Как консультантам по образованию отслеживать заявки в вузы

Это самая частая ошибка, когда агентство вырастает из таблицы. Одна строка на студента, один столбец «Статус». К ноябрю там написано «3 отправлены, 2 ждут выписку, TU Delft нужно эссе», и отфильтровать это никто не может.

Схема этапов, которая выдерживает реальность

Этап должен показывать, где сейчас работа, а каждый переход — быть действием человека. Обычно хватает пяти:

• Вуз и программу — так, как их пишет сам вуз.
• Дедлайн подачи, а отдельно свою дату готовности, обычно на две недели раньше.
• Документы, которые нужны этому вузу. Они отличаются, и если считать иначе, подача срывается.
• Кто в команде отвечает. Одно имя, а не команда.
• Заметки о каждом контакте с приёмной комиссией.

В EduCRM каждая заявка есть в карточке студента и на доске с перетаскиванием. Откройте студента, чтобы увидеть все его заявки, или доску, чтобы увидеть всё в подготовке. См. отслеживание заявок.

Дедлайны — это задача планирования, а не напоминаний. Напоминание за три дня бесполезно, если выписку делают две недели. Две привычки решают почти всё:

1. 1Ставьте в календарь дату сбора документов, а не дату подачи. Идите в обратную сторону через всё, где вы ждёте кого-то другого.
2. 2Раз в неделю в фиксированное время просматривайте доску. Отфильтруйте заявки в подготовке с дедлайном в ближайшие шесть недель. Этот список и есть работа на неделю.

Консультации, дедлайны и повторные контакты в одном календаре, поэтому такой разбор умещается на одном экране. Подробнее — в статье как вести документы и дедлайны.