Cara memilih CRM untuk perundingan pendidikan: ciri yang penting, soalan untuk vendor, dan senarai semak untuk membandingkan sistem.
Apakah CRM perundingan pendidikan?
Ringkasnya
Perisian yang menyimpan satu rekod bagi setiap pelajar (profil, sesi, permohonan, dokumen, tugasan dan yuran) supaya anda nampak status dan tindakan seterusnya bagi mana-mana pelajar tanpa menyusunnya semula daripada e-mel dan spreadsheet.
Satu keperluan membezakannya daripada CRM lain: seorang pelajar, banyak permohonan serentak, masing-masing dengan peringkat, tarikh akhir dan dokumennya sendiri.
CRM umum atau khusus pendidikan?
Kedua-duanya berfungsi. Ia gagal dengan cara berbeza.
| CRM umum | CRM khusus pendidikan | |
|---|---|---|
| Persediaan | Berminggu-minggu. Objek, medan dan saluran tersuai. | Beberapa hari. Konsepnya sudah sedia ada. |
| Kesesuaian | Apa sahaja yang anda bina, dan apa sahaja yang anda terlupa bina. | Berpendirian tetap. Baik jika pendiriannya sepadan dengan kerja anda. |
| Ekosistem | Besar. Integrasi, perunding, dokumentasi. | Lebih kecil. Kurang integrasi, sokongan lebih langsung. |
| Kos berterusan | Seseorang perlu menyelenggaranya, dan anda bergantung kepadanya. | Vendor yang menyelenggaranya. |
| Risiko | Orang yang mengkonfigurasikannya berhenti. | Vendornya lebih kecil. Semak cara eksport. |
Jika ada orang dalaman yang suka mengkonfigurasi perisian dan masih akan ada dua tahun lagi, CRM umum boleh digunakan. Jika tidak, bebannya jatuh pada pengasas, pada bulan November.
Ciri yang penting
Data pelajar
Kenalan ibu bapa sebagai medan sebenar, bukan kotak nota. ID unik bagi setiap pelajar. Nota dilampirkan pada sesi bertarikh, bukan satu medan teks yang terus memanjang. Lihat pengurusan pelajar.
Pengurusan permohonan
Yang wajib: beberapa permohonan terbuka bagi setiap pelajar, masing-masing dengan peringkat, tarikh akhir, dokumen dan pemiliknya sendiri. Minta ditunjukkan seorang pelajar dengan enam permohonan pada peringkat berbeza. Jika mereka tunjukkan medan status, jawapannya tidak. Lihat penjejakan permohonan.
Susulan
Anda perlukan dua senarai: semua yang tertunggak, dan setiap pelajar aktif tanpa tindakan seterusnya yang bertarikh. Kebanyakan sistem tidak dapat menghasilkan yang kedua: senarai yang menemui pelajar yang mula senyap.
Bayaran dan invois
Yuran dibayar berperingkat dan selalunya oleh ibu bapa. Sekurang-kurangnya: apa yang diinvois, dibayar dan tertunggak, serta penjanaan invois dan resit. Integrasi perakaunan boleh tunggu.
Kerjasama pasukan
Peranan yang benar-benar menyekat akses, seorang pemilik bernama bagi setiap pelajar, dan keterlihatan bersama yang cukup untuk menampung ketiadaan seseorang. Lihat CRM agensi pendidikan.
Menerima pertanyaan
Apa sahaja yang perlu ditaip semula secara manual akhirnya tidak dibuat. Borang dihoskan yang menulis terus ke dalam sistem menghapuskan langkah itu.
Laporan
Jujurlah tentang apa yang anda akan bertindak ke atasnya. Kebanyakan perundingan perlukan dua angka (penukaran pertanyaan kepada layak, dan bilangan hari dari pertanyaan hingga permohonan pertama) serta paparan langsung pelajar, sesi, susulan, tarikh akhir dan bayaran. Lebih daripada itu dibeli tetapi tidak pernah dibuka. Yang penting ialah sama ada anda boleh mengeksport.
Perlindungan data dan keselamatan
Anda menyimpan data kanak-kanak bawah umur, pasport dan maklumat kewangan. Bersikap tegas di sini.
Tanya setiap vendor
- Di rantau mana data disimpan?
- Adakah data disulitkan semasa dihantar dan semasa disimpan, dan dengan apa?
- Siapa subpemprosesnya, dan adakah senarai itu diterbitkan?
- Adakah Perjanjian Pemprosesan Data disediakan?
- Adakah terdapat log audit bagi akses dan perubahan?
- Jika anda berhenti, apa berlaku kepada data anda, dalam format apa, dan berapa cepat?
- Adakah akses berasaskan peranan, dan bolehkah pemerhati benar-benar baca sahaja?
Jawapan EduCRM ada di halaman keselamatan: europe-west1, TLS 1.2+, pengasingan ruang kerja, kebenaran berasaskan peranan, log audit, senarai subpemproses yang diterbitkan dan DPA atas permintaan.
Pelaksanaan
Peruntukkan empat minggu walaupun perisian sedia dalam sejam. Kerjanya ialah model peringkat anda, data anda dan tempat pertanyaan masuk.
- Minggu 1. Persetujui peringkat anda, dan apa yang dikira sebagai pelajar aktif.
- Minggu 2. Bersihkan spreadsheet, kemudian pindahkan pelajar aktif, permohonan terbuka dan baki belum dibayar.
- Minggu 3. Halakan semula saluran pertanyaan, tambah pasukan, tetapkan semakan mingguan.
- Minggu 4. Seminggu berjalan selari, kemudian jadikan sistem lama baca sahaja.
Butiran dalam senarai semak pelaksanaan CRM.
Berpindah daripada spreadsheet
Pelajar aktif, kemudian permohonan terbuka, kemudian baki belum dibayar. Jangan pindahkan sejarah. Pembersihan data yang mengambil masa, dan ia jauh lebih mudah sebelum import. Lihat beralih daripada spreadsheet ke CRM.
Soalan untuk vendor
Bawa senarai ini ke demo
- Tunjukkan seorang pelajar dengan enam permohonan pada peringkat berbeza.
- Tunjukkan setiap permohonan dalam persediaan dengan tarikh akhir dalam enam minggu, merentas semua kaunselor.
- Tunjukkan setiap pelajar aktif tanpa tindakan seterusnya yang bertarikh.
- Bagaimana kenalan ibu bapa berfungsi, dan bolehkah saya invois ibu bapa bagi pihak pelajar?
- Apa berlaku apabila dua orang mengedit rekod yang sama?
- Apa yang termasuk dalam harga, dan apa yang dicaj tambahan bagi setiap pengguna?
- Bagaimana saya keluarkan data saya, dan berapa lama masa diambil?
- Berapa pantas sokongan anda membalas, dan siapa yang menjawab?
- Apa yang telah dilancarkan dalam enam bulan lepas?
Tiga soalan "tunjukkan" itu lebih berguna daripada semua yang lain digabungkan. Tanya secara langsung.
Senarai semak penilaian
Beri markah setiap calon
- Beberapa permohonan bagi setiap pelajar, dengan peringkat berasingan. Lulus atau gagal.
- Tarikh akhir dan sesi pada satu kalendar.
- Kenalan ibu bapa dan penjaga sebagai medan sebenar.
- Dokumen dilampirkan di tempat ia digunakan.
- Menerima pertanyaan tanpa menaip semula.
- Bayaran dan invois dikaitkan dengan pelajar.
- Akses pasukan berasaskan peranan.
- Eksport data yang anda sudah lihat didemonstrasikan.
- Amalan keselamatan dan subpemproses yang diterbitkan.
- Harga yang mampu dibayar pada tiga kali ganda bilangan pelajar anda.
- Seseorang dalam pasukan anda yang sanggup menerajui pelancaran.
Kesilapan biasa
| Kesilapan | Kosnya |
|---|---|
| Memilih berdasarkan bilangan ciri | Anda membayar untuk apa yang tidak pernah dihidupkan. |
| Melangkau pembersihan data | Migrasi terbengkalai selepas tiga minggu, meninggalkan dua sistem separuh jalan. |
| Dua belas peringkat saluran | Papan yang tiada siapa kemas kini, lebih teruk daripada tiada papan. |
| Tidak menghalakan semula borang pertanyaan | Data baharu terus masuk ke sistem lama. Kedua-duanya tidak lengkap. |
| Tidak menyemak eksport sebelum menandatangani | Vendor yang anda tidak boleh tinggalkan. |
Uji EduCRM berdasarkan panduan ini
Perisian sebenar. Percuma untuk 10 pelajar, tanpa kad.
Teruskan membaca
CRM vs Spreadsheet
Bila spreadsheet sudah memadai, di mana ia mula merugikan anda dan apa yang berubah jika anda beralih.
Baca lagi
Penjejakan Permohonan
Setiap permohonan dengan peringkat, tarikh akhir, dokumen dan pemilik, dalam satu papan.
Baca lagi
Agensi Pendidikan
Satu pangkalan data pelajar bersama, senarai kes setiap kaunselor dan saluran seluruh agensi dalam satu paparan.
Baca lagi
Pengurusan Pelajar
Satu rekod setiap pelajar: hubungan, sesi, permohonan, dokumen, bayaran dan nota.
Baca lagiSoalan lazim
Apa yang patut ada dalam CRM perundingan pendidikan?
Satu rekod bagi setiap pelajar dengan kenalan ibu bapa. Beberapa permohonan dengan peringkat berasingan. Tarikh akhir dan sesi pada satu kalendar. Dokumen di tempat ia digunakan. Susulan dengan tarikh dan pemilik. Penjejakan bayaran dan invois. Akses berasaskan peranan. Eksport yang anda sudah lihat berfungsi.
Berapa kos CRM untuk perundingan pendidikan?
Antara percuma hingga beberapa ratus euro sebulan, bergantung pada saiz pasukan. EduCRM percuma hingga 10 pelajar dan €49.99 sebulan untuk pelajar tanpa had, dengan ahli tambahan pada €49.99. Nilaikan pada tiga kali ganda saiz semasa anda.
Bolehkah perunding pendidikan menggunakan CRM umum seperti HubSpot atau Salesforce?
Ya, dengan konfigurasi. CRM umum memodelkan satu urus niaga bagi setiap kenalan, jadi permohonan menjadi objek tersuai dan kenalan ibu bapa menjadi hubungan tersuai. Ia berfungsi jika ada orang yang menjaganya jangka panjang. Risikonya, orang itu berhenti.
Berapa lama pelaksanaan mengambil masa?
Rancang empat minggu. Perisian boleh digunakan dalam sejam. Masanya diambil oleh model peringkat anda, data anda dan tempat pertanyaan masuk.
Apakah keperluan yang paling penting?
Beberapa permohonan terbuka bagi setiap pelajar, masing-masing dengan peringkat, tarikh akhir dan dokumennya sendiri. Satu medan status bagi setiap pelajar akan salah dalam masa dua minggu.