Pe scurt
Urmăriți candidatura, nu studentul. Fiecare are propria fișă, cu etapă, termen limită, listă de documente și responsabil numit. Un student cu opt candidaturi are opt stări în același timp, iar un singur câmp de status nu le poate cuprinde.
Aceasta e cea mai frecventă greșeală când o firmă de consultanță depășește tabelul. Un rând per student, o coloană numită Status. Până în noiembrie scrie acolo „3 trimise, 2 așteaptă foaia matricolă, TU Delft vrea eseul” și nimeni nu poate filtra după ea.
Un model de etape care rezistă în realitate
O etapă ar trebui să spună unde se află munca, iar fiecare trecere ar trebui să fie ceva ce face un om. De obicei cinci sunt suficiente:
- Pasul 01
Pe lista scurtă
Universitatea și programul sunt stabilite. Încă nu s-a pregătit nimic. Notați aici condițiile de admitere și termenul limită, ca restul planului să fie construit invers, pornind de la ele.
- Pasul 02
În pregătire
Se strâng documentele, se scrie scrisoarea de motivație. Aici se blochează pe tăcute candidaturile, așa că verificați săptămânal.
- Pasul 03
Trimisă
Trimisă, cu data înregistrată. Orice a emis portalul (un număr de referință, un cont) intră în fișă, nu într-un e-mail.
- Pasul 04
Decizie în așteptare
Se așteaptă răspunsul universității. Stabiliți data la care reveniți, nu data la care sperați să aflați.
- Pasul 05
Ofertă de admitere / respinsă / retrasă
Închisă. O ofertă de admitere aduce un nou set de obligații (avans, termen de acceptare, cazare), iar acestea sunt sarcini, nu etape.
Ce să înregistrați la fiecare candidatură
- Universitatea și programul, scrise așa cum le scrie universitatea.
- Termenul limită de trimitere și, separat, propriul termen de finalizare, de obicei cu două săptămâni mai devreme.
- Documentele cerute de această universitate. Diferă, iar dacă presupuneți altfel, o candidatură întârzie.
- Cine din echipă e responsabil. Un nume, nu o echipă.
- Note din orice contact cu biroul de admitere.
În EduCRM, fiecare candidatură stă în fișa studentului și pe un panou drag-and-drop. Deschideți studentul ca să le vedeți pe toate ale lui sau panoul ca să vedeți tot ce e în pregătire. Vedeți urmărirea candidaturilor.
Cum să nu mai fiți surprinși de termenele limită
Termenele limită sunt o problemă de planificare, nu de mementouri. Un memento cu trei zile înainte nu ajută dacă foaia matricolă durează două săptămâni. Două obiceiuri rezolvă aproape totul:
- Treceți în calendar data de strângere a documentelor, nu data de trimitere. Porniți invers prin tot ce înseamnă să așteptați după altcineva.
- Verificați panoul o dată pe săptămână, la o oră fixă. Filtrați candidaturile în pregătire cu termen limită în următoarele șase săptămâni. Lista aceea e munca săptămânii.
Pentru că ședințele, termenele limită și follow-up-urile sunt în același calendar, verificarea încape pe un singur ecran. Mai multe în gestionarea documentelor și termenelor limită.
Vedeți panoul de candidaturi
Deschideți demo-ul live și trageți o candidatură dintr-o etapă în alta. Se resetează la fiecare 24 de ore.
Citiți mai departe
Întrebări frecvente
Câte candidaturi ar trebui să aibă un student?
Este o decizie de consiliere, nu de software. Contează ca sistemul să permită mai multe candidaturi deschise per student, în etape diferite. EduCRM permite.
Pașii pentru viză ar trebui să fie etape ale candidaturii?
De obicei, nu. Viza depinde de o ofertă de admitere acceptată, deci vine după ce candidatura se închide. Majoritatea firmelor urmăresc pașii pentru viză ca sarcini datate în fișa studentului.