für die Unterlagenbeschaffung in den Kalender ein, nicht das Abgabedatum. Rechnen Sie rückwärts durch alles, wobei Sie auf andere warten.
- Prüfen Sie das Board einmal pro Woche zu einer festen Zeit. Filtern Sie nach Bewerbungen in Bearbeitung mit einer Frist innerhalb von sechs Wochen. Diese Liste ist die Arbeit der Woche.
Da Termine, Fristen und Follow-ups einen Kalender teilen, ist diese Übersicht ein einziger Bildschirm. Mehr dazu unter Dokumente und Fristen verwalten.
Sehen Sie sich das Bewerbungsboard an
Öffnen Sie die Live-Demo und ziehen Sie eine Bewerbung zwischen den Phasen. Sie setzt sich alle 24 Stunden zurück.
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Häufige Fragen
Wie viele Bewerbungen sollte ein Schüler haben?
Das ist eine Beratungsentscheidung, keine Software-Frage. Wichtig ist nur, dass das System mehrere offene Bewerbungen pro Schüler in unterschiedlichen Phasen unterstützt. EduCRM tut das.
Sollten Visa-Schritte Bewerbungsphasen sein?
Normalerweise nicht. Ein Visum hängt von einer angenommenen Zulassung ab, kommt also erst nach Abschluss der Bewerbung. Die meisten Beratungen erfassen Visa-Schritte als terminierte Aufgaben beim Schüler.