Kurz gesagt
Eine Schüler-Akquise-Pipeline ist die Abfolge Anfrage → qualifiziert → Beratung → Bewerbung → Angebot → eingeschrieben, mit einer schriftlichen Eintrittsbedingung und einem Verantwortlichen je Phase. Ihre Aufgabe ist nicht die Prognose, sondern sichtbar zu machen, welche Schüler ins Stocken geraten sind.
Die sechs Stufen
- Schritt 01
Anfrage
Jemand hat Kontakt aufgenommen. Noch keine Bewertung. Jede Anfrage landet hier, unabhängig vom Kanal.
- Schritt 02
Qualifiziert
Sie kennen Jahrgang, Zielländer und Zeitrahmen, und das ist Arbeit, die Sie leisten. Eintrittsbedingung: Ein echtes Gespräch hat stattgefunden.
- Schritt 03
Beratung
Termine laufen, eine Auswahl entsteht. Das kann Monate dauern und hier entsteht der meiste Wert.
- Schritt 04
Bewerbung läuft
Mindestens eine Bewerbung in Vorbereitung oder eingereicht. Ab hier liegen die Details bei den Bewerbungen.
- Schritt 05
Angebot
Mindestens ein Angebot liegt vor. Neue Pflichten beginnen: Anzahlungen, Annahmefristen, Unterkunft, Visum.
- Schritt 06
Immatrikuliert
Platziert. Die Zahl, die zeigt, ob das Jahr erfolgreich war – und der Moment, um eine Empfehlung zu bitten.
Wo Schüler verloren gehen
Zwei Lücken verursachen die meisten Verluste, und beide sind struktureller, nicht motivationaler Natur.
Von Anfrage zu qualifiziert
Anfragen kommen über vier oder fünf Kanäle und werden beantwortet, sobald es jemand bemerkt. Eine Nachricht, die drei Tage liegen bleibt, ist meist verloren, weil die Familie bereits mit jemand anderem gesprochen hat. Zwei Lösungen: ein Ort, an dem alles zusammenläuft, und eine feste Antwortzeit.
Ein gehostetes Anmeldeformular erfasst Jahrgang, Zielländer und Zeitplan im Voraus, sodass Ihre erste Antwort hilfreich ist statt einer Rückfrage nach Details. Siehe Anmeldeformulare.
Von Beratung zu Bewerbung läuft
Leiser. Ein Schüler in der Beratung ohne gebuchten Termin und ohne begonnene Bewerbung ist faktisch weg, aber nichts zeigt das an. Die Lösung ist eine Regel: Drei Wochen Beratung ohne gebuchten Termin wird markiert.
Zwei Kennzahlen, die sich zu verfolgen lohnen
- Von der Anfrage zur qualifizierten Conversion. Ob Ihr Marketing die richtigen Familien anspricht.
- Zeit von der Anfrage bis zum ersten Antrag. Das klarste Frühwarnzeichen für überlastete Beratung.
Beide schlagen die reine Anfragenzahl, die vor allem zeigt, wie laut das Marketing im letzten Monat war.
Der Betrieb mit mehreren Beraterinnen und Beratern
Jeder Schüler braucht einen festen Verantwortlichen. Geteilte Verantwortung heißt: Niemand hakt nach. Siehe CRM für Bildungsagenturen und CRM für Schülerrekrutierung.
Bauen Sie die Pipeline in der Demo auf
Ziehen Sie Schüler zwischen den Phasen und sehen Sie das Board mit echter Auslastung.