Die acht CRM-Funktionen, die eine Auslandsstudienberatung wirklich nutzt – sortiert danach, wie schnell Sie ihr Fehlen bemerken.
1. Mehrere offene Bewerbungen pro Schüler
Nicht verhandelbar. Ein Schüler, der sich in fünf Ländern bewirbt, hat fünf Fristen, fünf Dokumentensätze und fünf Phasen. Ein Status pro Schüler ist von Woche eins an falsch. Siehe Bewerbungsverfolgung.
2. Ein Kalender, der Fristen enthält, nicht nur Termine
Termine, Fristen und Nachfassaktionen gehören in eine Ansicht. Bei zwei Kalendern öffnet niemand den mit den Fristen.
3. Dokumente dort angehängt, wo sie gebraucht werden
Ein Zeugnis gehört in die Akte, erreichbar von der Bewerbung aus, die es braucht. Ein gemeinsames Laufwerk funktioniert, bis zwei Personen einen Ordner unterschiedlich benennen.
4. Anfragenerfassung ohne erneutes Eintippen
Anfragen kommen über Instagram, WhatsApp, Ihre Website und Mundpropaganda. Irgendwann hört das Kopieren eines Namens aus einer Nachricht in eine Datenbank auf. Ein gehostetes Formular, das direkt ins CRM schreibt, spart diesen Schritt. Siehe Anmeldeformulare.
5. Zahlungs- und Rechnungsverfolgung je Schüler
Gebühren laufen meist in Stufen: Anzahlung, Meilenstein, Restbetrag bei Einreichung. Wer was schuldet zu wissen, ohne eine Buchhaltungssoftware zu öffnen, ändert, wann Sie nachhaken.
6. Zugriff pro Person
Sobald ein zweiter Berater dazukommt, brauchen Sie Rollen. EduCRM kennt Eigentümer, Admin, Berater und Betrachter, mit getrennten Workspaces, damit keine Daten zwischen Organisationen wandern. Siehe die Sicherheitsseite.
7. Sitzungsnotizen, die tatsächlich durchsuchbar sind
Eine Notiz ist nur so viel wert, wie Sie vor dem nächsten Termin finden. Notizen in der Akte, mit Zeitstempel je Termin, schlagen ein Notizbuch und lassen einen Kollegen einspringen.
8. Ein Export, mit dem Sie gehen können
Fragen Sie vor der Unterschrift, nicht danach. Ein Anbieter, der Ihre Schüler- und Bewerbungsdaten nicht exportieren kann, ist ein Anbieter, den Sie nicht verlassen können.
Was Sie am ersten Tag auslassen sollten
- Automatisierungsregeln. Bauen Sie zuerst die Gewohnheit auf, dann automatisieren Sie, was sich als repetitiv erweist.
- Ausufernde benutzerdefinierte Felder. Jedes Feld ist eine Frage, die jemand für immer beantwortet.
- Reporting-Dashboards, zu deren Nutzung Sie sich noch nicht entschlossen haben.
Den vollständigen Bewertungsrahmen und Fragen an Anbieter finden Sie im CRM-Kaufratgeber. Wie das in einen Workflow für Auslandsstudium passt, zeigt CRM für Auslandsstudium.
Prüfen Sie die Liste am Produkt
Die Demo ist die echte Software. Arbeiten Sie die acht obigen Punkte darin durch.