Cara memilih CRM untuk konsultan pendidikan: fitur yang penting, pertanyaan untuk vendor, dan daftar periksa untuk membandingkan sistem.
Apa itu CRM untuk konsultan pendidikan?
Singkatnya
Software yang menyimpan satu berkas per siswa (profil, sesi, aplikasi, dokumen, tugas, dan biaya), sehingga Anda melihat status dan langkah berikutnya setiap siswa tanpa menyusunnya ulang dari email dan spreadsheet.
Satu syarat membedakannya dari CRM lain: satu siswa, banyak aplikasi sekaligus, masing-masing dengan tahap, tenggat, dan dokumennya sendiri.
CRM umum atau khusus pendidikan?
Keduanya bisa. Kelemahannya berbeda.
| CRM umum | CRM khusus pendidikan | |
|---|---|---|
| Penyiapan | Berminggu-minggu. Objek, kolom, dan pipeline kustom. | Beberapa hari. Konsepnya sudah ada. |
| Kecocokan | Apa pun yang Anda bangun, dan apa pun yang lupa Anda bangun. | Punya cara kerja sendiri. Bagus jika cocok dengan pekerjaan Anda. |
| Ekosistem | Besar. Integrasi, konsultan, dokumentasi. | Lebih kecil. Integrasi lebih sedikit, dukungan lebih langsung. |
| Biaya berjalan | Harus ada yang merawatnya, dan Anda jadi bergantung padanya. | Vendor yang merawatnya. |
| Risiko | Orang yang mengaturnya keluar. | Vendornya lebih kecil. Cek jalur ekspornya. |
Jika ada orang internal yang senang mengatur software dan masih akan ada dua tahun lagi, CRM umum bisa jalan. Jika tidak, bebannya jatuh ke pendiri, tepat di bulan November.
Fitur yang penting
Data siswa
Kontak orang tua sebagai kolom sungguhan, bukan kotak catatan. ID unik per siswa. Catatan yang melekat pada sesi bertanggal, bukan satu kolom teks yang terus memanjang. Lihat manajemen siswa.
Manajemen aplikasi
Yang wajib ada: beberapa aplikasi terbuka per siswa, masing-masing dengan tahap, tenggat, dokumen, dan penanggung jawabnya sendiri. Minta ditunjukkan satu siswa dengan enam aplikasi di tahap berbeda. Jika yang ditunjukkan kolom status, jawabannya tidak. Lihat pelacakan aplikasi.
Tindak lanjut
Anda butuh dua daftar: semua yang terlambat, dan setiap siswa aktif tanpa langkah berikutnya yang bertanggal. Kebanyakan sistem tidak bisa membuat daftar kedua: daftar yang menemukan siswa yang mulai menghilang.
Pembayaran dan invoice
Biaya dibayar bertahap dan sering oleh orang tua. Minimal: apa yang sudah ditagih, dibayar, dan belum lunas, plus pembuatan invoice dan kuitansi. Integrasi akuntansi bisa menyusul.
Kolaborasi tim
Peran yang benar-benar membatasi akses, satu penanggung jawab per siswa, dan cukup visibilitas bersama untuk menggantikan yang absen. Lihat CRM agensi pendidikan.
Penerimaan inquiry
Apa pun yang perlu diketik ulang manual lama-lama tidak dikerjakan. Formulir online yang langsung masuk ke sistem menghapus langkah itu.
Laporan
Jujurlah soal apa yang benar-benar akan Anda tindak lanjuti. Kebanyakan konsultan butuh dua angka (konversi dari inquiry ke prospek layak, dan jumlah hari dari inquiry ke aplikasi pertama) plus tampilan langsung siswa, sesi, tindak lanjut, tenggat, dan pembayaran. Selebihnya dibeli dan tidak pernah dibuka. Yang penting adalah apakah Anda bisa mengekspor.
Perlindungan data dan keamanan
Anda menyimpan data anak di bawah umur, paspor, dan informasi keuangan. Bersikaplah ketat di sini.
Tanyakan ke setiap vendor
- Di region mana data disimpan?
- Apakah data dienkripsi saat dikirim dan saat disimpan, dan dengan apa?
- Siapa saja subprosesornya, dan apakah daftarnya dipublikasikan?
- Apakah Data Processing Agreement tersedia?
- Apakah ada log audit untuk akses dan perubahan?
- Jika Anda berhenti, apa yang terjadi pada data Anda, dalam format apa, dan seberapa cepat?
- Apakah akses berbasis peran, dan bisakah viewer benar-benar hanya-baca?
Jawaban EduCRM ada di halaman keamanan: europe-west1, TLS 1.2+, isolasi ruang kerja, izin berbasis peran, log audit, daftar subprosesor yang dipublikasikan, dan DPA atas permintaan.
Implementasi
Siapkan empat minggu meski software-nya siap dalam sejam. Pekerjaannya ada di model tahap Anda, data Anda, dan tempat inquiry masuk.
- Minggu 1. Sepakati tahap Anda, dan apa yang dihitung sebagai siswa aktif.
- Minggu 2. Bersihkan spreadsheet, lalu pindahkan siswa aktif, aplikasi terbuka, dan saldo yang belum dibayar.
- Minggu 3. Arahkan ulang saluran inquiry, tambahkan tim, jadwalkan tinjauan mingguan.
- Minggu 4. Satu minggu berjalan paralel, lalu jadikan sistem lama hanya-baca.
Detailnya di daftar periksa implementasi CRM.
Pindah dari spreadsheet
Siswa aktif dulu, lalu aplikasi terbuka, lalu saldo yang belum dibayar. Jangan pindahkan riwayat. Waktu habis di pembersihan data, dan itu jauh lebih mudah sebelum impor. Lihat pindah dari spreadsheet ke CRM.
Pertanyaan untuk vendor
Bawa daftar ini ke demo
- Tunjukkan satu siswa dengan enam aplikasi di tahap berbeda.
- Tunjukkan semua aplikasi yang sedang disiapkan dengan tenggat dalam enam minggu, dari semua konselor.
- Tunjukkan semua siswa aktif tanpa langkah berikutnya yang bertanggal.
- Bagaimana kontak orang tua bekerja, dan bisakah saya menagih orang tua untuk seorang siswa?
- Apa yang terjadi jika dua orang mengedit berkas yang sama?
- Apa yang termasuk dalam harga, dan apa yang berbayar tambahan per pengguna?
- Bagaimana cara mengeluarkan data saya, dan berapa lama?
- Berapa waktu respons dukungan Anda, dan siapa yang menjawab?
- Apa saja yang dirilis dalam enam bulan terakhir?
Tiga pertanyaan "tunjukkan" lebih berguna daripada gabungan semua yang lain. Tanyakan secara langsung.
Daftar periksa evaluasi
Beri nilai setiap kandidat
- Beberapa aplikasi per siswa, dengan tahap masing-masing. Lulus atau gagal.
- Tenggat dan sesi di satu kalender.
- Kontak orang tua dan wali sebagai kolom sungguhan.
- Dokumen melekat di tempat dipakai.
- Penerimaan inquiry tanpa ketik ulang.
- Pembayaran dan invoice tercatat per siswa.
- Akses tim berbasis peran.
- Ekspor data yang sudah Anda lihat didemonstrasikan.
- Sikap keamanan dan subprosesor yang dipublikasikan.
- Harga yang masih terjangkau saat jumlah siswa Anda tiga kali lipat.
- Seseorang di tim Anda yang mau memimpin peluncurannya.
Kesalahan umum
| Kesalahan | Biayanya |
|---|---|
| Memilih berdasarkan jumlah fitur | Anda membayar untuk fitur yang tidak pernah dinyalakan. |
| Melewatkan pembersihan data | Migrasi terbengkalai setelah tiga minggu, menyisakan dua sistem setengah jadi. |
| Dua belas tahap pipeline | Papan yang tidak pernah diperbarui, lebih buruk daripada tanpa papan. |
| Tidak mengarahkan ulang formulir inquiry | Data baru terus masuk ke sistem lama. Tidak ada yang lengkap. |
| Tidak mengecek ekspor sebelum tanda tangan | Vendor yang tidak bisa Anda tinggalkan. |
Uji EduCRM dengan panduan ini
Software yang sesungguhnya. Gratis untuk 10 siswa, tanpa kartu.
Baca selanjutnya
CRM vs Spreadsheet
Kapan spreadsheet cukup, kapan mulai merugikan Anda, dan apa yang berubah jika Anda pindah.
Selengkapnya
Pelacakan Aplikasi
Setiap aplikasi dengan tahap, tenggat, dokumen, dan penanggung jawabnya, dalam satu papan.
Selengkapnya
Agensi Pendidikan
Satu database siswa bersama, satu daftar siswa per konselor, dan seluruh pipeline agensi dalam satu tampilan.
Selengkapnya
Manajemen Siswa
Satu berkas per siswa: kontak, sesi, aplikasi, dokumen, pembayaran, dan catatan.
SelengkapnyaPertanyaan umum
Apa saja yang harus ada di CRM konsultan pendidikan?
Satu berkas per siswa dengan kontak orang tua. Beberapa aplikasi per siswa dengan tahap masing-masing. Tenggat dan sesi di satu kalender. Dokumen di tempat dipakai. Tindak lanjut dengan tanggal dan penanggung jawab. Pelacakan pembayaran dan invoice. Akses berbasis peran. Ekspor yang sudah Anda lihat berfungsi.
Berapa biaya CRM untuk konsultan pendidikan?
Dari gratis hingga beberapa ratus euro per bulan, tergantung ukuran tim. EduCRM gratis hingga 10 siswa dan €49,99 per bulan untuk siswa tanpa batas, dengan anggota tambahan €49,99. Nilailah dengan ukuran tiga kali lipat dari sekarang.
Bisakah konsultan pendidikan memakai CRM umum seperti HubSpot atau Salesforce?
Bisa, dengan konfigurasi. CRM umum memodelkan satu deal per kontak, jadi aplikasi menjadi objek kustom dan kontak orang tua menjadi relasi kustom. Itu jalan jika ada yang mengurusnya jangka panjang. Risikonya, orang itu keluar.
Berapa lama implementasinya?
Rencanakan empat minggu. Software-nya bisa dipakai dalam sejam. Waktunya habis di model tahap Anda, data Anda, dan tempat inquiry masuk.
Apa syarat yang paling penting?
Beberapa aplikasi terbuka per siswa, masing-masing dengan tahap, tenggat, dan dokumennya sendiri. Satu kolom status per siswa akan keliru dalam dua minggu.