Bir eğitim danışmanlığı için CRM nasıl seçilir: önemli özellikler, tedarikçilere sorulacak sorular ve sistemleri karşılaştırmak için bir kontrol listesi.
Eğitim danışmanlığı CRM'i nedir?
Kısaca
Her öğrenci için tek bir kayıt tutan yazılım (profil, görüşmeler, başvurular, belgeler, görevler ve ücretler), böylece herhangi bir öğrencinin durumunu ve sonraki adımını e-posta ile tablolardan yeniden kurmadan görürsünüz.
Onu diğer tüm CRM'lerden ayıran tek şart: tek öğrenci, aynı anda birçok başvuru, her birinin kendi aşaması, son tarihi ve evrakı.
Genel amaçlı mı, eğitime özel mi?
İkisi de işe yarar. Farklı şekillerde başarısız olurlar.
| Genel amaçlı CRM | Eğitime özel CRM | |
|---|---|---|
| Kurulum | Haftalar sürer. Özel nesneler, alanlar ve süreçler. | Günler sürer. Kavramlar zaten hazırdır. |
| Uygunluk | Kurduğunuz her şey, bir de kurmayı unuttuğunuz her şey. | Belirli bir mantığa göre kurulmuş. Bu mantık işinize uyuyorsa iyidir. |
| Ekosistem | Geniştir. Entegrasyonlar, danışmanlar, dokümantasyon bulunur. | Daha küçüktür. Daha az entegrasyon, daha doğrudan destek sunar. |
| Sürekli maliyet | Birisi ona bakmalı, bu da bağımlılık yaratır. | Yapılandırmayı sağlayıcı sürdürür. |
| Risk | Yapılandırmayı yapan kişi ayrılır. | Tedarikçi daha küçük. Dışa aktarma yolunu kontrol edin. |
Şirket içinden biri yazılım ayarlamaktan hoşlanıyorsa ve iki yıl sonra hâlâ oradaysa, genel bir CRM işe yarar. Değilse, bu borç kasımda kurucunun üzerine kalır.
Önemli olan özellikler
Öğrenci verisi
Veli bilgileri not kutusu değil, gerçek alanlar olarak tutulur. Her öğrenciye özel bir kimlik. Notlar tek büyüyen bir metin alanı değil, tarihli görüşmelere bağlıdır. Bkz. öğrenci yönetimi.
Başvuru yönetimi
Vazgeçilmez olan: her öğrenci için birden çok açık başvuru, her birinin kendi aşaması, son tarihi, belgeleri ve sorumlusu olur. Farklı aşamalarda altı başvurusu olan bir öğrenciyi gösterin isteyin. Sadece bir durum alanı gösteriyorlarsa, cevap hayırdır. Bkz. başvuru takibi.
Takipler
İki listeye ihtiyacınız var: gecikmiş her şey, ve tarihli bir sonraki adımı olmayan her aktif öğrenci. Çoğu sistem ikincisini çıkaramaz: sessizleşen öğrencileri bulan liste.
Ödemeler ve faturalandırma
Ücretler taksitlidir ve genellikle veli tarafından ödenir. En azından: faturalanan, ödenen ve kalan tutar, ayrıca fatura ve makbuz oluşturma. Muhasebe entegrasyonu beklesin.
Ekip iş birliği
Erişimi gerçekten kısıtlayan roller, her öğrenci için adı belirli tek bir sorumlu ve bir yokluğu kapatacak kadar paylaşılan görünürlük. Bkz. eğitim ajansı CRM'i.
Talep Yakalama
Elle yeniden yazılması gereken her şey er geç yapılmaz olur. Doğrudan sisteme yazan barındırılan bir form bu adımı ortadan kaldırır.
Raporlama
Ne üzerine harekete geçeceğiniz konusunda dürüst olun. Çoğu danışmanlığın ihtiyacı iki sayıdır (talepten nitelikli adaya dönüşüm oranı ve talepten ilk başvuruya kadar geçen gün sayısı), bir de öğrencilerin, seansların, takiplerin, son tarihlerin ve ödemelerin canlı görünümü. Fazlası satın alınır, hiç açılmaz. Önemli olan dışa aktarabilmenizdir.
Veri koruma ve güvenlik
Reşit olmayanların verilerini, pasaportları ve mali bilgileri elinizde tutuyorsunuz. Bu konuda katı olun.
Her tedarikçiye sorun
- Veriler hangi bölgede saklanıyor?
- Veriler aktarım sırasında ve depolanırken şifreleniyor mu, hangi yöntemle?
- Alt işlemciler (sub-processor) kimlerdir ve bu liste yayımlanıyor mu?
- Veri İşleme Sözleşmesi mevcut mu?
- Erişim ve değişikliklere ait bir denetim kaydı (audit log) var mı?
- Ayrılırsanız verilerinize ne olur, hangi formatta, ne kadar hızlı?
- Erişim rol bazlı mı ve bir görüntüleyici gerçek anlamda salt okunur olabiliyor mu?
EduCRM'in yanıtları güvenlik sayfasında: europe-west1, TLS 1.2+, çalışma alanı izolasyonu, rol tabanlı yetkiler, denetim kaydı, yayımlanmış alt işlemci listesi ve talep üzerine DPA.
Uygulama Süreci
Yazılım bir saatte hazır olsa bile dört hafta ayırın. İş, aşama modelinizde, verilerinizde ve taleplerin nereden geldiğindedir.
- 1. Hafta. Aşamalarınızı ve aktif öğrenci sayılacak kriterleri belirleyin.
- 2. Hafta. Hesap tablosunu temizleyin, ardından aktif öğrencileri, açık başvuruları ve ödenmemiş bakiyeleri aktarın.
- 3. Hafta. Talep kanallarını yönlendirin, ekibi ekleyin, haftalık değerlendirmeyi planlayın.
- 4. Hafta. Bir hafta paralel çalışın, ardından eski sistemi salt okunur yapın.
Ayrıntılar için bkz. CRM uygulama kontrol listesi.
E-tablolardan Geçiş
Önce aktif öğrenciler, sonra açık başvurular, sonra ödenmemiş bakiyeler. Geçmişi aktarmayın. Vakit çoğunlukla temizliğe gider, bu da içe aktarmadan önce çok daha kolaydır. Bkz. hesap tablolarından CRM'e geçiş.
Tedarikçilere Sorulacak Sorular
Bu listeyi demoya götürün
- Bana farklı aşamalarda altı başvurusu olan bir öğrenci gösterin.
- Tüm danışmanlar genelinde, son tarihi altı hafta içinde olan, hazırlık aşamasındaki tüm başvuruları gösterin.
- Bana tarihli bir sonraki eylemi olmayan tüm aktif öğrencileri gösterin.
- Veli irtibat kişileri nasıl çalışır ve bir öğrenci için veliye fatura kesebilir miyim?
- İki kişi aynı kaydı düzenlediğinde ne olur?
- Fiyata neler dahil, kullanıcı başına neler ekstra ücretli?
- Verilerimi nasıl dışa aktarırım, ne kadar sürer?
- Destek yanıt süreniz nedir, kim yanıt verir?
- Son altı ayda neler yayına alındı?
Bu üç "gösterin" sorusu, geri kalan hepsinden daha fazlasını ortaya koyar. Bunları canlı sorun.
Değerlendirme kontrol listesi
Her adayı puanlayın
- Öğrenci başına birden fazla başvuru, ayrı ayrı aşamalarda. Kabul ya da ret.
- Son tarihler ve seanslar tek takvimde.
- Veli ve vasi iletişim bilgileri, gerçek alanlar olarak.
- Belgeler, kullanıldıkları yere eklenir.
- Yeniden yazmaya gerek kalmadan talep kaydı.
- Ödemeler ve faturalar öğrenciyle ilişkilendirilir.
- Role dayalı ekip erişimi.
- Canlı olarak gösterilen veri dışa aktarma.
- Yayınlanmış güvenlik politikası ve alt işlemciler.
- Öğrenci sayınız üç katına çıksa bile karşılayabileceğiniz bir fiyat.
- Ekibinizde bu süreci sahiplenecek biri.
Sık yapılan hatalar
| Hata | Maliyeti |
|---|---|
| Özellik sayısına göre seçim yapmak | Hiç açmadığınız şey için para ödüyorsunuz. |
| Veri temizliğini atlamak | Üç hafta sonra yarım bırakılan bir geçiş, elinizde iki yarım sistem. |
| On iki aşamalı bir süreç | Kimsenin güncellemediği bir pano, hiç pano olmamasından daha kötüdür. |
| Başvuru formlarının yeniden yönlendirilmemesi | Yeni veriler eski sisteme gelmeye devam ediyor. İkisi de eksik. |
| İmzalamadan önce dışa aktarmanın kontrol edilmemesi | Bırakamayacağınız bir tedarikçi. |
EduCRM'i bu kılavuza göre test edin
Canlı yazılım. 10 öğrenciye kadar ücretsiz, kart gerekmez.
Okumaya devam edin
CRM mi, tablo mu
When a spreadsheet is enough, where it starts to cost you, and what changes if you move.
Daha fazla bilgiBaşvuru takibi
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
Daha fazla bilgiEğitim acenteleri
One shared student database, a caseload per counsellor, and the whole agency's pipeline in one view.
Daha fazla bilgiÖğrenci yönetimi
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Daha fazla bilgiSıkça sorulan sorular
Bir eğitim danışmanlığı CRM'i neler içermeli?
Veli iletişimleriyle öğrenci başına bir kayıt. Her biri ayrı aşamalı birden çok başvuru. Son tarihler ve görüşmeler tek takvimde. Belgeler kullanıldıkları yerde. Tarihli ve sorumlulu takipler. Ödeme ve fatura takibi. Role dayalı erişim. Çalıştığını gördüğünüz bir dışa aktarma.
Bir eğitim danışmanlığı için CRM ne kadara mal olmalı?
Ekip büyüklüğüne göre, hiçbir şeyle ayda birkaç yüz euro arasında değişir. EduCRM 10 öğrenciye kadar ücretsiz, 1499'a kadar ayda 49,99 €, ek üyeler de 49,99 €. Mevcut büyüklüğünüzün üç katına göre değerlendirin.
Eğitim danışmanları HubSpot veya Salesforce gibi genel bir CRM kullanabilir mi?
Evet, yapılandırmayla. Genel CRM'ler kişi başına tek anlaşma modelini kullanır, bu yüzden başvurular özel nesnelere, veli iletişimleri özel ilişkilere dönüşür. Bu, birisi uzun vadede sahiplenirse işe yarar. Risk, onların ayrılmasıdır.
Uygulama ne kadar sürer?
Dört hafta planlayın. Yazılım bir saatte kullanılabilir. Zaman; aşama modelinize, verilerinize ve taleplerin geldiği yere gider.
En önemli tek gereksinim nedir?
Öğrenci başına, her biri kendi aşaması, son tarihi ve belgeleriyle birden çok açık başvuru olur. Öğrenci başına tek durum alanı iki hafta içinde yanlış olur.