كل طلب التحاق جامعي سجل مستقل، بمرحلته وموعده النهائي ومستنداته ومسؤوله: في ملف الطالب وعلى لوحة تغطي كل حالاتك.
كيف يعمل تتبع الطلبات
باختصار
كل طلب سجل منفصل له مرحلته وموعده النهائي ومستنداته ومسؤوله. يظهر في ملف الطالب وفي لوحة سحب وإفلات تضم جميع الطلاب، فسؤال "أين وصل هذا الطالب؟" وسؤال "ما الذي يُحضَّر هذا الشهر؟" كلاهما مجرد فلتر واحد.
مراحل الطلب
ست مراحل جاهزة افتراضيًا. أعد تسميتها أو ترتيبها أو استبدلها من الإعدادات:
| المرحلة | ماذا تعني |
|---|---|
| مسودة | قيد الإعداد. جُمعت المستندات، صيغت المقالة، وسُجّل الموعد النهائي. |
| مُقدَّم | أُرسل إلى الجامعة. |
| عرض | تم تقديم عرض. |
| مرفوض | غير ناجح. يُحفظ ولا يُحذف. |
| مقبول | وافق الطالب على العرض. |
| مسجَّل | تم الإلحاق. المرحلة التي تخبرك إن كانت السنة قد أثمرت. |
أضف مرحلة القائمة المختصرة أو بانتظار القرار إن احتجت، لكن أبقِ القائمة قصيرة. اللوحات ذات الاثنتي عشرة مرحلة تتوقف عن التحديث بحلول نوفمبر.
المواعيد النهائية
تظهر المواعيد النهائية في التقويم نفسه مع الجلسات والمتابعات، بعروض اليوم والأسبوع والشهر، مع إمكانية السحب لإعادة الجدولة، وبألوان تميز كل طالب. التقويم الثاني هو الذي لا يفتحه أحد.
ما يمنع التأخر في التقديم هو الجدولة بدءًا من الموعد النهائي رجوعًا عبر كل ما ينتظر طرفًا آخر: مكاتب المدارس، والمرجعين، والمترجمين، ولجان الاختبارات. الطريقة موجودة في إدارة المستندات والمواعيد النهائية.
المستندات لكل طلب
تختلف الجامعات فيما تطلبه: ترجمة معتمدة، أو كشف درجات بالإنجليزية، أو مرجعان بدل واحد. وضع قائمة المتطلبات في الطلب لا في ملف الطالب يكشف ذلك في أكتوبر لا في أسبوع الموعد النهائي. أما المستندات نفسها فتبقى في سجل الطالب، بحيث يصل إليها كل طلب.
مالك واحد لكل طلب
لكل طلب مالك واحد محدد بالاسم. الطلب الذي يملكه "الفريق" لا يتابعه أحد. في Premium، يُضاف كل عضو فريق مقابل €49.99.
الملاحظات وسير العمل
التواصل مع مكتب القبول، خصوصية البوابة، الرقم المرجعي، المتطلب المشروط: كلها على الطلب، لا في صندوق الوارد. هذا ما يجعل التغطية ممكنة.
عدة طلبات لكل طالب
أمر مفترض، لا مجرد مدعوم. يمكن أن يكون لدى الطالب أي عدد من الطلبات المفتوحة حسب حاجته. افتح ملف الطالب لرؤية كل طلباته، أو افتح اللوحة لرؤية طلبات الجميع في مرحلة معينة.
يحتوي كل سجل على الجامعة والدولة والبرنامج ومنصة التقديم (UCAS أو Common App أو مباشر أو أخرى) والمرحلة والموعد النهائي والملاحظات. لذا فإن "كل طلب هولندي لا يزال مسودة" هو عامل تصفية، لا تمرين للذاكرة.
المراجعة الأسبوعية التي يتيحها ذلك
- صفِّ العرض إلى قيد التحضير بموعد نهائي خلال ستة أسابيع. هذا هو عمل الأسبوع.
- راجع كل قائمة مستندات. ستة أسابيع تتفوق على معظم المهل الخارجية، لذا يمكن تدارك أي نقص.
- انظر إلى سجلات بانتظار القرار التي تجاوزت تاريخ متابعتها.
اسحب طلبًا من مرحلة إلى أخرى
النسخة التجريبية هي البرنامج الفعلي بطلبات ومواعيد نهائية نموذجية.
صفحات ذات صلة
إدارة الطلاب
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
اقرأ المزيدمستشارو الدراسة في الخارج
Enquiries, counselling, shortlists, applications and visa paperwork for students going overseas.
اقرأ المزيداستقطاب الطلاب
The funnel from first enquiry through counselling, application, offer and enrolment.
اقرأ المزيددليل اختيار نظام CRM
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.
اقرأ المزيدالأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يكون لدى طالب واحد عدة طلبات جامعية؟
نعم. لكل طلب سجله الخاص بجامعته ومرحلته وموعده النهائي ومستنداته. لا توجد حالة واحدة للطالب يجب أن تتفق معها جميعها.
هل يتكامل EduCRM مع UCAS أو Common App؟
لا يوجد تكامل عبر API، فلا يزال عليك التقديم عبر كل بوابة. لكن كل طلب يسجل المنصة التي يستخدمها (UCAS أو Common App أو مباشر أو أخرى)، فتستطيع تصفية حالاتك حسب المنصة.
هل تظهر المواعيد النهائية للطلبات في التقويم؟
نعم، على نفس تقويم الجلسات والمتابعات، بعروض يومية وأسبوعية وشهرية، مع إمكانية السحب لإعادة الجدولة.