Dört haftalık bir CRM geçişi: modele karar verin, aktif kayıtları taşıyın, talep kanallarını taşıyın, ardından eski sistemi devre dışı bırakın.

1. Hafta: Modele karar verin

Süreç aşamalarınızı ve her birinin giriş koşulunu yazın. Altı veya daha az.
Başvuru aşamalarınızı yazın. Beş veya daha az.
Bir öğrenciyi aktif yapan şeyin ne olduğuna karar verin. Bu, taşınacak veri kümesini belirler.
Hangi danışmanın hangi öğrencilerden sorumlu olacağına karar verin.
Gerçekten dolduracağınız alanlarda anlaşın. Her isteğe bağlı alan, ileride bir tartışmadır.

2. Hafta: Aktif kayıtları taşıyın

Önce tabloyu temizleyin: tekrarları kaldırın, birleşik alanları ayırın, tarihleri ve ülke adlarını standartlaştırın.
Aktif öğrencileri iletişim ve veli bilgileriyle birlikte içe aktarın.
Yalnızca açık başvuruları ekleyin; her birine üniversite, aşama ve son tarih bilgisiyle birlikte.
Bekleyen ödemeleri girin. Kapanmış geçmişi atlayın.
On kaydı kaynakla karşılaştırıp örnekleyin. Sistematik bir hata varsa, kayıtları değil, aktarımı düzeltin.

Bu haftanın ayrıntıları hesap tablolarından CRM'e geçiş yazısında.

Kayıt formunuzu yayınlayın ve web sitenizden, Instagram biyografinizden ve e-posta imzanızdan bağlantı verin.
İki yerde birden kayıt olmaması için eski başvuru formunu kapatın.
Ekip üyelerini ekleyin ve rollerini belirleyin.
Tekrarlanan haftalık değerlendirme toplantısını herkesin takvimine ekleyin.
Bu haftadan itibaren her yeni görüşmeyi CRM'e kaydedin. İstisna yok.

Excel dosyasının salt okunur olacağı bir tarih belirleyin ve bunu herkesin görebilmesi için adını değiştirin.
Bir hafta paralel çalışın, üç değil. Uzun paralel dönemler iki sistemi de eksik bırakır.
Gecikmiş işleri ve sıradaki adımı belirsiz kayıtları ekip olarak birlikte gözden geçirin.
Hâlâ bir alternatifiniz varken, verilerinizi dışa aktarabildiğinizden emin olun.
Ekibin sürekli yanlış yaptığı üç şeyi yazın ve eğitimi tekrarlamak yerine kurulumu düzeltin.

Belirti	Olağan neden
Kimse panoyu güncellemiyor	Çok fazla aşama, ya da işleyişe uymayan aşamalar
İki farklı gerçeklik ortaya çıkıyor	Eski Excel dosyası hâlâ düzenlenebilir durumda
İçe aktarma sonrası veriler hatalı görünüyor	Karışık tarih biçimleri, ya da aktarmadan önce ayrılmamış birleşik alanlar
Yeni talepler hâlâ gözden kaçıyor	Talep kanalları hiç yönlendirilmemiş

Hâlâ bir sistem mi seçiyorsunuz, henüz uygulamadınız mı? CRM satın alma rehberi ile başlayın.

İlk haftayı ücretsiz deneyin

Ücretsiz plan 10 öğrenciyi kapsar; hiçbir şeyi taşımadan önce modeli test etmek için yeterlidir.

CRM seçim rehberi

Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.

Eğitim acenteleri

One shared student database, a caseload per counsellor, and the whole agency's pipeline in one view.