Em resumo
Acompanhe a candidatura, não o estudante. Cada uma tem o seu próprio registo, com fase, prazo, checklist de documentos e responsável nomeado. Um estudante com oito candidaturas tem oito estados em simultâneo, e um único campo de estado não chega.
Este é o erro mais comum quando uma consultoria cresce mais do que uma folha de cálculo. Uma linha por estudante, uma coluna chamada Estado. Em novembro lê-se "3 enviadas, 2 à espera do certificado, TU Delft precisa do ensaio" e ninguém consegue filtrar isso.
Um modelo de etapas que resiste à realidade
Uma etapa deve indicar onde está o trabalho, e cada movimento deve ser algo que uma pessoa faz. Cinco costuma bastar:
- Passo 01
Pré-selecionada
Universidade e curso acordados. Nada preparado ainda. Registe aqui os requisitos de admissão e o prazo, para que o resto do plano seja construído a partir deles.
- Passo 02
Em preparação
Documentos a serem reunidos, carta de motivação a ser redigida. É aqui que as candidaturas param silenciosamente, por isso reveja semanalmente.
- Passo 03
Submetida
Enviada, com a data registada. Tudo o que o portal emitiu (número de referência, credenciais) fica no registo, não num email.
- Passo 04
Decisão pendente
À espera da universidade. Defina a data em que vai cobrar resposta, não a data em que espera ouvir novidades.
- Passo 05
Aceite / rejeitada / retirada
Fechada. Uma proposta inicia novas obrigações (depósito, prazo de aceitação, alojamento), e essas são tarefas, não etapas.
O que registar em cada candidatura
- Universidade e curso, escritos exatamente como a universidade os escreve.
- O prazo de submissão, e, à parte, a sua própria data limite, normalmente duas semanas antes.
- Os documentos que esta universidade exige. Variam, e presumir o contrário é assim que uma submissão atrasa.
- Quem, na equipa, é o responsável. Um nome, não uma equipa.
- Notas de qualquer contacto com o gabinete de admissões.
No EduCRM, cada candidatura está no registo do estudante e num quadro de arrastar e largar. Abra o estudante para ver todas as suas, ou o quadro para ver tudo em preparação. Veja acompanhamento de candidaturas.
Como evitar que os prazos apanhem a equipa de surpresa
Os prazos são um problema de calendarização, não de lembretes. Um lembrete três dias antes é inútil se o certificado demora duas semanas. Dois hábitos resolvem quase tudo:
- Coloque no calendário a data de reunião de documentos, não a data de submissão. Trabalhe para trás em tudo o que implica esperar por outra pessoa.
- Reveja o quadro uma vez por semana, a uma hora fixa. Filtre pelas candidaturas em preparação com prazo dentro de seis semanas. Essa lista é o trabalho da semana.
Como as sessões, os prazos e os acompanhamentos partilham um só calendário, essa revisão cabe num ecrã. Mais em gestão de documentos e prazos.
Ver o quadro de candidaturas
Abra a demonstração ao vivo e arraste uma candidatura entre fases. Repõe-se a cada 24 horas.
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Perguntas frequentes
Quantas candidaturas deve ter um aluno?
Essa é uma decisão de aconselhamento, não de software. O que importa é que o sistema suporte várias candidaturas abertas por estudante, em fases diferentes. O EduCRM suporta.
As etapas do visto devem ser fases da candidatura?
Normalmente não. Um visto depende de uma proposta aceite, por isso vem depois de a candidatura fechar. A maioria das consultoras acompanha os passos do visto como tarefas com data associadas ao estudante.