表格何时真正够用，何时开始拖累你，换成CRM后到底会改变什么。
什么情况下表格就够用
简而言之
当一个人能把每个学生的下一步都记在脑子里:在读学生不到二十人,每人一两个申请,也没有别人需要用这些数据。
这时表格几乎全面胜过CRM:不按席位收费,不用统一数据模型,不用迁移,改动只需几秒。入行第一年的顾问,不该忙着挑软件。
电子表格开始拖累你的地方
问题会累积。每个单独看都无伤大雅,所以才会不知不觉越积越多。
数据重复和错位
同一个学生因拼写不同被录入两次。号码在一张表里改了,另一张没改。没有任何提示。等你发现时,消息已经发到了九月就换掉的号码上。
无处安放的跟进事项
表格不懂"逾期"是什么意思。加一列日期,也不会自动标出过期的行,记住这件事还是得靠人,而这正是你想摆脱的。
一个学生一行，多个申请
结构性的短板,无解。一个学生申请六所大学,就有六个截止日期、六份材料清单。你要么把一行拉成三十列,要么把"已发3份,2份等成绩单,TU Delft还差文书"塞进一个格子里,而这格子没法筛选。
权限管理
表格共享要么全开要么全关。兼职助理本该只看联系方式,却连收费安排和家庭情况都能看到。
协作
两人同时编辑,技术上可行,管理上却行不通:改了什么无人知晓,沟通记录无处可存,一人排序时另一人正在查看。
报表
用数据透视表可以做到,前提是数据干净,而上述问题恰恰破坏了数据。所谓报表失灵,其实是数据质量问题。
付款追踪
分期收费意味着每个学生多次付款。一行里要塞下定金、第二笔、第三笔。分四期就撑爆了。
可审计性
版本历史只能回答「这个单元格以前写的是什么」，回答不了「谁改了这个截止日期，什么时候改的，为什么改」。一旦家长对当初的约定有异议，这个区别就很关键。
并排对比
| 电子表格 | CRM | |
|---|---|---|
| 启动成本 | 免费 | 免费至中等。10名学生以内,EduCRM免费使用 |
| 搭建时间 | 几分钟 | 几天到几周,含数据整理 |
| 灵活性 | 完全 | 受模型限制,但阶段名称可自定义 |
| 每位学生可申请多所院校 | 会失控 | 原生支持 |
| 逾期跟进 | 手动 | 需自行整理的清单 |
| 权限管理 | 要么全做，要么不做 | 按角色分配 |
| 材料 | 另建硬盘,单独命名 | 附于记录 |
| 审计记录 | 单元格历史 | 谁在何时修改了什么 |
| 迁出 | 文件本就在你手中 | 取决于导出方式，先确认 |
关于是否迁移的坦诚建议
- 迁移是实打实的工作。导入工具会提供映射建议并校验数据，但整理一份混乱的表格，五十名学生仍要花半天。迁移做一半，比不做还糟。
- CRM会强加一套模式。如果你的流程不合适，你会花几个月时间与它较劲。
- 习惯比数据更难改。只有所有人不再打开表格，它才起作用。这是管理问题。
迁移之后，究竟会改变什么
不是"效率"，而是四件具体的事
- 一个筛选条件，就能列出所有六周内截止、仍在准备中的申请。
- 一个筛选条件，就能列出所有没有下一步日期的活跃学生：那些正在悄悄流失的学生。
- 同事可以替你顶班。背景信息都记录在案。
- 开会前就知道余额，不是月底才知道。
如果这四项在普通一周内都不影响决策，继续用表格。
如果你决定迁移
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了解更多常见问题
表格对教育顾问来说不好用吗？
不需要。单人顾问若活跃学生不到20人，用表格通常没问题。但当某个学生申请多所学校、需要多人协作、或跟进全靠记忆时，问题就来了。
表格最主要做不到的是什么？
每个学生可能有多个进行中的申请，各有阶段、截止日期和材料。表格一行对应一个学生，只能把这些塞进一个单元格，无法筛选。
我们可以在使用 CRM 的同时继续用表格吗？
只能短期并行。超过一两周，就会变成两套不完整的系统。设定一个日期，之后表格只读。