Kısaca
Önce aktif öğrencileri taşıyın, sonra açık başvurularını, sonra bekleyen ödemeleri. Geçmişi taşımayın. Yüzden az aktif öğrenciyle yeni sistemde bir günde tam olarak çalışabilirsiniz, çünkü ilk gün kusursuz olması gereken tek veri, gelecekteki bir son tarihe bağlı veridir.
İçgüdü her şeyi taşımaktır; bu da bir günlük işi yarım kalmış üç aylık bir projeye dönüştürür. İki yıl önce mezun olmuş öğrencilerin saklanması için CRM'de olması gerekmez.
Adım 1. Neyin aktif sayılacağına karar verin
Önce kuralı yazın: aktif demek, önümüzdeki on iki ay içinde bir görüşme, açık bir başvuru veya ödenmemiş bir fatura demektir. Geri kalan her şey arşivdir. Bu genelde taşınacak veriyi yarıya indirir.
Adım 2. CRM'i değil, tabloyu temizleyin
Veriyi düzeltmek, aktarımdan sonra değil, e-tablodayken çok daha kolaydır. Herhangi bir şey dışa aktarmadan önce:
Aktarım öncesi temizlik
- Öğrenci başına tek satır. Aynı kişinin farklı yazımlarla iki kez eklenmesiyle oluşan yinelenen kayıtları birleştirin.
- Birleşik alanları ayırın. "Maria K. (annesi Elena 69…)" tek alan değil, üç alandır.
- Tek bir tarih biçimi kullanın. Karışık biçimler, başarısız aktarımın en yaygın nedenidir.
- Ülke ve üniversite adlarını standartlaştırın. "UK", "U.K." ve "United Kingdom" tek değerdir, üç değil.
- Bir yıldır kimsenin doldurmadığı sütunları silin.
Adım 3. Önce öğrencileri, sonra başvuruları, sonra parayı taşıyın
- Adım 01
Öğrenciler
İletişim bilgileri, veli iletişimleri, okul ve hedef ülkeler. Gerisi bir sonraki görüşmenize kadar bekleyebilir.
- Adım 02
Açık başvurular
Sadece henüz kapanmamış olanlar; üniversite, aşama ve son tarihle birlikte. Doğru olması gereken kısım burası, çünkü takvim buna bağlı.
- Adım 03
Bekleyen ödemeler
Ödeneni değil, borcu girin. Ödeme geçmişi muhasebenizde durur, yeniden yazılmasına gerek yok.
- Adım 04
Bundan sonraki görüşmeler
Yeni görüşmeleri ilk günden kaydedin, geçmişi doldurmayın. Birkaç hafta içinde kayıt yeterince tam olur.
Adım 4. Eski giriş noktalarını kapatın
Yeni veri eski yere gelmeye devam ederse geçiş başarısız olur. Talepler bir Google Form veya Instagram bio'nuz üzerinden geliyorsa, aynı hafta yönlerini değiştirin. Kayıt formları tam da bunun için var.
Gerçekte ne kadar sürer
İçe aktarma dakikalar sürer. Zaman temizlikte gider: elli öğrenci için yarım gün, iki yüz için tam gün. Haftalar süren şey alışkanlıktır: ekip tabloyu açmayı bırakmalı. Bunun için eğitimden daha etkili olan şey, tablonun salt okunur olacağı bir tarih belirlemektir.
Tam uygulama adımları CRM uygulama kontrol listesi'nde. Geçip geçmemeniz gerektiği, kalmanın gerekçesiyle birlikte, CRM ve tablolar karşılaştırması'nda.
On öğrenciyle başlayın
Ücretsiz plan 10 öğrenciyi kapsar; önce gerçek bir geçişi denemek için yeterlidir.
Okumaya devam edin
Sıkça sorulan sorular
Zaten yerleştirilmiş öğrencileri de aktarmalı mıyız?
Yalnızca onlarla tekrar çalışmayı bekliyorsanız veya kayda referans olarak ihtiyacınız varsa. Aksi halde arşiv tablosunu saklayın. Kapanmış vakalar her listeye ve aramaya gürültü katar.
Veriler daha sonra tekrar dışa aktarılabilir mi?
Öyle olmalı; herhangi bir tedarikçiyle anlaşmadan önce bunu doğrulayın. EduCRM, Premium'da veri dışa aktarmayı içerir.