Singkatnya
Pindahkan siswa aktif dulu, lalu aplikasi mereka yang masih terbuka, lalu pembayaran yang belum lunas. Jangan pindahkan riwayat. Dengan kurang dari seratus siswa aktif, Anda bisa bekerja penuh di sistem baru dalam sehari, karena satu-satunya data yang harus sempurna di hari pertama adalah data yang terkait tenggat mendatang.
Naluri kita ingin memindahkan semuanya, dan itu mengubah pekerjaan sehari menjadi proyek tiga bulan yang terbengkalai. Siswa yang sudah selesai dua tahun lalu tidak perlu masuk CRM agar datanya tetap tersimpan.
Langkah 1. Tentukan apa yang disebut aktif
Tulis aturannya dulu: aktif berarti ada sesi, aplikasi terbuka, atau invoice belum dibayar dalam dua belas bulan ke depan. Sisanya arsip. Biasanya itu memangkas data yang dimigrasi hingga separuh.
Langkah 2. Bersihkan sheet-nya, bukan CRM-nya
Memperbaiki data jauh lebih mudah di spreadsheet daripada setelah impor. Sebelum mengekspor apa pun:
Pembersihan sebelum migrasi
- Satu baris per siswa. Gabungkan duplikat yang muncul saat seseorang ditambahkan dua kali dengan ejaan berbeda.
- Pisahkan kolom gabungan. "Maria K. (ibu Elena 69…)" itu tiga kolom, bukan satu.
- Pakai satu format tanggal. Format campuran adalah penyebab impor gagal yang paling umum.
- Seragamkan nama negara dan universitas. "UK", "U.K.", dan "United Kingdom" adalah satu nilai, bukan tiga.
- Hapus kolom yang tidak diisi siapa pun selama setahun.
Langkah 3. Pindahkan siswa, lalu aplikasi, lalu uang
- Langkah 01
Siswa
Kontak, kontak orang tua, sekolah, dan negara tujuan. Sisanya bisa menunggu sampai Anda bicara dengan mereka lagi.
- Langkah 02
Aplikasi terbuka
Hanya yang belum selesai, dengan universitas, tahap, dan tenggat. Bagian ini harus benar, karena kalender bergantung padanya.
- Langkah 03
Pembayaran yang belum lunas
Masukkan yang masih terutang, bukan yang sudah lunas. Riwayat pembayaran ada di pembukuan Anda dan tidak perlu diketik ulang.
- Langkah 04
Sesi mulai sekarang
Catat sesi baru sejak hari pertama, dan jangan isi mundur. Dalam beberapa minggu, berkasnya sudah cukup lengkap.
Langkah 4. Tutup pintu masuk lama
Migrasi gagal jika data baru terus masuk ke tempat lama. Jika inquiry datang lewat Google Form atau bio Instagram Anda, arahkan ulang di minggu yang sama. Itulah gunanya formulir pendaftaran.
Berapa lama sebenarnya
Impornya hitungan menit. Waktu habis di pembersihan: setengah hari untuk lima puluh siswa, sehari penuh untuk dua ratus. Yang butuh berminggu-minggu adalah kebiasaan: tim harus berhenti membuka sheet. Tanggal setelahnya spreadsheet menjadi hanya-baca lebih ampuh daripada pelatihan apa pun.
Peluncuran lengkapnya ada di daftar periksa implementasi CRM. Perlu pindah atau tidak, termasuk alasan untuk bertahan, ada di CRM vs spreadsheet.
Mulai dengan sepuluh siswa
Paket gratis mencakup 10 siswa, cukup untuk latihan migrasi sungguhan dulu.
Baca selanjutnya
Pertanyaan umum
Perlukah kami memindahkan siswa yang sudah ditempatkan?
Hanya jika Anda akan bekerja dengan mereka lagi atau butuh berkasnya untuk rekomendasi. Jika tidak, simpan spreadsheet arsipnya. Kasus yang sudah selesai menambah kebisingan di setiap daftar dan pencarian.
Bisakah data diekspor lagi nanti?
Seharusnya bisa, dan pastikan itu sebelum Anda berkomitmen ke vendor mana pun. EduCRM menyertakan ekspor data di Premium.