Перейти к содержимому

Заявки

Как консультантам по образованию отслеживать заявки в вузы

7 мин чтенияОбновлено

Коротко

Отслеживайте заявку, а не студента. У каждой своя запись с этапом, дедлайном, чек-листом документов и ответственным. У студента с восемью заявками восемь состояний сразу, и одно поле статуса их не вместит.

Это самая частая ошибка, когда агентство вырастает из таблицы. Одна строка на студента, один столбец «Статус». К ноябрю там написано «3 отправлены, 2 ждут выписку, TU Delft нужно эссе», и отфильтровать это никто не может.

Схема этапов, которая выдерживает реальность

Этап должен показывать, где сейчас работа, а каждый переход — быть действием человека. Обычно хватает пяти:

  1. Шаг 01

    В шорт-листе

    Вуз и программа согласованы. Ничего ещё не готово. Запишите здесь требования к поступлению и дедлайн, чтобы остальной план строился от них в обратную сторону.

  1. Шаг 02

    В подготовке

    Собираются документы, пишется мотивационное письмо. Здесь заявки тихо застревают, поэтому проверяйте этот этап каждую неделю.

  1. Шаг 03

    Подана

    Отправлена, дата записана. Всё, что выдал портал (номер заявки, логин), хранится в записи, а не в письме.

  1. Шаг 04

    Ждём решения

    Ждём ответа вуза. Поставьте дату, когда будете напоминать, а не дату, когда надеетесь получить ответ.

  1. Шаг 05

    Оффер / отказ / отозвана

    Закрыта. Оффер запускает новые обязательства (депозит, срок подтверждения, жильё), и это задачи, а не этапы.

Что записывать по каждой заявке

  • Вуз и программу — так, как их пишет сам вуз.
  • Дедлайн подачи, а отдельно свою дату готовности, обычно на две недели раньше.
  • Документы, которые нужны этому вузу. Они отличаются, и если считать иначе, подача срывается.
  • Кто в команде отвечает. Одно имя, а не команда.
  • Заметки о каждом контакте с приёмной комиссией.

В EduCRM каждая заявка есть в карточке студента и на доске с перетаскиванием. Откройте студента, чтобы увидеть все его заявки, или доску, чтобы увидеть всё в подготовке. См. отслеживание заявок.

Как перестать пропускать дедлайны

Дедлайны — это задача планирования, а не напоминаний. Напоминание за три дня бесполезно, если выписку делают две недели. Две привычки решают почти всё:

  1. Ставьте в календарь дату сбора документов, а не дату подачи. Идите в обратную сторону через всё, где вы ждёте кого-то другого.
  2. Раз в неделю в фиксированное время просматривайте доску. Отфильтруйте заявки в подготовке с дедлайном в ближайшие шесть недель. Этот список и есть работа на неделю.

Консультации, дедлайны и повторные контакты в одном календаре, поэтому такой разбор умещается на одном экране. Подробнее — в статье как вести документы и дедлайны.

Посмотрите доску заявок

Откройте живое демо и перетащите заявку между этапами. Демо сбрасывается каждые 24 часа.

Попробовать демоОтслеживание заявок

Частые вопросы

Сколько заявок должно быть у одного студента?

Это решение консультанта, а не программы. Важно, чтобы система поддерживала несколько открытых заявок у студента на разных этапах. EduCRM поддерживает.

Делать ли визовые шаги этапами заявки?

Обычно нет. Виза зависит от принятого оффера, поэтому идёт после закрытия заявки. Большинство агентств ведут визовые шаги как задачи с датами у студента.