Em resumo
Software que mantém um registo por estudante, com perfil, sessões, candidaturas a universidades, documentos, tarefas e pagamentos, para ver o estado e a próxima ação de qualquer estudante sem procurar em emails, folhas de cálculo e mensagens.
O nome vem do software de vendas, e é isso que causa confusão. Um CRM de vendas gira em torno de um negócio que fecha uma vez. Aqui gere-se uma relação que dura meses ou anos, gerando obrigações com data constantemente: uma sessão na próxima terça-feira, um certificado antes da candidatura, um prazo em janeiro, uma prestação em março.
O que armazena
O teste é se um único registo responde a todas as perguntas que, de outra forma, teria de juntar:
- Perfil. Contactos, contactos dos pais, escola, ano, disciplinas, orientação, países-alvo e os objetivos acordados na primeira reunião.
- Sessões. Cada consulta com data, duração, estado e notas.
- Candidaturas. Cada universidade e curso, com a sua fase, prazo e documentação.
- Documentos. Certificados, passaportes, referências e cartas de motivação, anexados onde são necessários.
- Dinheiro. O que foi faturado, pago e está em dívida.
- Próxima ação. O acompanhamento, tarefa ou prazo mais próximo.
Em que difere de um CRM genérico
Um CRM genérico pode ser adaptado a este formato. O custo é um mês a construí-lo e todos os meses seguintes a mantê-lo. Surgem três desajustes com frequência:
| Um CRM de vendas assume | Uma consultoria educativa precisa |
|---|---|
| Um negócio por contacto | Um estudante com cinco a quinze candidaturas em simultâneo, cada uma com a sua fase e prazo |
| O contacto é o comprador | O estudante é o sujeito, mas quem paga é muitas vezes um dos pais, e tem de estar contactável |
| Um funil que termina em 'negócio fechado' | Uma relação que passa por propostas, aceitação, depósitos e inscrição |
| Receita registada como valor de negócio | Prestações, pagamentos parciais e recibos, por estudante, ao longo de um ano |
Isso não torna um CRM genérico inutilizável. Torna-o caro numa moeda fácil de esquecer: horas a configurar objetos personalizados, sem que mais ninguém entenda o resultado.
Já precisa de um?
Em resumo
Se consegue guardar de memória a próxima ação de cada estudante, ainda não precisa de um. No momento em que começa a escrever lembretes sobre estudantes, já está a construir um, mal.
O limiar situa-se entre quinze e trinta estudantes ativos, e varia com o número de candidaturas de cada um. Comparação mais longa: CRM vs. folhas de cálculo.
O que ver a seguir
O guia de compra de CRM cobre as funcionalidades que importam, o que perguntar aos fornecedores, e uma checklist de avaliação. Gestão de estudantes mostra o que cabe num único registo.
Veja um registo de estudante real
A demonstração do EduCRM funciona no software real com dados de exemplo. Sem conta, sem cartão.
Continue a ler
Perguntas frequentes
Um CRM para consultores educacionais é o mesmo que um sistema de informação de estudantes?
Não. Um sistema de informação de estudantes pertence a uma escola ou universidade e regista notas, presenças e certificados dos estudantes inscritos. Um CRM de consultoria pertence ao consultor e regista a relação de aconselhamento: pedidos de informação, sessões, candidaturas a outras instituições e honorários.
Uma pequena consultora pode usar um?
Sim. O trabalho não muda com a dimensão: um consultor independente com doze estudantes tem os mesmos prazos e papelada que uma agência, só que menos. O plano gratuito do EduCRM cobre 10 estudantes, por isso experimentar não custa nada.