Як освітнім консультантам відстежувати заявки до університетів

Це найпоширеніша помилка, коли консультація переростає таблицю. Один рядок на студента, один стовпець «Статус». До листопада там написано «3 надіслано, 2 чекають виписки, TU Delft потрібне есе», і ніхто не може це відфільтрувати.

Модель етапів, яка витримує реальність

Етап має показувати, де зараз робота, а кожен перехід — бути дією людини. Зазвичай вистачає п'яти:

• Університет і програму — так, як їх пише сам університет.
• Дедлайн подання, а окремо — вашу власну дату завершення, зазвичай на два тижні раніше.
• Документи, яких хоче цей університет. Вони різні, і вважати інакше — прямий шлях до зірваного подання.
• Хто в команді відповідає. Одне ім'я, а не команда.
• Нотатки про будь-який контакт із приймальною комісією.

В EduCRM кожна заявка є в картці студента і на дошці з перетягуванням. Відкрийте студента, щоб побачити всі його заявки, або дошку, щоб побачити все в підготовці. Див. відстеження заявок.

Дедлайни — це задача планування, а не нагадувань. Нагадування за три дні марне, якщо виписка готується два тижні. Дві звички вирішують більшість проблем:

1. 1Ставте в календар дату збору документів, а не дату подання. Рахуйте назад усе, що залежить від інших людей.
2. 2Переглядайте дошку раз на тиждень у фіксований час. Відфільтруйте заявки в підготовці з дедлайном у найближчі шість тижнів. Цей список і є роботою на тиждень.

Консультації, дедлайни й повторні контакти в одному календарі, тож цей огляд займає один екран. Більше — у статті керування документами й дедлайнами.