إدارة الطلاب: سجل واحد يحتوي على العلاقة بأكملها

سجل واحد لكل طالب، يضم ملفه الشخصي وبيانات تواصل الوالدين والجلسات والطلبات والمستندات والمهام والمدفوعات والفواتير.

ما الذي يحتويه سجل الطالب

الحقول هي ما تستخدمه فعلاً في الجلسة، لا بطاقة اتصال عامة:

• بيانات الاتصال، رقم الهوية أو جواز السفر، ومجموعتان من جهات اتصال الوالدين أو الأوصياء. الشخص الذي تتصل به غالبًا ليس من تقدم له الاستشارة، ولا من يدفع.
• المدرسة، ونوع المدرسة، والمرحلة التعليمية، والصف الدراسي، والمواد التخصصية، والدرجات لكل سنة.
• شهادات اللغة، الدول المستهدفة، مستوى البرنامج، التخصص الدراسي وسنة البدء.
• الاهتمامات والهوايات والمواد المفضلة - التفاصيل التي تجعل البيان الشخصي محددًا.
• الإخوة والأخوات، ومهن الوالدين، وكيف عرفوا بكم.
• خطة عمل بنص حر، بالإضافة إلى ملاحظات لملخصات الجلسات وملاحظات الوالدين.

يتكيف الملف مع نوع العميل. يُصنَّف الطلاب كطالب مدرسة أو طالب جامعي أو موظف أو عسكري، وتظهر فقط الحقول ذات الصلة: الوظيفة الحالية لمن يغيّر مساره المهني، والجامعة الحالية لمن ينتقل، واهتمامات الدراسة لمن أنهى خدمته العسكرية.

تُسجَّل كل جلسة باسم الطالب بتاريخ ووقت بدء ومدة ونوع ومستشار وملاحظات. أنواع الجلسات قابلة للتخصيص؛ والافتراضية هي: أولية، متابعة، تقييم مهني ومراجعة طلب.

حقلان يؤديان معظم العمل: الإجراءات المطلوبة وتاريخ الجلسة التالية. تقرأ لوحة التحكم الثاني لبناء قائمة يحتاج متابعة. يمكن للجلسات أيضًا أن تحمل تذكيرًا وتنشئ حدثًا في التقويم.

يظهر كل طلب في سجل الطالب مع مرحلته وموعده النهائي ومستنداته، وكذلك على لوحة تضم جميع الطلاب. طالب واحد، طلبات عدة، تُتابع كل واحدة على حدة. راجع تتبع الطلبات.

تُرفع المستندات ضمن سبع فئات ثابتة: الهوية، الشهادة الدراسية، شهادات اللغة، كشوف الدرجات، البيان الشخصي، خطابات القبول، وأخرى. الثبات هو الهدف. هنا ينهار القرص المشترك، لأن المجلدات التي يسميها أشخاص مختلفون تتباعد دون أن ينتبه أحد حتى أسبوع التقديم.

تحمل المهام أولوية ووسومًا وتذكيرًا وقائمة تحقق اختيارية وقاعدة تكرار، ويمكن ربطها بطالب لتظهر في التقويم نفسه مع الجلسات والمواعيد النهائية. يمكن أن تبقى المهمة بلا تاريخ أيضًا. في Premium يمكنك إضافة المهام بالصوت.

تتحول الطلبات الواردة من نموذج التسجيل الخاص بعلامتك إلى ملفات طلاب بنقرة واحدة، فيبدأ الملف مكتملًا لا فارغًا.

ما صدرت به فاتورة، وما دُفع، وما تبقى، كلها محفوظة في ملف الطالب. تُنشأ الفواتير والإيصالات وتُرسل من المنصة، فتعرف الرصيد قبل الجلسة لا بعدها.

تقع السجلات في مساحة عمل معزولة بأدوار مالك ومسؤول ومستشار ومطّلع، دون قراءة عبر الحسابات. تُخزَّن البيانات في منطقة europe-west1 من Google Cloud. التفاصيل كاملة في صفحة الأمان.