Перейти до змісту

Заявки

Як освітнім консультантам відстежувати заявки до університетів

7 хв читанняОновлено

Коротко

Відстежуйте заявку, а не студента. Кожна отримує власний запис з етапом, дедлайном, чеклістом документів і відповідальним. У студента з вісьмома заявками вісім станів одночасно, і одне поле статусу цього не вмістить.

Це найпоширеніша помилка, коли консультація переростає таблицю. Один рядок на студента, один стовпець «Статус». До листопада там написано «3 надіслано, 2 чекають виписки, TU Delft потрібне есе», і ніхто не може це відфільтрувати.

Модель етапів, яка витримує реальність

Етап має показувати, де зараз робота, а кожен перехід — бути дією людини. Зазвичай вистачає п'яти:

  1. Крок 01

    У шортлисті

    Університет і програму погоджено. Нічого ще не підготовлено. Запишіть тут вимоги до вступу й дедлайн, щоб решту плану будувати від них у зворотному порядку.

  1. Крок 02

    У підготовці

    Збираються документи, пишеться мотиваційний лист. Саме тут заявки тихо застрягають, тож переглядайте їх щотижня.

  1. Крок 03

    Подано

    Надіслано, дату записано. Усе, що видав портал (номер заявки, логін), іде в запис, а не в лист.

  1. Крок 04

    Очікує рішення

    Чекаємо на університет. Поставте дату, коли нагадаєте, а не дату, коли сподіваєтеся на відповідь.

  1. Крок 05

    Офер / відмова / відкликано

    Закрито. Офер запускає нові зобов'язання (завдаток, дедлайн прийняття, житло), і це завдання, а не етапи.

Що записувати в кожній заявці

  • Університет і програму — так, як їх пише сам університет.
  • Дедлайн подання, а окремо — вашу власну дату завершення, зазвичай на два тижні раніше.
  • Документи, яких хоче цей університет. Вони різні, і вважати інакше — прямий шлях до зірваного подання.
  • Хто в команді відповідає. Одне ім'я, а не команда.
  • Нотатки про будь-який контакт із приймальною комісією.

В EduCRM кожна заявка є в картці студента і на дошці з перетягуванням. Відкрийте студента, щоб побачити всі його заявки, або дошку, щоб побачити все в підготовці. Див. відстеження заявок.

Як дедлайни перестануть заставати зненацька

Дедлайни — це задача планування, а не нагадувань. Нагадування за три дні марне, якщо виписка готується два тижні. Дві звички вирішують більшість проблем:

  1. Ставте в календар дату збору документів, а не дату подання. Рахуйте назад усе, що залежить від інших людей.
  2. Переглядайте дошку раз на тиждень у фіксований час. Відфільтруйте заявки в підготовці з дедлайном у найближчі шість тижнів. Цей список і є роботою на тиждень.

Консультації, дедлайни й повторні контакти в одному календарі, тож цей огляд займає один екран. Більше — у статті керування документами й дедлайнами.

Подивіться на дошку заявок

Відкрийте живе демо й перетягніть заявку між етапами. Воно скидається кожні 24 години.

Спробувати демоВідстеження заявок

Поширені запитання

Скільки заявок має бути в одного студента?

Це рішення консультанта, а не програми. Важливо, щоб система підтримувала кілька відкритих заявок на студента на різних етапах. EduCRM це вміє.

Чи мають візові кроки бути етапами заявки?

Зазвичай ні. Віза залежить від прийнятого оферу, тож вона йде після закриття заявки. Більшість консультацій веде візові кроки як завдання з датами в картці студента.