Bir e-tablo bir danışmanlık için gerçekten ne zaman yeterlidir, size ne zaman zarar vermeye başlar ve CRM'e geçtiğinizde gerçekte ne değişir.
Bir Excel tablosu ne zaman yeterlidir
Kısaca
Bir kişi her öğrencinin bir sonraki adımını aklında tutabiliyorsa: aktif öğrenci sayısı yirminin altındadır, her birinin bir ya da iki başvurusu vardır ve veriye başka kimsenin ihtiyacı yoktur.
Bu durumda hesap tablosu, CRM'i neredeyse her yönden geçer: kullanıcı başına ücret yok, üzerinde anlaşılacak bir veri modeli yok, veri taşıma yok, değişiklikler saniyeler sürer. İlk yılındaki bir danışmanın yazılım aramaması gerekir.
E-tabloların size maliyet çıkarmaya başladığı nokta
Aksaklıklar birikir. Her biri tek başına atlatılabilir; bu yüzden fark edilmeden birikirler.
Yinelenen ve tutarsızlaşan veriler
Aynı öğrenci iki farklı yazımla iki kez eklenir. Bir numara bir sayfada güncellenir, diğerinde güncellenmez. Sizi hiçbir şey uyarmaz. Eylülde değişen bir numaraya mesaj gittiğinde fark edersiniz.
Gidecek yeri olmayan takipler
Hesap tablosu "gecikmiş" kavramını bilmez. Bir tarih sütunu eklerseniz de süresi geçen satırlar öne çıkmaz; hatırlamak yine size kalır, tam olarak vazgeçmek istediğiniz şey.
Öğrenci başına bir satır, çok sayıda başvuru
Asıl yapısal kırılma burada, çünkü iyi bir çözümü yok. Altı üniversiteye başvuran bir öğrencinin altı son tarihi ve altı belge listesi vardır. Ya satırı otuz sütuna genişletirsiniz ya da "3 gönderildi, 2'si transkript bekliyor, TU Delft deneme yazısı istiyor" yazısını hiçbir şeyin filtreleyemeyeceği bir hücreye sıkıştırırsınız.
Yetkilendirme
Sayfa paylaşımı ya hep ya hiçtir. Sadece iletişim bilgilerini görmesi gereken yarı zamanlı bir asistan, ücret düzenlemelerini ve aile notlarını da görür.
İşbirliği
İki kişinin aynı anda düzenlemesi teknik olarak işler, organizasyonel olarak başarısız olur: kim neyi değiştirdi kaydı yok, görüşme notu yok, biri sıralarken meslektaş okuyor.
Raporlama
Veri temizse pivot tablolarla mümkündür, ki yukarıdaki sorunlar tam da bunu engeller. Buradaki raporlama hataları, aslında gizlenmiş veri kalitesi hatalarıdır.
Ödeme takibi
Kademeli ücretler, öğrenci başına birden çok ödeme demektir. Tek satırda bu, Kapora, Ödeme 2, Ödeme 3 olur. Dört taksit ise düzeni bozar.
Denetlenebilirlik
Sürüm geçmişi, "bu hücrede önce ne yazıyordu?" sorusuna cevap verir, "bu son tarihi kim, ne zaman ve neden değiştirdi?" sorusuna değil. Bir aile üzerinde anlaşılanı tartışırsa, bu önemlidir.
Yan yana
| E-tablo | CRM | |
|---|---|---|
| Başlangıç maliyeti | Ücretsiz | Ücretsizden ortaya kadar. EduCRM 10 öğrenciye kadar ücretsizdir |
| Kurulum süresi | Dakikalar | Temizlik dahil, günler ile haftalar arası |
| Esneklik | Tam | Modelle sınırlıdır, ancak aşamaları siz adlandırırsınız |
| Öğrenci başına birden fazla başvuru | Çöker | Yerleşik |
| Gecikmiş takipler | Manuel | Üretebileceğiniz bir liste |
| Yetkilendirme | Ya hep ya hiç | Role dayalı |
| Belgeler | Ayrı bir disk, ayrı adlandırılmış | Kayda bağlı |
| Denetim izi | Hücre geçmişi | Kim, neyi, ne zaman değiştirdi |
| Ayrılış | Dosya zaten sizde | Dışa aktarma biçimine bağlı. Önce kontrol edin |
Geçiş yapmamanın dürüst gerekçesi
- Taşıma gerçek bir iştir. İçe aktarıcı eşleşmeyi önerir ve satırları doğrular, ama karışık bir tabloyu temizlemek elli öğrenci için yine yarım gün sürer. Yarım kalmış bir taşıma, hiç yapılmamasından kötüdür.
- Bir CRM bir model dayatır. Süreciniz buna uymuyorsa, aylarca onunla boğuşursunuz.
- Alışkanlık, veriden zordur. Herkes tabloyu açmayı bırakınca işe yarar. Bu bir yönetim sorunudur.
Taşınırsanız gerçekte ne değişir
"Verimlilik" değil. Dört somut şey:
- Tek bir filtre, son tarihi altı hafta içinde olan hazırlıktaki tüm başvuruları verir.
- Tek bir filtre, tarihli bir sonraki adımı olmayan tüm aktif öğrencileri verir: sessizce ayrılanları.
- Bir meslektaşınız yerinize bakabilir. Bağlam yazılıdır.
- Bakiyeyi toplantıdan önce bilirsiniz, ay sonunda değil.
Bu dördü normal bir haftada bir kararı değiştirmiyorsa, tabloda kalın.
Taşınmaya karar verirseniz
Önce aktif öğrenciler, sonra açık başvurular, sonra ödenmemiş bakiyeler. Geçmiş yok. Bkz. tablodan CRM'e geçiş ve CRM alıcı rehberi.
Kendi iş yükünüze karşı deneyin
10 öğrenciye kadar ücretsiz, iki haftalık gerçek bir karşılaştırma için yeterli.
Okumaya devam edin
CRM seçim rehberi
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.
Daha fazla bilgiBaşvuru takibi
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
Daha fazla bilgiÖğrenci yönetimi
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Daha fazla bilgiYurt dışı eğitim danışmanları
Enquiries, counselling, shortlists, applications and visa paperwork for students going overseas.
Daha fazla bilgiSıkça sorulan sorular
Tablolar eğitim danışmanları için kötü mü?
Hayır. Aktif öğrenci sayısı yirminin altındaki tek kişilik bir danışman için tablo genelde doğrudur. Sorunlar, bir öğrencinin çok başvurusu olduğunda, başka birinin erişime ihtiyaç duyduğunda ya da takipler hafızaya dayandığında başlar.
Bir tablonun yapamadığı ana şey nedir?
Her öğrenci için, kendine ait aşaması, son tarihi ve belgeleri olan birden çok açık başvuru bulunur. Öğrenci başına tek satır bunu hiçbir şeyin filtreleyemeyeceği bir hücreye sıkıştırır.
Tablomuzu bir CRM'in yanında kullanmaya devam edebilir miyiz?
Sadece kısa süreliğine. İkisini bir iki haftadan fazla birlikte yürütürseniz iki eksik sisteminiz olur. Tablonun salt okunur olacağı bir tarih belirleyin.